Horia Negulescu este Managing Partner Matricia Solutions, o companie care promovează şi implementează soluţii de Document Management pentru clienţi din cele mai diverse sectoare de activitate de pe piaţa românească. Aşa cum declară domnia sa, dincolo de IT, o soluţie de Document Management are impact direct în business, întrucât ea se poate dovedi o cale de reuşită într-un mediu economic tot mai accelerat şi tot mai supus capriciilor vremurilor.

Club IT&C: Soluţiile de Document Management nu reprezintă o noutate. Ce s-a schimbat pe piaţă astfel încât să crească nevoia de astfel de soluţii?
Horia Negulescu: Soluţiile de Document Management sunt, într-adevăr, prezente pe piaţă de mulţi ani, şi nu doar în zona financiar-bancară. Ce s-a schimbat a fost criza economică. Înainte de aceasta, foarte multe societăţi din domeniul financiar-bancar erau pe creşteri şi aveau rezultate financiare foarte bune. Ele nu şi-au pus problema optimizării proceselor din interiorul organizaţiilor. De patru ani încoace, suntem martorii scăderii continue a marjelor de profit din industrie.
Dacă în urmă cu câţiva ani se obţinea un credit în lei cu douăzeci şi ceva la sută dobândă, acum el se obţine cu cinci-şase la sută şi diferenţialele de dobândă au ajuns la două-trei procente, în condiţiile în care piaţa nu a crescut. După revoluţia creditului de consum cu buletinul, foarte mulţi s-au trezit cu credite neperformante în stoc şi asta a dus la scăderea creditării.
Ceea ce se întâmplă în momentul acesta, când mai creşte puţin sentimentul de optimism, este că au reînceput să apară doritorii de credite. Pe de altă parte, oferta de servicii financiare de pe piaţă este mult mai mare decât cererea. În atari condiţii, bătălia pe clienţi devine din ce în ce mai acerbă, cu margini financiare mai mici decât în anii 2008-2009.

Club IT&C: Iar o soluţie de Document Management duce la optimizarea afacerii furnizorilor de servicii financiar-bancare…
Horia Negulescu: Corect. Însă ceea ce s-a întâmplat aici este faptul că potenţialii clienţi din industria financiar-bancară vor soluţii mai uşor de implementat, mai ieftine şi care să se implementeze într-un timp cât mai scurt. Proiectele trebuie acum să livreze beneficii în trei, patru, maxim şase luni. Asta duce la schimbări şi pentru ofertanţii de soluţii IT pentru astfel de clienţi. Aici sunt două chestiuni importante care ajută potenţialii clienţi.
O soluţie Document Management ajută tot sistemul de back office al organizaţiei financiar-bancare să fluidizeze informaţia, pentru că o astfel de organizaţie lucrează cu foarte multe documente. Prin implementarea unei soluţii Document Management, astfel de procese pot fi scurtate ca timp şi eficientizate în termeni de număr de oameni care operează cu aceste documente. În acelaşi timp, o soluţie de Document Management ajută la optimizarea relaţiei cu clientul final.
Există două motive la baza unei astfel de afirmaţii. Pe de o parte, organizaţia oferă un serviciu mai rapid şi mai eficient, datorită scurtării proceselor interne. Pe de altă parte, organizaţia poate oferi clientului final transparenţă pe flux pentru ca acesta să vadă permanent care este stadiul procesării cererii lui, indiferent că e vorba de o cerere de credit, de una de leasing etc.

Club IT&C: Nu induce o asemenea transparenţă un element suplimentar de risc pentru organizaţie, din punct de vedere al securităţii?
Horia Negulescu: Nu întotdeauna. Pentru problemele de securitate există întotdeauna soluţii. În plus, OnBase -soluţia de Document Management livrată de Matricia – dispune de unele din cele mai avansate certificări de securitate la nivel mondial. Aici mai este un lucru important de spus. La ora actuală, societăţile financiar-bancare au mare nevoie să se diferenţieze. Se mai poate vorbi de diferenţiere prin dobândă? Nu prea. Atunci diferenţierea rezultă din modul de livrare a serviciilor financiar-bancare către clienţii finali. Dacă o astfel de organizaţie dispune în interior de o modalitate optimă de derulare a proceselor si implicit a fluxurilor de documente, atunci diferenţele apar în mod evident.

“O soluție de Document Management ajută la optimizarea relației cu clientul final” – Horia Negulescu, Managing Partner Matricia Solutions

Club IT&C: Ajută din acest punct de vedere legislaţia curentă?
Horia Negulescu: Din păcate, legislaţia încă nu permite multe lucruri. În multe puncte ale fluxului de lucru mai este nevoie de semnături olografe. Pe de altă parte, există nişte scurtcircuite posibile.
Un astfel de scurtcircuit posibil, este, de exemplu, lucrul prin intermediul Internetului. În ultimii ani, s-au făcut câţiva paşi importanţi în acest domeniu.
S-a eliminat, de pildă, marea piatră de moară numită factură clasică. Pe urmă s-a micşorat numărul proceselor unde e nevoie de semnătură, mai ales în cadrul sistemelor interne de lucru ale furnizorilor de servicii financiare-bancare.

Club IT&C: Ce se va întâmpla în clipa în care o organizaţie financiar-bancară va deveni complet automatizată?
Horia Negulescu: A, nu cred că vom vedea aşa ceva prea curând. Într-o astfel de instituţie există foarte multe procese care nu se pot automatiza. Sistemul de Document Management este unul de suport şi nu unul de decizie. Pe de altă parte, există şi în România bănci care profilează clienţii existenţi sau potenţiali prin sisteme automate de colectare a datelor în scopul optimizării riscului asociat clientului.

Club IT&C: Cum procedaţi cu un client de Document Management pe care îl aveţi deja în portofoliu şi care vă cere şi o soluţie de profilare a clienţilor finali?
Horia Negulescu: N-am avut o astfel de situaţie încă. Eu cred că în România suntem încă într-o fază foarte primară.
Circa nouăzeci la sută din firmele de leasing nu dispun de un sistem de gestionare a documentelor şi un flux de aprobare a documentelor. În plus, marea majoritate a societăţilor de asigurări are doar frânturi din sisteme de Document Management, iar cele mai multe bănci au mari lacune. Acestea din urmă pot avea anumite fluxuri de Document Management care interacţionează cu sistemul lor de core banking de tranzacţionare, dar există multe procese în astfel de bănci care nu beneficiază de pe urma niciunui fel de automatizare.

Club IT&C: Cum vă convingeţi potenţialii clienţi să achiziţioneze o soluţie de Document Management de la Matricia Solutions?
Horia Negulescu: Păi avem deja câteva proiecte in cateva societati din domeniul financiar-bancar şi înţelegem bine nevoia
din diverse departamente ale acestor organizaţii. Înţelegem, de pildă, foarte bine cum se derulează procesul de daune, care este unul din cele mai complexe din cadrul unor astfel de instituţii. Iar asta ne ajută foarte mult la înţelegerea întregului proces de business al unei societăţi de asigurări, ceea ce constituie un avantaj enorm pentru o firmă de IT precum Matricia Solutions.

Club IT&C: Câţi ani v-au fost necesari pentru dobândirea unei asemenea experienţe?
Horia Negulescu: O, n-a fost deloc simplu. De vreo trei ani tot săpăm în domeniile astea. Am învăţat businessul alături de clienţi, ca o ucenicie la locul muncii. Însă acum se văd roadele, pentru că înţelegem foarte bine procesele care se derulează în astfel de organizaţii.

Club IT&C: Aşadar acesta este unul din avantajele competitive cheie ale firmei dumneavoastră pe piaţa soluţiilor de Document Management din România…
Horia Negulescu: Matricia Solutions dispune, din punctul meu de vedere, de două avantaje competitive majore. În primul rând, există soluția de Document Management care ne susţine în proiecte complexe, care se pot implementa rapid și cu un cost competitiv – deoarece nu implică scriere de cod. Putem să lucrăm cu acest produs aproape integral din configurare, iar asta are ca efect final reducerea semnificativă a timpului şi riscului de implementare, adică exact satisfacerea uneia din cele mai importante
cerințe ale clienţilor din acest moment.
Sincer, cred că soluția de Document Management pe care noi o propunem este cel mai bine adaptată pieţei românești, printr-un raport corect preţ-calitate, complexitate funcțională şi timp şi risc de implementare scăzute.
Al doilea avantaj major este dat de faptul că noi, echipa de implementare de la Matricia, am dobândit expertiză în anumite procese, pe
care o putem folosi în scop de optimizare a unor procese documentare la clienții cu care lucrăm. Cu alte cuvinte, oamenii noştri pot fi folosiţi la un moment dat, de către clienţi, chiar ca adviseri în legătură cu procesele lor.

Club IT&C: Care este, mai exact, soluţia de Document Management pe care o propuneţi pieţei?
Horia Negulescu: Noi vindem soluţii, e adevărat, dar aceste soluţii se bazează pe un produs. Platforma se numeşte OnBaseşi este un produs pe care Matricia Solutions l-a adus în România cu cinci ani de zile în urmă. Au fost cinci ani de criză economică, în timpul cărora nu prea a existat dorinţa de a investi în Document Management, iar asta s-a întâmplat din cauză că noi ne-am adresat aproape exclusiv firmelor private, iar în vremuri de încercare aceste firme private nu prea au manifestat apetit de investiţii.
OnBase este un produs american vechi de peste douăzeci de ani. Producătorul, firma Hyland Software, este o companie foarte serioasă, care creşte în fiecare an cu rate de 15-20 la sută şi care investește foarte mult în cercetarea-dezvoltarea produsului. Conceptul produsului este diferit faţă de altele. Firma producătoare a plecat la drum cu ideea de a nu scoate o platformă pe care să se facă dezvoltare de software, ci un produs pe care să se facă implementare şi configurare de software. La ce ajută asta? Păi să luăm exemplul unui flux de creditare. Acesta arată într-un fel astăzi şi complet altfel mâine, din diverse motive. Ca să se
realizeze schimbarea cu alte produse de pe piaţă, este nevoie de programare, testare şi verificare. La noi lucrurile sunt mult mai simple. Se face doar analiza situaţiei schimbate, după care se realizează reconfigurarea produsului, ceea ce înseamnă economii majore de timp şi risc de implementare. Pe de altă parte, OnBase acoperă absolut toate zonele din organizaţiile financiar-bancare, ceea ce înseamnă un alt avantaj competitiv. În fine, un ultim element de diferenţiere este dat de conceptul de usability. OnBase se poate folosi de oriunde e nevoie, indiferent de echipamentul folosit, adică de PC, tabletă sau smartphone.

Club IT&C: Care sunt verticalele pe care Matricia Solutions le abordează cu produsul OnBase în România, în afară de sectorul financiar-bancar?
Horia Negulescu: Nu am abordat încă zona serviciilor de sănătate, deşi în Statele Unite produsul OnBase deţine aproximativ
60% din piaţa de Healthcare de acolo. Nu am abordat acest sector deoarece nu este suficient de dinamic încă în România. În schimb, am implementat acest produs în sectorul tradingului de cereale, unde fluxurile de documente sunt enorme.
Pe lângă acestea, în România am mai abordat industria farmaceutică şi zona de manufacturing, în sectorul de control al calităţii. Noi ne-am dus cu acest produs şi orizontal, deoarece OnBase este şi un produs care deserveşte procesele companiilor, independent de sectorul de activitate. Putem lua, ca exemplu, managementul contractelor, unde cerințele sunt foarte similare în oricare industrie.

Club IT&C: Având în vedere această universalitate a produsului, cum acţionaţi pentru atragerea firmelor de dimensiuni mai mici, cu posibilităţi financiare mai reduse de susţinere a unei implementări majore?
Horia Negulescu: Avem şi proiecte de dimensiuni mai mici. Evident că, pentru ca o astfel de soluţie să te ajute efectiv, este nevoie de un flux de lucru cu documente suficient de complex.
Important de înţeles aici este faptul că produsul oferit de noi asigură, pe lângă optimizare de procese, şi protecţie faţă de evenimente de tip basic security, cum ar fi furtul de informaţii din companii de către angajaţi! Iar asta îl face efectiv un produs utilizabil de către organizaţii de cele mai diferite dimensiuni.

Club IT&C: Veţi intra şi în partea de externalizare, în sensul în care să oferiţi astfel de servicii clienţilor?
Horia Negulescu: Nu. Însă avem parteneri care se ocupă cu aşa ceva şi care sunt furnizori de servicii de externalizare pe parte de management al documentelor pentru clienţii care nu vor să-şi instaleze produsul la ei în casă.

Club IT&C: Cât de pretabilă este o astfel de soluţie de Document Management la concepte de servicii precum SaaS şi cloud computing?
Horia Negulescu: Există şi la noi o soluţie de tip SaaS. Anul acesta am vândut pentru prima dată un astfel de serviciu la o companie din industria farmaceutică şi pot spune că a fost un succes. Compania producătoare OnBase deţine o licenţă SaaS şi oferă şi cloud computing. Există chiar două centre mari de date în Europa prin care se oferă servicii de tip cloud clienţilor doritori de aşa ceva. Din punctul meu de vedere, această zonă este încă la început şi vom vedea cum evoluează lucrurile, deşi noi promovăm intens
OnBase şi în România ca serviciu. Va exista un punct de inflexiune de la care situaţia se va schimba dramatic, dar încă nu am ajuns acolo.