Întrucât companiile cresc din ce în ce mai repede iar operațiunile lor devin mai complexe, o mare parte din ele raportează instabilitate, productivitate scăzută și pierderi de venituri, care rezultă în mod obișnuit din soluții ERP învechite. Pe de altă parte, tehnologia ERP on-premise pierde din cota de piață de care se bucură acum cățiva ani în favoarea cloud-ului, care oferă funcționalități avansate pentru o creștere sustenabilă.
Amânarea repetată a acestui proces, deși pe termen scurt poate părea rezonabilă, pe termen lung se va concretiza în buget mai mare și efort crescut. Există situații în care procesul de upgrade ajunge la fel de costisitor ca și înlocuirea soluției, din cauza numărului mare de schimbări necesare pentru a beneficia de o versiune mai nouă.
Trecerea la o versiune nouă a soluției ERP reprezintă un proces complex. Sunt multe întrebări care apar atunci când se aduce în discuție posibilitatea realizării unui upgrade:
• Ce câștig prin upgrade? Există functionalități noi care vor ajuta angajații să fie mai productivi?
• Va fi nevoie de hardware nou?
• Va fi nevoie să adaug mai multe licențe de utilizator?
• Cât timp va dura acest proces?
• Versiunea nouă va fi compatibilă cu sistemele folosite în prezent de companie?
• Ce câștig prin upgrade? Există functionalități noi care vor ajuta angajații să fie mai productivi?
• Va fi nevoie de hardware nou?
• Va fi nevoie să adaug mai multe licențe de utilizator?
• Cât timp va dura acest proces?
• Versiunea nouă va fi compatibilă cu sistemele folosite în prezent de companie?
și multe altele.
De ce să decizi în favoarea unui upgrade în cloud?
1. Presiunea procesului de upgrade va fi mult mai mică asupra utilizatorilor decât cea a implementării inițiale. Utilizatorii au ajuns deja la maturitate în utilizarea sistemului și îmbunătățirile datorate noilor funcționalități vor fi mai ușor acceptate și aplicate de către aceștia.
2. Prelungirea ciclului de viață al soluției ERP, prin păstrarea ei la un nivel aliniat pieței, la ritmul de creștere al companiei și mai ales la evoluția tehnologiei, te va ajuta să minimizezi riscurile asociate.
3. Upgradarea soluției existente te va costa mai puțin decat implementarea uneia noi, cu cel puțin 60%. De asemenea, vei beneficia de micșorarea timpului alocat proiectului, precum și de minimizarea numărului de resurse interne necesare.
4. Suportul acordat de furnizor/producător poate deveni o dificultate, dacă nu vei upgrada soluția. Vei găsi din ce în ce mai greu resurse pregătite pentru susținerea suportului necesar versiunii deținute, care vor necesita costuri mai ridicate; nu vei mai beneficia de update-urile legislative, deci activitatea ta ar putea înregistra perioade prelungite de nefuncționare; nu vei mai primi actualizări, hotfix-uri și patch-uri de securitate, deci ai putea deveni o țintă ușoară pentru cei care pot exploata vulnerabilitățile de securitate.
5. Beneficiile de a fi în cloud – pe scurt, cloud se traduce prin pasul firesc pe care o companie îl poate face astăzi, profitând de securitate, flexibilitate sau schimbarea de la CapEx la OpEx. De asemenea, varietatea de aplicații și add-on-uri oferite azi de către partenerii Microsoft vă dă posibilitatea înlocuirii unor customizări făcute la versiunea deținută și asupra cărora ați decis că aveți nevoie de ele în continuare.
Este eficient ca o companie să ia în considerare, la construirea bugetului anual, și un eventual proiect de upgrade. Acesta este un cost previzibil față de cel al implementării unei soluții noi și pe termen mediu aduce cu sine o economie de resurse financiare (dacă privim proiectul în ansamblul lui).
Un proces de upgrade poate fi modalitatea prin care o companie își asigură un avantaj competitiv pe piață. Mai ales în contextul erei transformării digitale, când adoptarea de noi tehnologii este o investiție sigură.
de Alexandru Sinișteanu, Senior Sales Consultant, XAPT Solutions
