Transferul electronic de date (prescurtat EDI după Electronic Data Interchange) este o tehnologie care contribuie la transferul a diferite documente și informații de business între sistemele ERP ale companiilor care sunt parteneri de afaceri fără a mai fi nevoie de altă intervenție umană.
EDI reprezintă de fapt un mod automatizat de comunicare electronică a datelor realizat prin intermediul unui fișier XML care respectă anumite standarde unanim acceptate în piață.
EDI înlocuiește cu succes modalitatea clasică de transmitere a informațiilor și documentelor rezultate în urma relațiilor comerciale dintre companile partenere. Practic schimbul de diferite documente se realizează automat între companii, de la un sistem informatic (ERP de obicei) la altul, fără a mai fi nevoie ca acestea să fie transmise prin e-mail, fax sau imprimate pe hârtie pentru a fi trimise prin poștă sau curier.
Prin EDI se pot transfera orice tip de documente. În România, cele mai utilizate documente pentru comunicarea electronica sunt comenzile de marfă, avizele de transport și facturile în format electronic.
Tehnologia EDI poate fi utilizată de companii din orice industrie, însă cel mai adesea apare în comunicarea dintre business-urile din retail și cele care se ocupă de distribuție deoarece aici există un schimb intens de documente între magazine și furnizorii lor.
Un magazin mare, care are mii sau zeci de mii de produse pe rafturi și câteva zeci de furnizori generează un volum uriaș de comenzi, avize de livrare, confirmări de primire a mărfii, respectiv facturi.
De aceea, schimbul electronic de date este folosit în special de marii retaileri, mai ales de marile lanțuri de tip International Key Accounts (IKA), pentru eficientizarea schimbului de date operative cu partenerii și furnizorii lor. Mulți dintre retailerii importanți chiar impun utilizarea platformelor EDI de către furnizori pentru că procesează zilnic un volum foarte mare de documente în relația cu partenerii lor și doresc să facă acest lucru în mod automat și rapid fără intervenție umană, respectiv erori.
Câteva exemple de companii care folosesc EDI în relația cu furnizorii lor: Dedeman, Kaufland, Decathlon, Auchan, Lidl, Profi, Carrefour, Cora, Metro, Penny, Supeco, Selgros, Altex, Brico Depot, Hornbach, IKEA, Leroy Merlin etc.
Soluțiile Transart, B-Org ERP, respectiv sistemul de gestiune Neomanager, integrează tehnologia EDI pentru a-i ajuta pe importatorii, distribuitorii și producătorii care livrează în marile lanțuri de hypermarketurii, să obțină avantaje competitive și reduceri importante de costuri prin automatizarea procesului de transfer al datelor pe cale electronică.
Prin schimbul de informații comerciale cu ajutorul EDI se transferă de obicei documente cu privire la comenzi, facturi, avize de livrare, intrări de marfă între magazine și furnizori, dar se pot transmite și alte documente, precum cele enumerate în prima parte a articolului.
Aceste informații sunt transferate în mod securizat, pe Internet, cu ajutorul unui webserver dedicate. Pe acest server se crează conturi pentru toți partenerii care au nevoie să transfere automat date între ei. După cum puteți observa infrastructura necesară pentru funcționarea unui sistem EDI este minimală, iar costurile sunt semnificative raportat la beneficiile pe care le aduce.
Circuitul de schimb electronic de date funcționează în felul următor: De obicei un mare retailer (IKA) trimite comenzi către furnizorii săi. Un furnizor poate să primească comenzi de la fiecare magazin în care are produse listate la raft. Astfel rezultă o multitudine de sisteme de gestiune stocuri și ERP-uri care trebuie să comunice în același limbaj. Pentru a rezolva această situație, există mai mulți provideri de soluții EDI (vezi în secțiunea următoare lista cu ei) care transformă diferitele formate ale comenzilor emise de magazinele mari, într-unul singur, conform unui standard unanim acceptat la nivel international. Astfel, la furnizor toate comenzile intră în sistemul informatic într-un singur format standard, indiferent că primește comenzi care pleacă în diferite formate de la diferiți IKA.
O altă situaţie uzuală este transmiterea comenzilor către furnizori şi confirmarea acestora utilizând EDI.
Citiți și:
Beneficiile trimiterii automate a notificărilor prin e-mail
Vertiv identifică soluţii pentru a îmbunătăţi infrastructura IT din spitale
