Managementul slab și gestionarea clauzelor contractuale cu partenerii aduc o serie de probleme pentru producătorii din domeniul IT și nu numai. Administrarea manuală a unor cantități mari de date, eventual cu Excel, pune producătorii în situații de vulnerabilitate dar și în situația unor colaborări slabe cu partenerii, unde informații precum programarea de viitor, alocarea resurselor, bugetul și operațiunile sunt obținute eronat sau incomplet.
Angajații lucrează aproape tot timpul în care sunt la servici la documente de calcul pentru gestionarea datelor partenerului pentru aprobarea și autorizarea plăților anuale, operațiuni ce au costuri crescute de prelucrare, timpi mari de lucru și multe resurse necesare, fiind soluții de lucru pe termen scurt. Utilizând aceste procese de lucru manuale, sunt inevitabile erorile de precizie și consistență a operațiunilor, raportarea eronată sau obținerea unor rapoarte de audit total valide. Aceste proceduri sunt complicate și costisitoare fără utilizarea unui sistem de management al costurilor și plăților care să fie robust și stabil.
Experții în sisteme de plăți si management al resurselor au realizat o serie de zone vulnerabile în cazul lipsei unui sistem de plăți și colaborare cu partenerii automatizat. Plățile excedentare apar prin urmărirea programelor inadecvate și a cererilor partenerilor operate manual, care duc la conturi inexacte unde se fac plățile. Apoi, o raportare eronată și inadecvată apare în urma colectării manuale a datelor despre plăți și costuri, dând apoi problema imposibilității urmăririi tranzacțiilor și mai grav pierderea unor date importante de analiză, date utile pentru predictibilitatea și productivitatea companiei.
Fără un sistem de management al prețurilor care reglează automat costurile și necesitățile, apar inevitabil inexactități de operare, dar și mari lipsuri în raportarea și validarea celor mai buni clienți și celor mai performante contracte, de asemenea lipsind acuratețea în estimările financiare lunare. De asemenea, procesarea manuală a formularelor de plată înseamnă un timp pierdut de echipa din cadrul companiei, utilizând resursele umane care pot fi utilizate în alte scopuri. Astfel, apare ineficiența în operațiuni, care poate fi evitată prin automatizarea sistemelor de prețuri și plăți cu partenerii, în timp ce angajații pot lucra pentru operațiuni ce duc la productivitate și profit.
