După aproape cincisprezece ani petrecuți în HP, Cristian Gîlmeanu s-a alăturat echipei Matricia Solutions în calitate de consultant şi business developer. O calitate în care, aşa cum a dezvăluit domnia sa revistei Club IT&C, își folosește toată energia și contactele pentru a promova pe piața locală o soluție americană „de podium” din zona Enterprise Content Magement, ONBase de la Hyland, într-o manieră antrepreonorială și foarte centrată pe client, alături de niște profesioniști în domeniu.
Club IT&C: Aţi lucrat multă vreme în compania HP. Care au fost motivele care v-au determinat să veniţi la Matricia Solutions?
Cristian Gîlmeanu: M-am format, într-adevăr, în cadrul HP, unde am activat aproape cincisprezece ani, mereu în funcții de vânzări și deci în contact direct cu clienții HP. De fapt cel mai de preț lucru dobândit în toată această perioadă au fost oamenii cu care am avut șansa să interacționez, clienți, parteneri și colegi, mulți devenindu-mi chiar prieteni. Unul dintre proiectele de suflet din HP a fost dezvoltarea serviciilor de Managed Print, care cel puțin în teorie se continuă natural cu optimizare de procese de business. Ba chiar Gartner a adus în discuție un nou concept, acela de Managed Content Services, asimilat imediat în strategia de dezvoltare a fiecărui producător mondial de imprimante. Problema s-a dovedit a fi doar viteza cu care declarațiile se pun în practică, respectiv viteza cu care multinaționalele s-au adaptat intern acestei cerințe a pieței. Acesta este unul din motivele pentru care am simțit nevoia să fac saltul în față, mai aproape de clienți și cerințele lor de optimizare de procese de business, într-o companie agilă, antreprenorială, cu oameni la fel de orientați spre client, alături de care să pot raspunde direct și complet acestor cerințe.
Club IT&C: Sunt conştienţi beneficiarii de avantajele unei soluţii de management de conţinut?
Cristian Gîlmeanu: Aceasta este şi marea dilemă a noii posturi din cariera mea. Pe măsură ce înţeleg avantajele imediate, uşor de atins, ale unei soluţii de management de conţinut, sunt din ce în ce mai surprins că astfel de soluţii nu au fost deja larg implementate pe piaţă. Motivul este acela că lucrurile funcţionează şi aşa, adică fără o soluţie de management de conţinut, folosind e-mail-ul ca transportator de informaţie, și o structură organizată de fișiere și directoare denumite cât mai „sugestiv”, deci o formă manuală de lucru. Deci companiile funcționează și așa. Provocarea apare nu la înțelegerea felului în care lucrurile pot funcționa mult mai eficient, care este bien-compris de majoritatea managerilor, ci apare atunci când se analizează transformarea prin care organizația, sau departamentul, sau fie și doar procesul trebuie să treacă. Dictonul „Orice drum lung începe cu un prim pas” se aplică întocmai și aici, ca o recomandare de best practice: o soluție de management de conținut se poate implementa cu minime fricțiuni organizaționale, în primă fază pe niște fluxuri bine definite, tranzacționale pentru a se bifa rapid niște rezultate concrete, după care se poate extinde în faze holistic la întreaga organizație. Roadele unei implementări de succes se culeg foarte rapid, sub forma câștigurilor de timp, eficiență, transparență decizională și eficienţă a muncii oamenilor. Iar clienții unei organizații salută în mod indirect toate aceste optimizări prin loialitate și creștere de business.
Club IT&C: Există avantaje care să nu mai aibă nevoie de o demonstraţie practică?
Cristian Gîlmeanu: Evident că orice ofertă are și o parte de business case, prin care clientul să decidă dacă achiziţionează soluţia sau nu. Beneficiile sunt palpabile şi mai puţin tangibile. Cele palpabile sunt legate de reducerea costurilor cu imprimarea. În experiența de la HP am avut clienți din zona financiară semnatari de contracte de tipul managed print services care, după ce au implementat soluția de management de conținut de la OnBase au redus prețul contractului cu 40%. Acesta este un beneficiu concret, măsurabil, însă este un beneficiu marginal. Beneficiile reale sunt cele intangibile, dar care generează avantaje de poziționare. Ele intră în trei categorii. O primă categorie este cea legată de viteza de reacție în luarea unei decizii, un beneficiu extrem de important pentru organizații cu clienți mulți. A doua categorie este dată de trasabilitatea procesului. Un sistem de management de conținut oferă trasabilitatea tranzacțiilor pe baza cărora s-a luat o anumită decizie. A treia categorie este dată de siguranța că un lucru odată agreat în organizație chiar se întâmplă. În cazul hârtiilor și al e-mail-ului apar dificultăți imense de depistare a punctelor de blocare pe traseul luării unor decizii. În cazul sistemului de management de conţinut există siguranța monitorizării și măsurării acestor trasee.
Club IT&C: Odată instalat, cât de simplu reacţionează o soluţie de management de conţinut la schimbările din domeniul legislativ, care uneori sunt radicale și rapide?
Cristian Gîlmeanu: Modificările de acest tip au efect în primul rând asupra proceselor interne ale unei organizaţii. O soluţie de management de conţinut reflectă nevoile de business. Tocmai aici este cheia pentru care OnBase este liderul de agilitate al soluțiilor de management de conținut. De ce? Deoarece modificările necesare se fac în proporție covârșitoare nu prin scriere de cod suplimentare, ci prin configurarea soluției. Organizația este în acest fel agilă la schimbare și mult mai puțin dependentă de furnizor. Sunt cazuri în care chiar administratorii de sistem din organizaţii pot face modificările necesare fără suport extern..
Club IT&C: Care este relaţia dintre o soluţie de management conţinut precum OnBase şi asigurarea securităţii datelor tranzacţionate?
Cristian Gîlmeanu: Eu cred că alegerea unei soluţii de management al documentelor este ca un scut pentru organizaţie din punct de vedere al securităţii. Încă de la punctul de captură documentul este adus criptat prin reţea, în sistem. Atât stocarea cât și aceesul datelor din repository se fac securizat. În plus, orice accesare, de orice tip, creează un eveniment indexat în jurnalul sistemului, care astfel beneficiază automat de auditare de securitate. Ca atare, o soluție de content management oferă o mare protecţie implicită din punct de vedere al securităţii informatiei.
Club IT&C: Ce ar însemna pentru OnBase serviciile?
Cristian Gîlmeanu: Există trei moduri de implementare a soluţiei. Există modul clasic, de instalare la sediu, în care licenţele sunt cumpărate şi există servicii de mentenanţă licenţe, software şi suport, precum și partea de consultanţă. Există al doilea mod, în care licenţa este instalată la sediu, dar modul de cumpărare este de tip plată în rate. Este mai mult vorba de o facilitate contabilă, dar care oferă flexibilitate în termeni de număr de utilizatori ai soluţiei. Al treilea mod este de tip SaaS, în care licenţele sunt de tip cloud, iar accesul la serviciu este bazat pe web.
Club IT&C: Există clienţi în România care au început să se îndrepte spre al treilea mod?
Cristian Gîlmeanu: În România încă nu. Clienţii de pe piaţa locală îşi doresc soluţia instalată la sediu şi datele lor să fie stocate local. Noi nu insistăm asupra unui mod sau altuia, ci lăsăm clienţii să aleagă ce preferă. Probabil că lucrurile se vor schimba în viitorul apropiat.
Domeniul financiar-bancar este zona pe care ne concentrăm cel mai mult, datorită necesităților lor avansate de lucru pe procese documentare și volumelor semnificative de documente vehiculate din locații multiple. OnBase a pornit dintr-o bancă în SUA acum peste 25 de ani, iar banking-ul este în continuare un „hot spot” al celor de la Hyland și partenerilor lor. Sunt peste 5000 de organizații financiar-bancare în lume, care folosesc OnBase pe diverse tipuri de procese, client facing sau back-office.
Club IT&C: Un alt domeniu cu mare nevoie de management de conţinut, pe lângă cel financiar-bancar, unde activaţi de ceva vreme, ar fi cel de mare retail. Cum este situaţia aici, din punctul de vedere al implementării de soluţii OnBase?
Cristian Gîlmeanu: Există un şir de discuţii şi în acest domeniu. În zona de retail mare vorbim de multinaţionale, care au soluţii de grup, dar în fiecare caz s-au identificat încă zone neacoperite, unde există autonomie de decizie mare la nivel local, şi pot să vă spun că discuţiile au fost fructuoase până acum. În mod cert este o industrie de interes pentru noi.
Club IT&C: Ce alte industrii mai sunt de interes pentru dumneavoastră?
Cristian Gîlmeanu: La nivel internaţional, OnBase are foarte mare succes în industria de sănătate. În România, însă, lucrurile sunt în fază de pionierat. Motivul este acela că există soluţii custom implementate în multe spitale. Avem însă şi o implementare în zona de sănătate, anume un flux de registratură care mijloceşte relaţia dintre Ministerul Sănătăţii şi Direcţiile de Sănătate Publică. Este un proiect care deja funcţionează foarte bine şi a fost asimilat de utilizatori fără probleme. În plus, el poate fi extins fără probleme la alte zone de interes din sănătate.
Club IT&C: Şi în afară de acestea?
Cristian Gîlmeanu: Ne interesează sectorul public. Acolo o soluţie de management de conţinut ar avea impact imediat, care ar fi simţit imediat de publicul beneficiar. Însă aici trebuie gândită o strategie la nivel holistic, guvernamental. Ne mai interesează zona de back-office, unde sunt fluxuri tranzacţionale, cum sunt cele juridic, de resurse umane, operaţional etc. În plus, în România avem câteva implementări în domeniul de manufacturing, în special în zona de asigurare de calităţii, unde există fluxuri mari de documente.
Club IT&C: Ca să închidem aşa cum am început, care ar fi motivele strict personale care v-au motivat să veniţi la Matricia Solutions?
Cristian Gîlmeanu: Cu cincisprezece ani în urmă activam ca întreprinzător. Prin venirea la Matricia, am parte şi de nişte provocări profesionale interesante, cum ar fi trecerea de la un business de hardware la unul de software, dar şi de partea aceea de antreprenoriat care îmi lipsea în multinațională. Dispun aici de anvergura și viteza de decizie mobilitate la care tânjeam în timp ce am lucrat la o multinaţională. În plus, am alături de mine o echipă de profesioniști care mă sprijină consistent în respectarea promisiunilor de livrare pe care le fac.
