Chiar dacă a intrat pentru mulţi la categoria cancan, companiile ar trebui să înveţe din scandalul legat de spargerea mesajelor electronice ale lui Hillary Clinton că există o cale corectă şi una greşită de gestionare a e-mail-ului. De ce este importantă însuşirea unor asemenea lecţii? Nuanţele tehnice ale e-mail-ului şi posibilele ramificaţii ale utilizării incorecte ale mesajelor nu sunt evidente pentru persoanele obişnuite cărora le lipseşte instruirea tehnică.
În timp ce utilizatorii ar putea crede că trimit informaţii confidenţiale contactelor lor, în realitate astfel de informaţii “confidenţiale” pot fi interceptate. Deoarece sistemele de e-mail au formate extrem de diverse şi sunt dificil de reglementat, multe astfel de mesaje, aşa cum a fost şi cazul Clinton, pot fi trimise unor oameni din alte sisteme, care sunt potenţial mai puţin sigure decât sistemul de pe care au fost trimise. Prin înţelegerea complexităţii e-mail-ului, orice companie va ajunge să aprecieze nevoia unei arhive centrale.
Arhivarea mesajelor reprezintă una din cele mai bune căi de protecţie în acest sens. Organizaţiile ar trebui să-şi instaleze sisteme de arhivare care să conserve şi protejeze toate mesajele electronice, asigurând retragerea facilă a conţinutului lor atunci când e nevoie. O arhivă de mesagerie ajută la menţinerea unor politici de guvernanţă şi la apărarea împotriva oricărei pretenţii potenţiale născute în urma unui mesaj trimis de un terţ. Dacă echipa IT a lui Clinton ar fi dispus de un sistem de arhivare instalat, mesajele ei aflate sub anchetă acum ar fi putut să fie uşor accesate şi inspectate, astfel evitându-se acuzaţiile prin care a trecut candidatul la preşedenţie din pricina modului în care au fost descoperite mesajele şi a modului cum a fost gestionat procesul de dezvăluire a conţinutului lor.
Chiar dacă nu reprezintă metoda supremă de securizare a e-mail-ului, arhivarea joacă un rol în planul global de guvernanţă şi siguranţă. Mulţi experţi în cibersecuritate şi-au exprimat îngrijorarea că scandalul cel mai mare din cadrul incidentului Clinton nu este reprezentat de conţinutul mesajelor în sine, ci de vulnerabilitatea sistemului deţinut de candidat în faţa atacurilor unor hackeri sofisticaţi. Ca atare, orice companie ar trebui să ia serios în considerare importanţa securităţii şi a nevoii de vigilenţă sporită atunci când e vorba de date conţinute în e-mail-uri.
E-mail-ul continuă să fie cea mai folosită metodă de comunicare pentru organizaţii de toate dimensiunile şi s-a dovedit o unealtă nepreţuită datorită datelor care pot fi incluse. Ca atare, prin implementarea unei politici proactive de utilizare a mesageriei şi a unui sistem de arhivare, orice organizaţie poate evita incertitudinile sau riscurile. În cazul lui Clinton, folosirea unei arhive centrale ar fi putut reprezenta diferenţa dintre o victorie uşoară şi scrutinul public nedorit cu care ea se confruntă azi.
de Bogdan Marchidanu
