Până la digitalizare aproape fiecare întâlnire avea o minută, practic pe cineva care ținea note, rezumând cine a spus și ce a spus. Aceste minute erau transmise ulterior pentru comentarii și corecții și pentru a confirma acțiunile pe care oamenii le-au prezentat. Apoi a apărut teleconferința și toate aceste întâlniri au devenit mult mai puțin formale.
Acum, participanții își țin propriile note, dar dacă toată lumea procedează așa nu mai există o versiune partajată sau convenită pentru cei care nu pot participa. Și în timp ce ar putea exista o înregistrare audio a discuției, încercarea de a extrage punctele-cheie dintr-o oră de audio este o sarcină ingrată. Într-adevăr, un punct general ar putea fi ca o întâlnire să nu bazeze pe înregistrări. Dacă cineva cu adevărat nu are timp să petreacă o oră on-line în cadrul întâlnirii, atunci când cel puțin există o interacțiune reală în timp real, este puțin probabil să aibă timp mai târziu să asculte înregistrarea de o oră sau chiar mai mult.
Desigur, întâlnirile formale față în față durează adesea câteva minute. Cu toate acestea, cu toții ne bazăm atât de mult pe ajutoare tehnologice pentru colaborare, cum ar fi smartphone-uri, sisteme CRM, aplicații de management de proiect, aplicații care oferă o prelucrare ulterioară pentru a le face utile.
Odată descoperită problema, există foarte puține aplicații care oferă toate cele necesare, majoritatea soluțiilor „all-in-one”, combinând notarea cu propria lor activitate de urmărire și așa mai departe. Microsoft Teams vine ca un exemplu „all-in-one”, dar care nu oferă atât de multe pe cât ar spera utilizatorii.
Există, de asemenea, un set de instrumente software care transmit notele la întâlniri în alte instrumente, transformând elementele de acțiune în activități, activități sau bilete în cea mai bună aplicație CRM, management de proiect sau aplicație helpdesk utilizată. Se poate face mult acest lucru printr-o platformă de colaborare, un exemplu fiind Slack, Dropbox Paper sau Hugo.
