Până de curând, revizuirea pachetelor de acte juridice era unul dintre punctele complicate ale firmelor de avocatură, dar, odată cu crearea formatului Portable Document Format (PDF) de către Adobe Systems în 1993, profesia de avocat a câștigat o soluție capabilă să păstreze înregistrările pe suport hârtie și electronice într-un format consistent, ideal pentru revizuire, schimb și arhivare de acte juridice, contracte și corespondență cu avocații și clienți. Pe lângă faptul că este un duplicat electronic al unui document, formatul PDF oferă abilitatea de a limita schimbările și poate fi securizat digital și autentificat, făcându-l indispensabil pentru profesioniștii din domeniul juridic.
Cu toate acestea, potrivit Asociației Barourilor Americane, PDF-ul s-a mutat de la a fi standardul de facto pentru stocarea și partajarea documentelor electronice în lumea juridică la standardul de jure, bazat pe adoptarea sa pentru utilizarea de către instanțele federale, de stat și agenții guvernamentale. Deoarece depunerea electronică este necesară pentru avocații din instanțele federale și multe instanțe de stat, înțelegerea instrumentelor disponibile pentru a crea documente PDF este o necesitate “. Firmele de avocatură de astăzi necesită, pe lângă capacitățile tradiționale ale PDF-ului, care îl transformă într-un standard industrial, o soluție complexă, cum ar fi FineReader, care poate gestiona toate documentele juridice de la început până la sfârșit. Mai departe, evidențiem cinci modalități prin care o soluție complexă PDF va ajuta firmele de avocatură să facă eficiența, să îmbunătățească analiza documentelor juridice și să faciliteze gestionarea documentelor în litigiu.
O soluție ușor de utilizat, all-in-one PDF, oferă firmelor de avocatură o singură modalitate ușoară de a automatiza crearea, gestionarea și comunicarea PDF-urilor fără a genera costuri suplimentare pentru muncă manuală. Cu toate acestea, practicile legale au avut puține opțiuni: fie soluții PDF care sunt ușor și totuși subevaluate, fie bogate în funcții, dar complexe și costisitoare. O soluție all-in-one oferă o funcționalitate “one-stop-shop”, începând cu OCR (Optical Character Recognition) și extragere de date, la editarea și analiza textului, care elimină problemele legate de fluxurile de lucru mai lent, riscurile de securitate și problemele de conformitate. FineReader are o suită cuprinzătoare de instrumente de gestionare a PDF-urilor și recunoaștere text integrată fără probleme pentru lucrul cotidian cu documente legale.
Pentru a asigura exactitatea absolută în documentele juridice, firmele de avocatură trebuie să utilizeze soluția PDF care convertește cu precizie textul și layout-urile din scanări și fișierele cu imagini numai în fișiere PDF care pot fi căutate. Pe lângă eliminarea retipăririi manuale consumatoare de timp, o astfel de soluție îi ajută pe practicienii juridici să-și recâștige controlul procesării documentelor de la început până la sfârșit. De exemplu, FineReader detectează automat dacă documentele pe care le deschideți nu pot fi căutate și aplică OCR dacă este necesar pentru a face textul accesibil. Software-ul permite, de asemenea, extragerea rapidă și reutilizarea textului, editarea și actualizarea ușoară a documentelor și rearanjarea ușoară a paginilor și combinarea a mai multor fișiere într-unul singur.
Un instrument PDF complet, transformă modul în care experții juridici lucrează și colaborează cu PDF-urile. Permite departamentelor juridice să partajeze, să detecteze modificări, să comenteze și să adnoteze PDF-uri fără efort, simplificând și accelerând examinarea și aprobarea documentelor. De exemplu, comentariile și marcările pot fi făcute direct în PDF-uri, sporind în mare măsură eficiența procesării documentelor. Transparența între membrii echipei este îmbunătățită prin atribuirea nivelelor de stare comentariilor, inclusiv Acceptat, Respins, Anulat și Finalizat.
Pe lângă faptul că produce documente PDF/UA accesibile, rapid și eficient, o soluție PDF completă permite utilizatorilor să creeze documente PDF marcate. Echipele de colaborare pot seta, de asemenea, niveluri de securitate în PDF-uri pentru a controla ceea ce fac ceilalți cu documentul. De exemplu, restricționarea capacității unui utilizator de a imprima documentul, de a copia textul documentului, de a roti sau de a șterge pagini, de a adăuga comentarii sau de a extrage pagini. Echipele pot, de asemenea, proteja prin parolă documentul pentru a controla cine îl poate deschide.
Funcția „Comparați Documente” implementată în FineReader all-in-one ABBYY a ridicat nivelul facilități pentru soluții PDF axate pe sectorul juridic. Cu ajutorul instrumentului de comparare a documentelor al FineReader, modificările sunt detectate rapid, precis și automat. Caracteristica compară textul din două versiuni ale aceluiași document în diferite formate de fișier. Prin identificarea diferențelor între versiuni, instrumentul elimină consumul de timp, potrivirea liniară a textului în documentele pe hârtie sau scanările.
Soluțiile ABBY sunt oferite în Romania de către distribuitorul Romsym Data.
