Robotic Process Automation (RPA) este un termen foarte utilizat astăzi. Ignorați însă zgomotul de fond și încercați să vedeți dincolo de titlurile din mass media. Ce înseamnă mai exact automatizarea unui proces? Ce parte din activitatea angajaților unei companii are caracter repetativ și poate fi derulată cu ajutorul unui robot software? Într-un mod eronat, mulți cred că roboții software vor înlocui unele job-uri, însă în realitate rolul lor este limitat la anumite task-uri. Prin urmare, analizați ce sarcini ale angajaților puteți automatiza și nu ce job-uri ați putea disponibiliza.
Ca să păstrăm discuția pe același palier concret, am verificat proiectele RPA pe care le-am finalizat în ultimul an și am întocmit un top al celor mai frecvente automatizări cerute de beneficiarii din România. Să vedem rezultatele:
1. Procesare extrase de cont pe baza unui dicționar de cuvinte pentru clasificarea tranzacțiilor. Robotul Software dezvoltat de System Innovation aplică algoritmi de procesare a înregistrărilor pentru clasificarea lor în funcție de tipul tranzacției: încasare, plată, avans, etc. și le introduce în sistemul ERP. De asemenea, robotul software poate valida tranzacțiile cu cardul. Preia tranzacțiile generate pe o platformă online, spre exemplu, introduce extrasele bancare și corelează deconturile de cheltuieli în vederea închiderii acestora.
2. Procesare facturi furnizori. Robotul scanează în fiecare oră adresa de email pe care se recepționează facturile de la furnizori, descarcă atașamentele în format PDF și extrage datele (cod articol, cantitate, preț, data scadentă) și le introduce în sistemul ERP.
3. Procesare borderouri curier. Încasările zilnice sunt trimise pe mail sub formă de borderou, borderourile sunt descărcate și citite de către robotul software și adaugă în ERP pe baza numărului AWB. Un robot poate acoperi relația cu mai mulți curieri. O activitate similară este procesarea tranzacțiilor din e-commerce. Robotul software se conectează la o platformă tip marketplace, descarcă desfășurătoarele cu tranzacțiile unei perioade predefinite și procesează încasările pe baza numărului AWB.
4. Crearea ordinelor de achiziție. Robotul preia de pe e-mail cererile de creare a ordinelor de achiziții, descarcă atașamentele, extrage și validează datele, introduce datele în sistemul ERP ca ,,Purchase Orders” și salvează documentele în draft.
5. Derulare inventar. La început de lună, robotul software primește cu stocurile actualizate, descarcă documentele aferente și introduce valorile actualizate în sistemul ERP.
Tehnologia RPA a ajuns rapid la maturitate, încât să nu implice riscuri, iar erorile tind către zero. Practic orice proces repetitiv aflat în sarcina unui angajat poate fi preluat de un robot. Acesta poate imita orice acțiune de tip: click de mouse, apăsare de tastatură, navigare într-o fereastră de aplicație sau browser. După ce succesiunea pașilor este definită în etapa de configurare a robotului, acesta le va executa automat, fără intervenție umană și fără greșeală. Ce beneficii reies de aici? Toate analizele făcute alături de clienții System Innovation arată: reducerea costurilor, accelerarea ritmului de procesare, creșterea calității, eliminarea erorilor. Din perspectiva System Innovation, RPA este o tehnologie care va deveni la fel de comună ca suita Office, indispensabilă în orice activitate de birou.
Pentru întrebări despre implementare roboți software puteți contacta specialiștii System Innovation la office@sysinconsult.ro
