Statistic vorbind, putem considera că majoritatea companiilor care au implementat soluții ERP înainte de perioada ultimilor 3-4 ani folosesc o infrastructură proprie (on-premises) ca și mediu de funcționare a aplicației. Aceasta este modalitatea clasică de instalare a unui ERP și, în linii mari, pentru beneficiar se traduce în achiziția mai multor componente hardware & software: licențe (ERP, baze de date, sisteme de operare, alte aplicații conexe), echipamente (servere, storage, echipamente de rețea, etc), mentenanță software periodică, servicii de implementare și suport post-implementare. În plus, operararea și întreținerea în parametri normali de funcționare a unui astfel de ecosistem presupune din partea beneficiarului și o serie de costuri (interne sau externalizate) asociate: personal IT calificat (inclusiv instruire și certificări), upgrade-uri hardware & software, activități de mentenanță etc., toate acestea cu caracter periodic.
de Mihai Ionescu, Senior Sales Consultant, XAPT Solutions
Desigur, pentru companiile mari, care au departamente IT dedicate și bugete solide, care încă pot susține activitatea acestora, aspectele menționate anterior poate nu au, la prima vedere, o relevanță atât de mare. Însă pentru marea majoritate a firmelor din segmentul IMM astfel de costuri se pot dovedi nesustenabile, fiind greu de capitalizat. Și toate acestea în condițiile în care gradul de complexitate în administrarea unei infrastructuri IT este într-o permanență creștere.
Odată cu dezvoltarea exponențială a serviciilor de cloud public din ultimii ani (Microsoft, Google, Amazon), accesul la acest tip de resursă nu mai este unul prohibitiv, ci dimpotrivă. Mai mult, servicile cloud asigură exact raportul optim dintre cost vs. beneficii. Mai concret:
- Este predictibil (plătești cât consumi),
- Serviciul poate fi activat rapid,
- Asigură disponibilitate (majoritatea furnizorilor de cloud asigură un SLA de cel puțin 99,95%)
- Este flexibil (poți ajusta nivelul de performanță în funcție de necesități, proporțional cu nivelul de costuri asociat)
- Infrastructura din „spate” este în permanență actualizată „la zi”
- Asigură o securitate sporită a datelor stocate.
În contextul în care și rata de adopție a serviciilor de cloud în rândul companiilor a urmat un trend de creștere constantă, producătorii de aplicații ERP și nu numai, s-au aliniat acestor schimbări. Spre exemplu, Microsoft pune la dispoziție (pe lângă licențierea software clasică, caz în care plătești o singură dată și ai drept de utilizare nelimitat în timp asupra produsului software) și licențierea de tip subscripție, fie în regim SaaS (Software as a Service), fie cu opțiune de instalare în mediul cloud Microsoft Azure (IaaS – Infrastructure as a Service sau PaaS – Platform as a Service ). Pentru că de foarte multe ori se pune, în mod eronat, semn de egalitate între soluții ERP de tip SaaS și soluții ERP cu instalare în mediu cloud (IaaS sau PaaS), este bine să facem câteva precizări:
- În varianta SaaS, care presupune plata unui abonament lunar, practic beneficiarul „vede” doar clientul web de conectare la aplicație, toate componentele și costurile adiționale de infrastructură fiind suportate de către furnizorul serviciului. Cu alte cuvinte, infrastructura necesară și mentenanța acesteia sunt transparente pentru beneficiar, ele fiind în totalitate în responsabilitatea furnizorului. Un exemplu de astfel de aplicații îl reprezintă suita Dynamics 365, care cuprinde întreg spectrul de aplicații de business ale Microsoft: Finance and Operations (cunoscut în versiunile anterioare drept Microsoft Dynamics AX), Business Central (având la bază platforma Microsoft Dynamics NAV) – lansat de către Microsoft în luna aprilie a anului trecut (în 14 țări, în prima fază), Customer Engagement (Sales, Marketing, Project Service Automation, Field Service, Customer Service), Retail, Talent. Un alt exemplu de aplicație de tip SaaS este și suita Business Intelligence & Analytics de la Microsoft, denumită Power BI.
- În varianta IaaS/PaaS, clientul are în continuare opțiunea de licențiere a aplicației în regim de subscripție, urmând ca pentru instalare să se utilizeze un serviciu cloud, care poate fi Microsoft Azure (sau asigurat de către alt furnizor de cloud). În acest caz previzionarea resurselor se face în funcție de necesități (număr de utilizatori, tipuri de aplicații, interfețe cu alte sisteme, etc), acest aspect fiind gestionat de către implementator împreună cu clientul. Pe lângă costul lunar al subscripției ERP, se adaugă și cel al subscripției de cloud. Un exemplu concret de astfel de soluție este Microsoft Dynamics NAV, care începând cu versiunea 2016 este disponibil pentru implementare și în varianta cloud (IaaS/PaaS).
Este important de reținut că prin posibilitatea de a înlocui achiziția de licențe tradițională (care în general presupune plata integrală și în avans a acestora, la momentul semnării contractului) și pe cea de infrastructură hardware & software, cu servicii pe baza de abonament(e) lunare, efortul financiar este distribuit în timp și asigură premisele unei recuperări rapide a investiției, din mers, pe măsură ce clientul deja utilizează soluția ERP (OpEx vs. CapEx). Coroborat și cu un plan de plăți etapizat pentru serviciile de implementare, o soluție ERP în cloud oferă companiilor beneficiare o serie de avantaje clare, atât din punct de vedere al costurilor cât și al simplificării procesului, comparativ cu abordările clasice. Dacă adăugăm în ecuație și suita Office 365, care pune la dispoziție toate instrumentele de business necesare în desfășurarea activității zilnice de birou (e-mail, spațiu de stocare, aplicațiile Word, Excel, Power Point, Skype for Business, etc) și care este nativ integrată cu Microsoft Dynamics 365, putem spune că avem un set complet (end-to-end) de aplicații, accesibil începând de la câteva zeci de euro pe lună, per utilizator.
XAPT, în calitatea sa de partener strategic al Microsoft s-a aliniat noilor tendințe ale industriei, având deja mai multe implementări de proiecte din suita Dynamics 365 finalizate cu succes. În plus, compania a lansat în decursul ultimilor doi ani și o serie de produse proprii, având la baza tehnologia Microsoft și care funcționează în mediul cloud. SmartBiz 365 (având la baza platforma Microsoft Dynamics NAV) – soluția ERP destinată firmelor din categoria IMM și Smart BI (bazat pe Power BI) – instrument avansat de Business Intelligence care permite extragerea, prelucrarea și analiza datelor din companie în vederea asigurării suportului decizional, sunt două exemple concrete în acest sens.
Concluzionand, piața de soluții ERP tradițională se află într-un punct de turnură majoră, în care direcția se schimbă către cloud și odată cu acest lucru și modalitatea de abordare a proiectelor. Studiile de piață arată că soluțiile instalate în cloud câștigă tot mai mult teren comparativ cu cele on-premises, estimarea IDC fiind că până în 2021 acestea le vor depăși ca și pondere pe cele din urmă. În acest context, dacă aveți în plan implementarea unui sistem ERP în perioada următoare, nu omiteți cloud-ul din discuție ci, dimpotrivă, luați-l în considerare ca și primă opțiune.
