Amtrak este cel mai mare operator feroviar din Statele Unite, cu 21.000 de kilometri de cale ferată în 46 de state, Districtul Columbia și trei provincii canadiene. Astăzi, Amtrak utilizează Microsoft 365 pentru a construi un loc de muncă modern și a spori eficiența în funcția de management de proiect. Angajații sunt împuterniciți să creeze soluții de business intelligence și aplicații de flux de lucru care economisesc timp, prin care să economisească milioane de dolari în costurile forței de muncă, să eficientizeze fluxurile de lucru și să accelereze managementul proiectelor astfel încât compania să atingă obiectivele strategice de afaceri mai rapid.
Deși Amtrak a implementat deja Microsoft 365 E3 și E5 pentru personalul din cadrul Enterprise Project Management Office (EPMO), nimeni nu a testat cu adevărat capabilitățile sale. Microsoft 365 este o soluție completă, inteligentă care permite tuturor să fie creativi și să lucreze împreună mai sigur. Acesta combină Windows 10 Enterprise, Microsoft Office 365 și Enterprise Mobility + Security. Amtrak folosește Office 365 ca fundație pentru un nou mod de lucru, pe măsură ce compania își începe călătoria pentru a deveni un loc de muncă modern. Microsoft 365 E5 a digitalizat tabloul de bord pentru inventarul portofoliului de proiecte, construit în cadrul portalului SharePoint Online al companiei, care oferă formulare pentru eficientizarea gestiunii proiectelor. Acesta oferă, de asemenea, o perspectivă detaliată asupra fiecărui proiect activ la Amtrak, inclusiv un raport de stare de proiect pe o pagină, pe care personalul îl poate utiliza pentru a evalua rapid fiecare stat în fiecare lună.
O funcție relativ nouă la Amtrak, EPMO a fost constituită acum doi ani, pe baza recomandărilor agenției feroviare a SUA și a Oficiului de Inspector General. De atunci, Amtrak și-a dezvoltat maturitatea în managementul proiectelor prin instituirea unei guvernări standardizate pentru portofoliul de întreprinderi al companiei. În prezent, EPMO conduce compania Amtrak în adoptarea aplicațiilor Office 365 de productivitate a afacerilor. Office 365 este o soluție potrivită pentru EPMO deoarece îndeplinește cerințele funcției de management al proiectelor companiei. Portofoliul variază de la proiectele mici IT, până la proiecte de investiții de capital în valoare de miliarde de dolari, pot fi administrate cu ușurință și inovație, cum ar fi renovarea stației istorice 30th Street din Philadelphia sau introducerea unui nou tren de mare viteză.
Datorită locațiilor dispersate ale proiectelor care mențin o infrastructură de transport de la coastă la coastă, managerii de proiect sunt extrem de mobili. Pentru a se adapta acestei mobilități, Amtrak a implementat Office 365 ProPlus, astfel încât angajații să poată instala aplicații Office pe până la cinci dispozitive, inclusiv computere, tablete și telefoane. Și pentru că toată lumea utilizează Microsoft OneDrive, ei pot accesa, păstra și proteja fișierele din cloud, oferindu-le acces oriunde și abilitatea de a partaja fișiere cu colegii. În plus, deoarece Office 365 oferă posibilitatea de a restricționa permisiunile utilizatorilor, managerii de proiect pot utiliza această capacitate pentru proiecte confidențiale, unde documentația proprietară este limitată la o echipă foarte mică.
Astăzi, managerii de proiecte utilizează dispozitivele mobile pentru a accesa tabloul de bord pentru inventarul portofoliului, pentru a raporta starea proiectului. De asemenea, utilizează aplicațiile de colaborare Office 365 precum Skype for Business pentru a se conecta cu colegii din birou sau Yammer, rețeaua socială de întreprinderi, pentru a crea comunități de practică. Ambele servicii sunt disponibile pe dispozitivele mobile. Deoarece EPMO oferă mai multă vizibilitate în performanța managementului de proiect prin tabloul de bord Enterprise Portfolio Inventory, acesta promovează necesitatea unei mai mari funcționalități, guvernanță și inițiative de calitate disponibile prin intermediul aplicațiilor Office 365. EPMO folosește aceste date pentru a trimite un buletin informativ lunar creat prin intermediul aplicației digitale Sway și face anunțuri în Yammer.
Amtrak combină valoarea investiției sale în Microsoft 365. Echipa utilizează o suită de instrumente de analiză de afaceri bazate pe cloud și PowerApps, care oferă o abordare „punct și clic” pentru a proiecta aplicația fără a scrie cod, pentru a livra noi capabilități care salvează timpul și banii. La Amtrak, EPMO este motorul care conduce călătoria modernă la locul de munca. De la punerea în aplicare a Microsoft 365, accelerarea marcată a maturității administrării portofoliului EPMO și a gestionării individuale a programelor a ridicat profilul biroului și a alimentat adoptarea aplicațiilor de afaceri Office 365 în întreaga companie. Site-ul SharePoint al companiei, buletinul informativ Sway și comunitățile Yammer au devenit atât de populare încât responsabilii de implementare primesc în mod regulat apeluri telefonice de la departamente care doresc sfaturi privind optimizarea instrumentelor Office 365.
