Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este un regulament impus de legislația UE, care protejează datele fiecărui cetățean al UE. Fiecare organizație care desfășoară activități în cadrul UE și gestionează datele aparținând cetățenilor UE este obligată din punct de vedere legal să respecte regulamentele, indiferent de locul în care se află organizația în lume. GDPR se referă la orice date personale care ar putea identifica orice cetățean european individual. Acestea pot include adrese de domiciliu, numere de telefon, e-mail, adrese mac și IP și orice alte date care dezvăluie informații personale despre individ. Scopul GDPR este de a proteja informațiile personale ale fiecărui cetățean al UE. Aceasta înseamnă că organizațiile care procesează date cu caracter personal vor avea o utilizare limitată a acesteia, iar în cadrul GDPR ar trebui să fie anonimă. Aceasta va include eliminarea vizibilității cetățeniei individului, a sexului și a vârstei.
GDPR se aplică tuturor aspectelor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal și include orice tiparire a datelor cu caracter personal. Fie că este vorba de contracte de tipărire, buletine de plată, etichete directoare de corespondență, informații financiare sau orice altă formă de informații personale, trebuie respectate instrucțiunile GDPR. Persoana responsabilă de prelucrarea datelor în cadrul organizației trebuie să se asigure că fiecare bucată de date personale tipărite este tipărită în conformitate cu reglementările și măsurile care ajută la asigurarea acestui lucru includ utilizarea de imprimare sigură cu PIN-uri, conectări securizate MFP, hard discuri criptate și rețele criptate . Selectarea imprimantelor care includ aceste funcții va oferi organizației protecție suplimentară împotriva activității de manipulare a datelor neconforme.
În primul rând, primele măsuri ar trebui să includă limitarea accesului la datele cu caracter personal de la cei care dețin autorizația de securitate corectă. Imprimarea datelor sensibile ar trebui evitată dacă nu este absolut necesară. În unele cazuri, cum ar fi furnizarea de plăți, contracte și imprimarea de plicuri sau etichete pentru corespondenții direcți, acest lucru poate fi greu de evitat. Asigurarea faptului că imprimantele utilizate în aceste scopuri includ caracteristicile de securitate relevante sunt, prin urmare, vitale pentru respectarea normelor. Atunci când se imprimă date sensibile, trebuie respectat un proces rigid prin care să se supravegheze toate activitățile de manipulare a datelor. Indiferent cât de bine sunt datele protejate, trebuie să existe măsuri pentru a preveni orice potențiale încălcări ale datelor.
Una dintre cele mai mari surse de pierdere de date este tava de ieșire a imprimantei. Este esențial ca persoana responsabilă de tipărirea datelor să se asigure că informația printată nu este lăsată în tava de ieșire a imprimantei intenționate sau trimisă către un dispozitiv greșit și, eventual, imprimată în mâini greșite. Pentru a preveni pierderea datelor din tava de ieșire, produsele OKI oferă autentificarea angajaților, cerând persoanei care a trimis lucrarea la imprimantă să fie prezentă la aparat la imprimarea datelor. Dispozitivele OKI includ o caracteristică ce restricționează accesul utilizatorilor, precum și funcționalitatea de tipărire prin tragere, care permite utilizatorilor să recupereze lucrări de imprimare de la orice dispozitiv din rețeaua companiei, numită OKI Sendys Output Manager.
Datele sensibile pot fi stocate și accesate pe mediile de stocare ale unui dispozitiv de imprimare. Pentru a oferi cea mai bună protecție posibilă a datelor deținute, dispozitivele OKI oferă criptare hard disk la 128 sau 256 de biți. Pentru protecție suplimentară, utilizatorii pot seta, de asemenea, dispozitivele OKI pentru a șterge automat memoria jobului de imprimare după trimiterea datelor sensibile în modul Print privat. Setul opțional de suprascriere a datelor pe unele modele reformează hard diskul pentru un nivel suplimentar de protecție. Cu managerul de ieșire OKI Sendys, datele sensibile pot fi păstrate central fără a fi stocate de suportul de stocare de pe dispozitivul de tipărire.
Când este deblocat, panoul de control al unui dispozitiv poate prezenta un risc semnificativ, permițând utilizatorului greșit să ajusteze setările importante, intenționat sau neintenționat. Pentru a contracara acest lucru, dispozitivele OKI oferă panouri de operare pentru blocare și includ posibilitatea de a schimba parolele de administrare, necesitând autentificarea utilizatorilor pentru cei care încearcă să schimbe setările dispozitivului sau să acceseze datele stocate. Dispozitivele OKI pot fi configurate pentru a permite administratorilor autorizați să ajusteze setările. De asemenea, poate fi utilizată autentificarea prin cartela IC, astfel încât numai personalul cu carduri poate accesa setările dispozitivului. Lucrările criptate pot fi de asemenea recuperate cu restricții de acces, permițându-le numai celor care ar trebui să aibă acces la date pentru a prelua lucrarea criptată. Datele pot fi protejate în continuare prin dezactivarea porturilor USB, iar datele scanate pot fi procesate direct în format PDF criptat.
Este vital ca organizațiile să se asigure că propriile lor rețele sunt sigure pentru a-și proteja afacerea și datele. Dispozitivele OKI utilizează certificate, protocoale de filtrare IP și protocoale de securitate a rețelei (IEEE802, IPSec și SSL) pentru securizarea datelor. Pentru a oferi un pas suplimentar spre salvarea datelor tipărite, dispozitivele OKI pot încorpora documente imprimate cu filigrane de securitate. În driver puteți selecta Print privat și alegeți eliberarea PIN-ului și / sau a cartelei IC.
Creșterea conectivității în cloud înseamnă că probabilitatea de intercepții și încălcări ale datelor este sporită prin capacitatea de a se conecta la locații externe. Dispozitivele OKI sunt livrate împreună cu Explorer, care le permite utilizatorilor să selecteze conectori opționali (de exemplu, One Drive, Google, SharePoint, Dropbox). Acest lucru ajută la gestionarea infrastructurii și împiedică accesul neautorizat, asigură confidențialitatea documentelor, asigură imprimarea mobilă și oferă o posibilitate de audit completă a activităților de tipărire.
