Automatizarea fluxurilor de lucru prin digitalizarea și, mai ales, procesarea informațiilor din format fizic în format electronic este ‘the next big thing’ în gestionarea fluxurilor de documente. Despre digitizare si necesitatea unui sistem de gestionare al documentelor, am discutat cu Lucia Pirlog, Team Leader al diviziei B2B, Canon Romania.
Club IT&C: Creşterea accelerată a volumului de documente şi informaţii reprezintă o problemă majoră pentru companii. Poate fi digitizarea soluția ,,miraculoasă,,?
Lucia Pirlog: În zilele noastre, documentele digitale au devenit esenţiale pentru productivitatea la locul de muncă. Conform raportului Office Insights 2016, scanarea este un element de importanţă majoră al activităţii comerciale. Datele ne indică faptul că numărul persoanelor care scanează creşte rapid. Numărul firmelor care profită de pe urma soluțiilor avansate de management al imprimării, precum serviciile de gestionare a documentelor, este minim în prezent – cu 24% la nivel de companie, 16% la nivel de departament și 9% la nivel de utilizator final. Totuși, rezultatele demonstrează și o tendință ridicată a managerilor pentru a adopta procese care să-i ajute să înțeleagă și să eficientizeze costurile de imprimare: serviciile de gestionare a documentelor au fost luate în considerare de către 28% din respondenți, iar 27% au declarat că vor cheltui mai mult în acest sens pe viitor. Tendinţa de digitizare aduce cu sine multe beneficii pentru companii deoarece, prin intermediul tehnologiei, se pot gestiona și partaja eficient documentele și informațiile. Da, digitizarea reprezintă o soluție, însă nu una miraculoasă, ci una firească.
Club IT&C: Volumul de hârtie şi de documente digitale şi virtuale este în schimbare. Cum poate fi controlat costul circulației informaţiilor şi cel al menţinerii lor în regim de securitate?
Lucia Pirlog: În România, 49% din respondenți nu măsoară deloc costurile de imprimare. Dintre cei 51% care o fac, 12% sunt foarte satisfăcuți de modul în care își măsoară costurile de imprimare, față de 27% foarte satisfăcuți per total. Se pot face mai multe pentru a ajuta firmele românești să-și măsoare mai eficient costurile de imprimare.
Circulația documentelor digitale implică în mare măsură o investiție în tehnologie, spre exemplu, imprimante care trimit direct pe e-mail informațiile scanate, de unde pot fi utilizate de end-useri. În securitate putem vorbi de mai multe detalii care să ofere utilizatorului siguranța dorită: login la imprimantă pe bază de card de acces, printarea documentelor doar când utilizatorul se loghează pe imprimantă/ scanner – excluzând situațiile când tipărirea se face fără ca el să fie fizic lângă imprimantă și sunt vizibile public. De asemenea, putem vorbi și despre semnătură electronică pe documente.
Club IT&C: Administrarea securizată a documentelor, în special în cloud, este capitală. Oferă Canon segmentului IMM o soluție securizată de cloud pentru îmbunătățirea productivității și a controlului asupra costurilor de imprimare?
Lucia Pirlog: Cloud-ul a devenit o soluţie acceptată pentru stocarea documentelor în siguranţă şi, în egală măsură, continuă să reprezinte un motiv de îngrijorare pentru securitatea companiei. Cu toate că documentele digitale stocate în cloud sunt prevăzute cu sisteme de siguranță ce asigură o protecţie mai bună şi o durabilitate mai mare decât un clasor pentru păstrarea documentelor pe suport de hârtie, din cauza lipsei de informare, companiile nu sunt suficient de convinse de adoptarea acestei soluții.
Firmele de pe piețele cu creștere rapidă nu-și măsoară în mod curent cheltuielile de imprimare, având de obicei un nivel scăzut de conștientizare și înțelegere a acestor costuri. Conform raportului, multe companii iau măsuri de bază, precum restricționarea accesului la imprimantă și limitarea bugetului pentru consumabile, în încercarea de a controla costurile de imprimare. Canon prezintă în raport soluțiile necesare pe care orice firmă trebuie să le ia în calcul pentru a îmbunătăți productivitatea și a menține controlul soluții software web based.
Club IT&C: Mobilitatea a devenit un must pentru majoritatea companiilor. Există o ofertă de aplicații în acest sens (imprimare de pe smartphone/tabletă, imprimare şi scanare în cloud, controlul asupra copierii, verificarea de la distanţă a stării imprimantei)?
Lucia Pirlog: Dintre țările participante la studiul efectuat de Canon, România este una dintre piețele cele mai avansate din punct de vedere tehnologic, românii având cea mai mare probabilitate (24%) de a crește bugetul pentru tehnologii de birou în următorii trei ani. Noile tehnologii de imprimare sunt binevenite în special pentru liderii de afaceri din regiune.
Dezvoltarea digitalizării, gestionarea eficientă şi securizată a informaţiilor este critică pentru multe companii. Companiile investesc din ce în ce mai mult timp şi un buget din ce în ce mai mare pentru a-şi îmbunătăţi modul în care gestionează datele şi documentele în cadrul întregii activităţi. De aceea, imprimarea de pe smartphone/tabletă, imprimare şi scanare din cloud, controlul asupra copierii și verificarea de la distanţă a stării imprimantei sunt soluții cu adevărat importante pentru companiile care vor să aibă un control asupra tuturor acestor aspecte, să eficentizeze modul de lucru, să reducă costurile etc. Canon oferă toate acestea, venind în ajutorul companiilor pentru fluidizarea modului de lucru și eficentizarea costurilor.
Club IT&C: Reprezintă un sistem de gestionare al documentelor (DMS) o investiție utilă?
Lucia Pirlog: Mai puțin de 1 din 5 companii folosesc în prezent Managed Print Services (Servicii de Gestionare a Imprimării), și doar încă 6% iau în mod activ în considerare o soluție MPS – o proporție mult mai scăzută decât media de 28% per total.
Astfel, cu siguranță un sistem de gestionare al documentelor reprezintă o investiție utilă, oferind multe avantaje.
Economisirea timpului de gestiune al documentelor, stocarea în cloud, siguranța datelor, imprimarea la distanță, confortul şi posibilitatea de a trimite documente sensibile sau importante către alte locaţii sau orice avantaje pe care le poate utiliza un mediu de lucru din ce în ce mai aglomerat sunt deosebit de importante. Tehnologia este vitală pentru că optimizează practicile de lucru, iar când ai un sistem care înglobează toate acestea și care îți facilitează modul e lucru, este clar o investiție care merită luată în calcul. Tendința este de orientare către sisteme de gestionare a documentelor care să integreze, optimizeze și care să ofere o monitorizare a volumelor de scanare, imprimare și stocare a informațiilor esențiale în orice companie. Toate acestea conduc către o fluidizare a modului de lucru și deci, spre o investiție cu adevărat utilă.
Pentru mai multe informatii și pentru a descărca raportul complet Office Insights 2016, cei interesați pot accesa urmatorul link http://www.canon.ro/for_work/
