Avand in vedere ca este vorba de a oferi servicii unei comunitati mari de oameni, principala nevoie specifica a unui sistem ERP in cazul firmelor de salubritate consta in automatizarea fluxului de contractare si facturare. Aceasta este ulterior dublata de controlul nemijlocit al costurilor de orice natura pe care le implica activitatea de salubritate.
Astfel putem defini cateva rezultate concrete pe care ASiS ERP le aduce firmelor din domeniu:
Reducerea timpului de facturare la client si existenta unei evidente exacte a contractelor de servicii de salubritate care permite stabilirea unei relatii solide si de durata cu clientii
Grad sporit de flexibilitate privind relatia cu clientii in ceea ce priveste modalitatile de incasare a diverselor facturi
Eliminarea birocratiei, erorilor si a ineficientei
Reducerea costurilor cu personalul auxiliar
Urmarirea si inregistrarea de provizioane
Controlul costurilor operationale si investitionale si raportarea permanenta la veniturile curente si previzionate
Solutia ASiS ERP destinata firmelor din domeniul serviciilor de salubritate poate cuprinde urmatoarele aplicatii: Contabilitate si Gestiune, Personal si Salarizare, Mijloace Fixe, Urmarire Abonati, PostCalcul, Tablou de Bord – rapoarte.
In ASiS, definirea unui flux de lucru pentru firmele de salubritate se bazeaza pe urmatoarele:
In macheta Abonați se înregistrează toți abonații și contractele aferente lor. Aceștia sunt grupați pe locuri de muncă, centre și zone. Zonele se pot atașa unui casier sau operator de teren și astfel se pot urmări datele ordonat și grupat pe casieri.
Fiecare abonat poate avea mai multe contracte de tipul: contract permanent sau comandă. Contractele permanente se pot factura automat lunar sau trimestrial iar cele de tip comandă se pot factura ocazional. Fiecare contract are atașate serviciile ce se prestează și categoria de preț aferentă. In catalogul de servicii se pot defini mai multe prețuri în funcție de perioadă sau categorie de preț.
Se pot emite facturi ocazionale sau facturarea poate avea loc automat în baza contractelor, printr-o procedură automată de facturare. Procedura automată de facturare este rapidă și eficientă: generează în jur de 10.000 de facturi pe minut în funcție de date și resurse. Numerotarea facturilor se face automat de către aplicație pe baza setărilor de plaje de facturi pe utilizatori, locații sau tip de factură (ocazională, avansuri, automate).
Listarea facturilor se face tot automat pe plaje de facturi alese rezultand un fisier de tip Word cu toate facturile selectate pentru listare. De exemplu o plaja de 500 de facturi pentru listare vor genera un fisier cu 500 de pagini care se va genera in maxim 1 minut.
Formularele de facturi sunt configurabile după dorințele clientului și se pot lista în dublu exemplar pe aceeași pagină. La listarea facturilor se pot defini și coduri de bare. Prin procedura de facturare se calculează automat și penalitățile la zi care se vor pune ca poziție pe factura nou generată. Modul de calcul al penalităților este configurabil. Facturile se pot storna automat și în acest caz are loc compensarea automată între factura inițiala și cea stornată.
Facturarea. Se pot defini mai multe reguli pentru facturare:
– minim contractat – indiferent de cantitatea prevăzută în contract, se va factura un minim cantitativ;
– confirmări – reprezintă bonurile de confirmare în urma ridicărilor lunare;
– cantitate excepție – se poate factura o cantitate excepție pentru un interval de timp ales;
– proces verbal – este folosit pentru realizările contractate de primării;
Gestionarea provizioanelor se realizează printr-o procedură automată de calcul al provizioanelor, pe baza unor tipuri de provizioane stabilite ca procent din sold și pe intervale de vechime. Procedura va verifica dacă facturile pe sold se încadrează ca vechime în regula creării de provizioane și dacă da, va genera un provizion aferent pentru acele facturi. Dacă se va genera un provizion nou pentru o factură care are deja creat un provizion, întai se va storna automat provizionul anterior și apoi se va crea noul provizion. La orice încasare efectuată pe factura care are generat provizion programul automat va diminua provizionul creat cu suma corespunzatoare.
Încasările se pot efectua astfel:
– direct pe un abonat și prin sumă totală, iar programul va încasa FIFO facturile pe sold
– direct pe o factură anume
– prin machete de încasări de pe teren,special facute pentru a introduce in sistem incasarile deja efectuate in teren de incasatorii de teren – acestea sunt gandite pentru o introducere cat mai rapida si mai simpla a chitantelor
La încasarea unei sume mai mari decat soldul abonatului programul va genera automat o factură de avans. Printr-o procedura automată se vor compensa aceste avansuri cu facturile în sold. Această operatie se va face după fiecare generare nouă de facturi.
Programul generază automat note contabile în contabilitate, iar facturile sunt incluse în Jurnalul de TVA și în Declarația 394 în funcție de setarea fiecărui abonat – dacă este plătitor de TVA sau nu. Abonații neplatitori de TVA se pot grupa în Jurnalul de TVA ca o singură poziție cu totalul aferent pentru a nu încarca Jurnalul TVA inutil.
Notele contabile legate de aplicația Urmărire Abonați pot fi de următoarele tipuri:
– pentru facturi, se vor genera venituri pe conturile setate în nomenclatorul de servicii;
– pentru încasări, se vor genera note contabile pe conturile setate în tipurile de incasare; de exemplu, se poate defini o Dispoziție de încasare CASA cu cont asociat, iar acest tip de încasare se poate atribui unor casieri; astfel tot ce vor opera acești casieri va ajunge ca și încasări pe contul de casă; sau se poate alege în momentul încasării un tip de încasare corespunzator.
– notele de provizioane se vor genera automat pe conturile definite în sistem
