Principalul risc la care sunt expuse companiile mici şi medii din România este incapacitate de plată prin epuizarea rezervelor de cash. Acesta este motivul interesului atât de mare arătat zilele acestea programului IMM Invest, cât şi a celor peste 1 milion de contracte de muncă suspendate.
Conform analiștilor economici, în România, deoarece două treimi din volumul de cash este concentrat în conturile companiilor mari, restul firmelor nu au bani, fie optează pentru extinderea termenelor de plată la furnizori (informația aici). Situația face ca încasarea facturilor să dureze în medie 80-120 de zile sau mai mult după unele studii, iar numeroase companii să devină foarte vulnerabile în fața unei crize, de natura celei prin care trecem în mod curent.
Ce opțiuni au antreprenorii pentru consolidarea rezervelor cash?
Lista principalelor măsuri include monitorizarea atentă a cheltuielilor, evaluarea corectă a fluxului de numerar, reducerea duratei medii de încasare a creanțelor, eliberarea de capital din activele non-core business etc. Totodată, directorii financiari au nevoie de control și predictibilitate asupra încasărilor și a plăților pe care le au de făcut pe un anumit interval de timp. Acestea sunt posibile doar cu ajutorul unui sistem ERP integrat. SAP Business One este o soluție performantă și versatilă la nivelul operațiilor financiare și care excelează în gestiune fluxului de numerar. SAP Business One oferă o imagine realistă asupra rezervelor de cash și a fluxului de încasări, ceea ce permite derularea în siguranță a achizițiilor sau investițiilor. Departamentele financiare au astfel o previziune mult mai bună asupra fluxului de numerar(intrări și ieșiri) ceea ce reduce riscurile și crește gradul de control al afacerii.
Am făcut o sinteză rapidă a celor mai utile funcționalități din SAP Business One pentru analiza cash flow-ului:
1. Folosirea sistemului de Aprobări, Alerte și Blocări pentru facturi depășite la scadență, limite de credit depășite, termene de plată devansate, la adăugarea oricărui document din sistem: oferta, comanda,aviz, factura etc.
2. Raport cu vechimea creanțelor și expedierea de notificări automate către clienții cu facturi depășite.
3. Raport cu vechimea soldurilor către furnizori.
4. Crearea și expedierea automată(Dunning Wizard) de scrisori pentru recuperarea creanțelor. Acestea vor informa clienții cu termene de plată depășite asupra scadențelor și penalizărilor aplicate.
5. Tablouri de bord cu previziuni de cash flow. Permit directorilor financiari să aibă o imagine clară a încasărilor viitoare pe baza documentelor tranzacționale, recurenței activităților, proiecțiilor de închidere a unor tranzacții etc. Pe baza acestor date pot fi planificate în avans plățile necesare.
6. Rapoarte de tipul Bugetat versus Realizat.
7. Rapoarte inteligente asupra tuturor Indicatorilor de Performanță(Key Performance Indicators) cu funcționalități de tip ,,drag and relate”.
8. Acces la soldul clienților direct în Outlook. Cu ajutorul CRM 4 Outlook, la primirea unui email, utilizatorii pot vedea soldul partenerului din Sistemul SAP aferent respectivului client direct în Outlook.
9. Urmărirea tranzacțiilor de numerar previzionat/realizat pe articole de cash flow.
10. Gestionarea scadențelor multiple și a promisiunilor de plată (negocierea unor termene de plată) și posibilitatea compensărilor între două sau mai multe părți.
Controlul rezervelor de cash trebuie să fie o prioritate pentru orice companie mică sau mijlocie. SAP Business One oferă un set extins de rapoarte standard asupra indicatorilor relevanți pe termen scurt. Recuperarea creanțelor consumă timp și atenție, însă în SAP Business One există toate uneltele necesare ca această activitate să fie gestionată cu succes. Utilizatorii au la dispoziție mai multe unelte prin care să determine clienții să plătească la termen sau să-și achite debitele restante. Cunoașterea situației și comunicarea fermă și transparentă către clienți reprezintă cheia. Este un efort de echipă și nu doar o atribuție a departamentului financiar.
Citiți și:
Business Digital cu SAP Business One
Trei mituri false legate de SAP Business One
Irina Oprea, System Innovation: Noua versiune SAP Business One 9.3 aduce functionalități pro GDPR
