Astăzi, oferta este îndeajuns de generoasă astfel încât să poți găsi soluția potrivită nevoilor companiei tale, fie că vorbim despre funcționalități, flexibilitate sau ușurința adoptării acesteia de către utilizatori.
Totusi, în procesul de achiziție, multe companii ajung la momentul în care au identificat soluția ERP potrivită lor însă, trebuie să decidă asupra partenerului cu care să pornească la drum în procesul de implementare.
Cum alegi între doi sau mai mulți furnizori ai aceleiași soluții ERP?
De fiecare dată, chiar dacă produsul este același, o serie de diferențe apar între propunerile furnizorilor. Aceste diferențe, dacă nu sunt pe deplin înțelese, duc de multe ori, la luarea unei decizii strict bazate pe preț sau pe promisiunea unei livrări a proiectului în cel mai scurt timp.
Din păcate, de cele mai multe ori, astfel de decizii conduc la rezultate mai puțin fericite!
Dar, care sunt diferențele și cum să le înțelegem?
Diferența între estimările efortului pentru implementare (numărul de zile/ore alocat implementării poate să fie diferit). Este cea mai întâlnită diferența ce pune pe gânduri clientul. Acest impas poate fi depășit înțelegând de ce fiecare partener a înaintat respectiva estimare și ce a stat la baza acesteia:
• Scopul proiectului – dacă nu este clar exprimat și agreat cu fiecare dintre furnizori poate lăsa loc interpretărilor și presupunerilor, implicit conduce la estimări diferite;
• Funcționalități specifice industriei – ca rezultat a experienței acumulate în proiecte similare, unul dintre furnizori poate propune, ca și plus valoare în oferta sa, un set de funcționalități specifice industriei clientului. Inclus în ofertă, efortul de implementare al acestor functionalități poate genera diferențe;
• Gradul complexității în abordarea proiectului de implementare din perspectiva metodologiei și a activităților incluse;
• Evaluarea unor activități din proiect precum instruirea utilizatorilor sau asistența la testare și utilizare-supradimensionarea/subdimensionarea acestora poate genera diferențe.
Diferența între termenele de dare în folosință a sistemului. O multitudine de considerente pot determina această diferență. Este important ca acestea să fie discutate cu fiecare furnizor în parte,
validate și asumate:
• Numărul și nivelul de senioritate al resurselor implicate în proiect de către furnizori;
• Capacitatea furnizorului de a absorbi un nou proiect la momentul respectiv;
• Tendința furnizorului de a înainta termene de livrare nerealiste, în încercarea de a fi competitiv.
Diferența între tarifele practicate. Nu în ultimul rând, pot apărea diferențe substanțiale între ratele practicate de furnizori. Elementele ce compun aceste tarife pot genera diferențe ale tarifelor de
la furnizor la furnizor:
• Costul resurselor furnizorului funcție de expertiza și nivelul de pregătire al acestora;
• Costurile indirecte întâmpinate de un furnizor funcție de mărimea acestuia(echipa numeroasă, prezența geografică, proiecte interne de R&D, roadmap-uri, ș.a.m.d.).
Din această perspectivă, Clientul este îndrumat să analizeze complexitatea proiectului dorit, necesitatea extinderii acestuia pe termen mediu și lung, expansiunea activității din punct de vedere
geografic, astfel încât să poată decide asupra ordinului de mărime al furnizorului.
Ce se întâmplă, totuși, în cazurile în care diferențele prezentate anterior nu sunt semnificative și clientul nu poate avea o imagine cuantificabilă asupra fiecărui furnizor care ia parte la procesul de ofertare? În acest caz, comportamentul profesionist practicat de către furnizor în procesul de vânzare poate indica o desfășurare a proiectului în bune condiții.
Calitatea echipei de vânzări, atât relațională cât și tehnică, este de cele mai multe ori în strânsă legătură cu calitatea echipei de livrare a proiectului. O serie de întrebări ar trebui să își găsească răspunsul încă din primele întâlniri din procesul de selecție furnizor:
• Obiectivele profesionale îmi sunt înțelese și adresate?
• Îmi este prezentată o valoare adăugată față de soluția standard?
• Întâlnirile au fost documentate (ex. minuta de ședință) astfel încât să existe o trasabilitate a aspectelor discutate și agreeate?
• Interacțiunile au fost suficiente astfel încât zonele cu risc din viitorul proiect să fie maxim diminuate?
• Termenele stabilite pentru fiecare activitate din procesul de achiziție au fost respectate?
Concluzionând, este imperios necesar să cunoaștem și să înțelegem totalitatea elementelor și viziunea care stau la baza propunerii tehnice și comerciale ale fiecărui furnizor, chiar dacă produsul este același.
Și nu întotdeauna, un proiect subestimat, promis a fi livrat rapid, la un cost redus, este și de succes.
de Alexandru Dorobantu, Senior Account Manager, XAPT Solutions Romania
