Organizaţiile care intenţionează să activeze în deplină conformitate cu prevederile GDPR trebuie să se asigure că fiecare aspect al gestionării datelor este luat în serios, iar asta include tipărirea şi procesarea de date personale sensibile. Aceste capabilităţi au fost dezvoltate de OKI pentru a permite utilizatorilor de imprimante OKI să opereze cu încredere, în siguranţă şi în mod responsabil conform GDPR. Prevederile GDPR trebuie respectate indiferent că e vorba de tipărirea de contracte, formulare de plată, etichete poştale, informaţii financiare sau oricare altă formă de informaţii personale.
Persoana din cadrul organizaţiei care e responsabilă de gestionarea datelor personale trebuie să se asigure că orice fel de date personale tipărite sunt tipărite în conformitate cu reglementările, iar măsurile care ajută la asigurarea acestui fapt includ folosirea de mijloace securizate de tipărire cu PIN, conectare securizată MFP, discuri criptate şi reţele criptate. Alegerea unor imprimante care incorporează astfel de caracteristici va oferi organizaţiei dumneavoastră un nivel sporit de protecţie împotriva activităţilor de gestionare date neconforme.
Se recomandă implementarea unei strategii care să asigure gestionarea sau utilizarea datelor de către cei îndrituiţi la asta conform prevederilor GDPR. În primul rând, o astfel de strategie ar trebui să includă restrângerea accesului la date personale doar la nivelul celor care dispun de nivelul adecvat de acces securizat la date.
Tipărirea de date sensibile ar trebui evitată atunci când nu este absolut necesară. În unele cazuri, o astfel de situaţie poate fi greu de evitat, aşa cum este cazul ordinelor de plată, contractelor, plicurilor sau etichetelor poştale. Ca atare, asigurarea includerii de caracteristici relevante de securitate de către imprimantele folosite în astfel de scopuri devine vitală pentru asigurarea conformităţii.
În cazul tipăririi de date sensibile trebuie urmat un proces rigid, care să permită celor responsabili de conformitate cu prevederile regulamentului din cadrul organizaţiei să supravegheze toate activităţile de manevrare date.
Indiferent cât de bine protejate sunt datele, trebuie luate măsuri de prevenire a scurgerii lor în cazul unei breşe potenţiale de securitate.
Zone potenţiale de risc de securitate
Tava de ieşire
Una din cele mai importante surse de pierderi de date este constituită de tava cu documente tipărite a imprimantei. Este obligatoriu ca persoana responsabilă de tipărirea datelor să se asigure că datele nu sunt uitate în tava de ieşire sau trimise unui dispozitiv eronat, ca astfel să poată ajunge în mâini nepotrivite. One of the biggest sources of data loss is the printer output tray.
Pentru a preveni pierderea de date din tava de ieşire a imprimantei, produsele OKI prevăd autentificarea utilizatorului, cerând persoanei care a dat instrucţiunea de tipărire să fie prezentă la imprimantă când datele sunt tipărite.
Dispozitivele OKI includ o caracteristică de restricţionare a accesului utilizatorului, precum şi funcţia de pull printing, care permite utilizatorilor să retragă documente tipărite din orice dispozitiv conectat la reţeaua companiei (OKI Sendys Output Manager).
Stocare
Datele sensibile pot fi stocate şi accesate într-un mediu de stocare al dispozitivului de imprimare. Pentru a furniza cea mai bună protecţie posibilă a datelor deţinute, dispozitivele OKI oferă criptare de disc pe 128 sau 256 biţi.
Pentru o protecţie suplimentară, utilizatorii pot, de asemenea, seta dispozitivele OKI să şteargă automat memoria de tipărire a imprimantei după trimiterea datelor sensibile în mod Private Print. Kit-ul opţional de suprascriere date din unele modele reformatează discul dur în scop de creştere a gradului de securitate.
Cu ajutorul OKI Sendys Output Manager, datele sensibile pot fi ţinute centralizat, fără a fi condiţionate de media de stocare date de pe dispozitivul de imprimare.
Panoul de control
Când este deschis, panoul de control al unui dispozitiv poate reprezenta un risc semnificativ prin faptul că poate permite unui utilizator nepotrivit să ajusteze setări importante, fie intenţionat, fie neintenţionat. Pentru a preveni aşa ceva, dispozitivele OKI incorporează panouri de blocare operaţiuni şi includ capabilitatea de schimbare parole admin, cerând autentificare utilizator în cazul celor care încearcă să modifice setări ale dispozitivului sau să acceseze datele stocate.
Dispozitivele OKI pot fi configurate ca să permită doar administratorilor autorizaţi să ajusteze setări. Poate fi, de asemenea, folosită autentificarea IC Card, astfel încât doar personalul dotat cu carduri de acces să poată accesa setările dispozitivelor.
De asemenea, sarcinile de tipărire criptate pot fi efectuate cu restricţii de acces, permiţând doar celor care ar trebui să aibă acces la date să poată retrage documentele criptate. Datele pot fi şi mai mult protejate prin scoaterea din uz a porturilor USB, iar datele scanate pot fi procesate direct în format PDF criptat.
Reţeaua
Este vital ca organizaţiile să se asigure că propriile reţele sunt securizate pentru a-şi proteja afacerea şi datele. Dispozitivele OKI folosesc certificate, filtrare IP şi protocoale de securitate reţea (IEEE802, IPSec şi SSL) pentru a securiza datele.
Driverul de imprimantă
Ca un mijloc suplimentar de protejare a datelor tipărite, dispozitivele OKI pot incorpora amprente de securitate în documente. În cadrul driver-ului puteţi selecta activarea Private Print şi alege opţiunea PIN şi / sau IC Card.
Cloud
Creşterea conectivităţii în cloud înseamnă sporirea posibilităţilor de scurgeri sau interceptări de date în urma capacităţii de conectare la locaţii exterioare. Dispozitivele OKI includ posibilitatea Sendys Explorer, care permite utilizatorilor să selecteze conectori opţionali (cum ar fi One Drive, Google, SharePoint, Dropbox). Asta ajută la gestionarea infrastructurii şi împiedică accesul neautorizat, securizează confidenţialitatea documentelor, securizează imprimarea mobilă şi furnizează capacitatea de monitorizare completă a activităţilor de tipărire.
