Afacerea ta a crescut, iar tematica urmaririi si repartizarii costurilor directe si indirecte a devenit greu de controlat in lipsa unor instrumente de lucru adecvate?
Modulul centre de cost din ERP Transart ofera suportul informational pentru sedintele lunare si trimestriale de analiza a profitabilitatii, la nivel de: divizii, filiale, departamente, proiecte etc
Ca manager executiv al unei afaceri, te ajuta sa poti vizualiza o perspectiva asupra balantei contabile lunare sau trimestriale a companiei, personalizata dupa propriile tale nevoi. Mai exact, esti interesat sa poti vedea datele referitoare la costuri si venituri, regrupate si defalcate de o maniera care sa te ajute sa raspunzi rapid la intrebari precum:
• Care sunt toate costurile mele? Unde se produc? si Cum sunt repartizate pe centrele mele de interes?
• Care dintre entitatile de business relevante din perspectiva mea (divizii, departamente, puncte de lucru – filiale, magazine,depozite, proiecte/investitii majore, etc) sunt profitabile si care sunt pe minus la sfarsit de luna?
• Care au fost principalele costuri in perioada anterioara – luna/trimestru/semestru/an? In ce zona merita sa actionez pentru a reduce din costuri? Ce decizii iau in urma acestei analize?
• Ce costuri fixe vs. variabile prognozez pentru perioada urmatoare?
• Ce venituri trebuie sa asigur pentru supravietuire, respectiv pentru sustinerea investitiilor companiei ?
Adica intrebarile esentiale la care daca stiu sa raspund in cunostinta de cauza, asigur stabilitatea afacerii si ma pot focaliza pe parghiile de crestere.
BI – Cheltuieli, Venitur, Profiti
Modelarea costurilor este realizata in ERP Transart urmarind tranzactiile financiar-contabile din trei perspective: Timp, Tip de cost si Loc (vezi Figura 1). Daca primele douaatribute sunt suficient de intuitive si uzuale, modelul ales pentru localizarea costurilor intr-o organizatie poate fi vazut ca o structura ierarhica de tip produs cartezian al mai multor dimensiuni. Nodurile acestei structuri „de localizare” vor identifica centrele de cost. Altfel spus, un centru de cost raspunde la intrebari ca: Unde apare costul? sau Cine l-a generat? De exemplu, dimensiunea filiala poate genera centrele de cost: Sediu Bucuresti, Filiala Cluj, Filiala Timisoara, Filiala Iasi.
Centrele de cost care produc si venituri le vom numi centre de analiza sau centre de profit si merita o atentie distincta.
Figura 1. Perspective manageriale asupra unui centru de cost
Puterea Centrelor de Cost din ERP Transart este data de stransa integrare cu celelalte module. De exemplu, definind reguli de alocare in baza valorilor unor atribute din modulul gestiune,multe dintre inregistrarile contabile asociate unor documente interne vor avea centrul de cost identificabil automat in baza unei astfel de reguli (pentru exemplificare vezi Figura 2). Pe de alta parte, noi tipuri de cost pot fi definite ca fiind reuniunea mai multor conturi de cheltuieli cu caracteristici si utilizare asemanatoare, modulul facilitand definirea si gruparea acestora. De exemplu, in grupa „Cheltuieli cu Personalul” se pot defini urmatoarele Tipuri de cost:
•„Salarii” pt contul (641),
•„Tichete masa” pt contul (642),
•„Contributii unitate” pt conturile (6451, 6452, 6453,6455, 6456, 6457).
Figura 2 – Maparea dimensiunilor Centrelor de Cost in baza atributelor din gestiune
O regula de alocare ne ajuta in procesul de redistribuire a sumelor dinspre centrele de cost sursa catre centrele de cost destinatie, respectand un set de principii. De exemplu, un principiu spune ca tipul de cost si perioada nu se schimba in urma aplicarii regulilor de alocare; iar sumele se conserva (raman) in cadrul tipului de cost si in cadrul aceleiasi perioade.
Scopul alocarii sumelor intre centrele de cost este ca sumele ce reprezinta totalitatea cheltuielilor efectuate sa fie „re-distribuite” si ulterior analizate pe centrele de analiza, chiar daca ele „se culeg in locul unde se produc”.
O alta caracteristica care merita mentionata aici este posibilitatea de a defini o regula de alocare utilizand chei de repartizare bazate pe ponderi. Valorile sunt completate lunar si sunt utilizate la ponderarea costurilor impartite intre mai multe centre de cost, prin alocare. De exemplu, astfel de situatii apar la repartizarea unor costuri indirecte intre divizii/departamente, costuri de genul: factura de curent, gaz, internet, telefonie etc.
Acum, odata ce ati luat contact cu viziunea de ansamblu din spatele modulului Centre de Cost – Transartprecum si cu elemente cheie care permit automatizarea procesului de redistribuire a costurilor, fie ele directe sau indirecte, va invitam sa ne contactati pentru a beneficia de o prezentare personalizata.
Nu inainte insa de a mai puncta ideile de final:
•Costurile sunt inregistrate la nivelul centrelor de cost si apoi redistribuite catre centrele de analiza.
•Pastrarea la inceput a unui numar redus de centre de cost poate facilita asimilarea rapida si intelegerea modului de lucru cu acest instrument.
•Ulterior, dupa ce oamenii s-au obisnuit cu procesul si structura de costuri, vad cum arata rapoartele si inteleg exact volumul de munca suplimentara care apare la inregistrarea facturilor si a celorlalte documente interne ce reprezinta costuri, structura centrelor de cost poate fi extinsa si adaptata in functie de nevoile reale identificate.
•Vechiul principiu „pastreaza lucrurile cat se poate de simple si de clare” va avea un impact semnificativ daca este respectat in implementarea acestui puternic instrument!
