Prezentă pe piaţa din 2007, marca de furaje „Natural Ferma”, deţinută de compania Vitall a devenit rapid principala alegere a fermelor mici şi medii, mulţumită atât diversităţii produselor, cât şi ingredientelor de calitate. În 2013, compania a deschis prima fabrică de nutreţuri combinate, în Coşoveni, judeţul Dolj, ca un prim pas al unui proces intens de extindere. Au urmat, în scurt timp, fabrici în Vulcan (Braşov) şi Crevedia (Dâmboviţa), ferme pentru creşterea puilor, precum şi o unitate de abatorizare. Simultan, numărul angajaţilor a depăşit 300.
În mod curent, compania produce anual peste 100.000 tone de nutreţuri combinate, destinate fermelor de păsări, ovine şi porcine. Gama de produse este foarte diversificată, atât ca reţete de furaje cât şi ca ambalare, iar compoziţia are la baza 99% ingrediente naturale, şroturi şi cereale. Printre clienţii Vitall se afla atât fermieri, 75% fiind ferme de creştere a păsărilor, cât şi distribuitori. Din 2017, compania a intrat pe o piaţă nouă, abatorizarea păsărilor, folosind brandul „Avicola Crevedia”.
Situaţia iniţială
Pentru gestiunea activităţii, Vitall a utilizat iniţial un sistem informatic simplu, lo cal, care acoperea doar funcţionalităţile de bază la nivel financiar-contabil. După 2013, pe fondul extinderii activităţii şi a dezvoltării unor facilităţi complexe de pro duc ţie, cerinţele Vitall au crescut sub stan ţial. Sistemul deţinut nu permitea ges tiunea noilor fluxuri de lucru şi nici ad ministarea coerentă a multiplelor puncte de prezenţă. De asemenea, soluţia nu oferea funcţionalităţi de Business In teligence, iar rapoartele livrate erau prea simple şi greu de obţinut în conformitate cu cerinţele legislative în permanentă schimbare.
„După 2013, activitatea s-a extins rapid, iar soluţia de gestiune financiară nu făcea faţă acestui ritm. Am realizat că nu ne puteam dezvolta fără un sistem performant şi prin urmare, în 2015 am decis achiziţia unui ERP. Ca obiective, urmăream atingerea unui nivel superior de eficienţă operaţională prin acces la date în timp real, preluarea automată a datelor din liniile de producţie şi posibilităţi extinse de analiza. Mai mult, doream ca fluxul informaţiilor să fie personalizat în funcţie de profilul utilizatorului, să eliminăm înregistrările redundante şi intervenţiile manuale inutile, dar şi să putem obţine rapid analize pe centrele de profit şi pierdere”, afirmă Mihaela Iovan, Director Financiar Vitall.
Alegerea soluției
Vitall a ales System Innovation România şi soluţia SAP Business One, ERP dedicat firmelor mici şi mijlocii. „Am căutat o soluţie integrată care să ne ofere cel mai bun raport calitate / preţ şi o echipă de consultanţi care să arate o bună înţelegere a specificului activităţii Vitall. Oferta System Innovation România a fost cea mai potrivită, iar referinţele verificate ne-au convins că este cea mai bună alegere pentru noi”, mai afirmă Mihaela Iovan.
Derularea proiectului
Proiectul a debutat în noiembrie 2015 cu o sesiune de analiză la care au participat utilizatori cheie din toate departamentele. Echipa de proiect a sintetizat cerinţele într-un Business Blueprint Document şi le-a transpus în procesele SAP Business One. Vitall a implementat modulele Achiziţii, Vânzări, Mijloace fixe, Stocuri, Financiar- Contabilitate, Producţie, Gestiune Resurse Umane. Sistemul a fost adaptat şi parametrizat astfel încât să permită gestiunea unor aspecte specifice activităţii de producţie nutreţuri combinate. După derularea unui training cu utilizatorii, noua soluţie a intrat în producţie la 1 martie 2016, când Vitall a închis sistemul vechi şi a trecut la SAP Business One. De asemenea, se fac progrese în ce priveşte integrarea soluţiei SAP Business One cu aplicaţiile din fabricile deţinute de Vitall SRL. Pentru locaţia din Coşoveni este deja funcţională transmiterea din SAP Business One a detaliilor legate de reţetele de producţie şi preluarea automată a cantităţilor reale consumate din echipamentele din fabrici.
Module şi funcţionalităţi cheie
Soluţia propusă de System Innovation România a respectat cerinţele Vitall pentru gestiunea fluxurilor specifice legate de: transferul stocurilor între punctele de lucru, preluare date din aplicaţiile liniilor de
producţie, şarjele de producţie, importul reţetelor specifice, nomenclatoarele de articole şi parteneri, respectarea cerinţelor de raportare către APIA. Soluţia standard SAP Business One a fost extinsă de alte produse ale System Innovation România, aducând un plus de valoare semnificativ proceselor interne: pachete de analize BI QlikView şi Banking Integration AddOn. Alte integrări (cântare, spre exemplu), şi aplicaţii (WebSales Management System pentru comenzi clienţi) sunt în derulare. Modulul financiar contabil permite gestiunea pe multiple centre de cost şi oferă în timp real rapoarte şi analize de cash flow. Mişcările de stoc sunt adăugate, în sistem, în timp real de către gestionari, conform rolului pe care îl au, iar soluţia generează automat documentele aferente. Costurile de transport se adaugă automat în costul materiilor prime pentru a putea calcula costul real de producţie. Departamentul financiar introduce facturile de furnizor şi generează facturile de client pe baza documentelor introduse de gestionari, astfel încât se scurtează timpul de generare a acestor documente. Stocurile sunt încărcate pe loturi, cu date de expirare şi alte informaţii specifice (aditivi, rată de includere, enzime), atât pentru materii prime, cât şi pentru produse finite. Soluţia permite planificarea achiziţiilor în funcţie de: comenzile de vânzare, minim de stoc setat, parametrii de achiziţie de la furnizor (minim de comandat, multiplu de comandat, timp de livrare), reţete de producţie. La nivel de producţie, SAP Business One gestionează automat costurile în funcţie de toate abaterile de la reţeta standard, citind direct din liniile de producţie cantităţile consumate, astfel încât marja de eroare este minimă. Pentru fermele de pui, producţia se desfăşoară pe o perioadă mai lungă, se înregistrează toate costurile din timpul creşterii (hrană, apă, medicamente, alte costuri) şi se ajunge la costul pe cap/kg.
„Colaborarea cu System Innovation România a fost foarte eficientă, deoarece consultanţii au înţeles activitatea Vitall şi au avut capacitatea să transpună cerinţele în funcţionalităţi. De asemenea, SAP Business One este o soluţie foarte flexibilă, care a permis configurarea personalizată a sistemului funcţie de specificul companiei noastre”, consideră Mihaela Iovan.
Beneficii
Pentru Vitall, beneficiile principale ale utilizării SAP Business One sunt trasabilitatea totală a informaţiilor, centralizarea acestora şi transformarea rapidă în suport pentru luarea deciziilor de business. În acest moment, echipa de management beneficiază de instrumente puternice de control şi monitorizare a activităţii, precum şi de un sistem eficient de raportare, necesar luării unor decizii rapide într-o companie dinamică. Datele pe care le procesează sistemul informatic sunt reale şi nu estimate, iar evidenta costurilor pe linii de business este completă. De asemenea, a fost eliminată introducerea redundanta a datelor, ceea ce a dus la reducerea considerabilă a erorilor de operare. Cei 22 de utilizatori au drepturi de acces conform fisei postului, iar munca lor este mai eficientă.
„Câştigul de timp şi colaborarea sunt cele mai relevante beneficii. Anterior lucram disparat, fără integrare, fără schimb de informaţii. SAP Business One aduce toate departamentele la un numitor comun, elimina introducerea redundanta a datelor şi pune informaţiile la dispoziţia tuturor”, mai afirmă Mihaela Iovan.
Îmbunătăţirea suportului decizional prin acces rapid la informaţii, rapoarte şi analize
Compania Vitall urmăreşte atent indicatorii care ţin de profitabilitate, pe diverse categorii de produse şi activităţi, ca pital de lucru, rotaţie clienţi şi furnizori, situaţia soldurilor. Această vizibilitate ajută la reducerea riscurilor şi luarea celor mai potrivite decizii. Cu soluţia anterioară, obţinerea unor astfel de informaţii punea o presiune mare pe departamentul financiar, iar volumul de muncă necesar era foarte ridicat. Mai mult, exista permanent riscul apariţiei unor erori la manipulare datelor.
Reducerea cu 80% a numărului de opriri ale liniilor de producţiei din lipsa materiilor prime
Deoarece sistemul informatic anterior nu permitea monitorizarea strictă a sincronizării dintre producţie şi aprovizionare, Vitall se confrunta cu oprirea frecvenţă a liniilor de producţie din lipsa materiilor prime. În SAP Business One, sistemul de producţie se raportează direct la stocuri, iar acestea sunt aprovizionate automat în funcţie de comenzile în derulare. „Pentru că avem vizibilitate maximă asupra stocurilor, iar aplicaţia notifica utilizatorii atunci când stocurile ating pragul critic, situaţiile de „out of stock” s-au diminuat considerabil şi prin urmare opririle proceselor de producţie s-au redus cu 80% după implementarea SAP Business One”, declară Mihaela Iovan.
Creşterea transparentei costurilor de producţie şi reducerea erorilor de calcul
Cu SAP Business One, Vitall gestionează producţia pe o bază reală. Eroarea la calcularea costului de producţie este minimă, ceea ce ajută la urmărirea reală a marjei brute şi a profitabilităţii pe multiple categorii. Anterior, corecţia costului standard se făcea manual, în Excel, ceea ce genera tolerante mult mai mari. Mai mult, dura 1-2 zile, ca Departamentul Financiar să obţină un raport care cu SAP Business One este disponibil imediat.
Trasabilitatea completă a informaţiilor
Activitatea Vitall s-a simplificat foarte mult la nivel de „controlling”. În SAP Business One este simplu de identificat cine şi ce informaţie a introdus în sistem, fluxurile sunt uşor de monitorizat, iar trasabilitatea asupra proceselor este completă. Din perspectivă internă, departamentul financiar are posibilitatea să definească direct în aplicaţie şabloane de bugete, centre de profit şi pierdere pentru fiecare linie de business, proiecte, ceea ce permite o separare a costurilor şi o gestiune mai eficientă. De asemenea, auditul situaţiei financiare şi raportările către instituţiile bancare s-au simplificat considerabil.
Fluidizarea activităţii şi creşterea productivităţii
Implementarea SAP Business One a redus efortul operaţional de înregistrare a tranzacţiilor de stoc. Totodată a permis angajaţilor din fabrici să se concentreze mai atent asupra proceselor de producţie, prin preluarea automată a consumurilor reale direct din liniile de producţie, eliminând astfel efortul şi eventualele erori de introducere manuală. Pentru departamentul comercial, sistemul oferă posibilitatea preluării online a comenzilor clienţilor şi transmiterea automată a documentaţiilor afe rente. Creşterea productivităţii este evidentă şi în cadrul Departamentului Financiar unde anterior, o bună parte din activitate era alocată producerii rapoartelor manageriale şi a situaţiilor contabile.
„Estimez că investiţia în SAP Business One se va amortiza în unu până la doi ani. Pentru noi însă cel mai important beneficiu este coontrolul obţinut şi perspectiva de dezvoltare pe care Vitall o are cu SAP Business One şi echipa de consultanţă a System Innovation România”, declară Mihaela Iovan, Director Financiar Vitall
