Gestionarea programelor ERP oferă cadrul pentru a gestiona portofoliul de proiecte care asigură succesul implementării, dar solicită un angajament uriaș de timp, efort, resurse financiare și umane. Gestionarea proiectelor nu este capabilă să abordeze în mod eficient aceste zone, chiar dacă alegeți o implementare cloud ERP. În schimb, organizațiile ar face bine să se concentreze asupra stratului critic din înaintea managementului de proiect: managementul programului. Acesta oferă un cadru pentru gestionarea și monitorizarea numeroaselor proiecte individuale care compun o implementare ERP tipică. Proiectele individuale care compun o implementare ERP, de la selecție la managementul tranziției, fac parte dintr-un management global al programului.
Fiecare dintre ele trebuie monitorizat și controlat dintr-o perspectivă individuală a managementului de proiect și din perspectiva colectivă a managementului de programe pentru a profita de beneficiile reale ale unei implementări ERP. Implementarea cu succes a ERP depinde de succesul managementului de programe, care, la rândul său, depinde de succesul proiectelor individuale care intră în managementul programului.
Gestionarea programelor ERP promovează cultura integrării. În timp ce proiectele individuale se concentrează pe realizarea de lucruri, managementul programelor ERP asigură că toate aceste proiecte definite și temporare se sincronizează și se integrează între ele în termenii beneficiilor generale pe care organizația dorește să le atingă. Mai departe prezentăm cele cinci faze ale unui management al programului ERP.
- Inițierea programului. În această fază, se alocă un manager de program și se construiește un caz de afaceri pentru a identifica beneficiile unei implementări ERP pentru a asigura succesul. Această fază stabilește limitele de lucru pentru implementarea ERP, precum și realizarea beneficiilor pe care societatea le va realiza.
- Programul de configurare. Această etapă implică înființarea biroului de programe, definiția programului de lucru, dezvoltarea portofoliului de proiecte, definiția structurii programului și activitățile legate de buget și de calendar.
- Proiectați, construiți și testați. În subfaza de proiectare, fundamentele funcționale și tehnice ale software-ului ERP sunt stabilite și vor avea efecte cascadă pe tot parcursul proiectului. Subfaza de construcție permite echipelor funcționale și tehnice să construiască un prototip de software ERP care să îndeplinească obiectivele generale de management al programelor ERP. Subfaza de test necesită testarea iterativă a prototipului ERP dezvoltat, astfel încât să se îmbunătățească constant până când este pregătit pentru implementare. Managementul programului ERP se concentrează pe asigurarea instruirii, comunicării și managementului performanței.
- Implementați. În timp ce se concentrează în primul rând pe o operațiune ERP go-live, această fază asigură că toate proiectele asociate din cadrul managementului programului ERP lucrează, de asemenea, în armonie între ele.
- Post-implementare. Poate că este mai critică pentru succesul implementării ERP decât orice altă fază, această fază asigură rezolvarea problemelor imediate și presante. Acestea includ introducerea incorectă a datelor, problemele de autorizare și o înregistrare de programare care amenință să împiedice funcționarea sistemului. Este, de asemenea, faza care, în mod inevitabil, se lungește cu mai mult timp decât este planificat și, prin urmare, are nevoie de o abordare eficientă a managementului programelor ERP.
Mai departe, împărțirea fluxului de gestionare a programelor ERP în următoarele cinci fluxuri distincte sau grupuri de lucru contribuie la asigurarea unei implementări ERP eficiente.
- Fluxul de implementare ERP. Acest flux se concentrează pe proiectarea, dezvoltarea, configurarea și implementarea software-ului ERP ca instrument care poate sprijini organizația în noi modalități de schimb de date și de lucru.
- Sistemul de informații și tehnologia informației (IS / IT). Acest flux funcționează pentru a asigura că infrastructura necesară, cum ar fi hardware-ul, rețelele și software-ul, există pentru succesul implementării ERP.
- Testarea fluxului. Testarea este atât de importantă pentru succesul implementării ERP, încât garantează un flux separat. Unitatea de testare, testul de acceptare a unității, testarea integrării, testarea performanței software-ului ERP și testarea încărcării sunt câteva exemple. Activitățile asociate care susțin diverse testări, cum ar fi pregătirea scripturilor de testare și validarea rezultatelor testelor de către utilizatorii funcționali sau de afaceri, sunt, de asemenea, asigurate de acest flux.
- Flux de integrare. Acest flux asigură integrarea persoanelor, a proceselor de afaceri, a IT / IS și a întregii organizații. Mai critic, acest flux are rolul de a reintegra resursele în cadrul organizației după încheierea unui management de proiect ERP.
- Programul de gestionare a fluxului. Proiectele care intră în sfera de aplicare a unui program de management ERP sunt lansate în acest flux. Unele dintre aceste proiecte implică gestionarea riscurilor, monitorizarea în timp util și de calitate, gestionarea resurselor, asignări bugetare, urmărire și monitorizare, proiectele de monitorizare a progresului, și managementul performanței.
