Pandemia de COVID-19 a perturbat activitatea tuturor instituțiilor prin blocarea accesului la birou a angajaților. Pentru autoritățile locale însă, stoparea activității nu este posibilă, iar singura alternativă a fost digitalizarea. Adoptarea noilor tehnologii a permis menținerea în condiții optime a serviciilor publice, după cum arată i-cio.com, platforma de management a tehnologiei informației, oferită de Fujitsu.
Un exemplu de transformare digitală a unei autorități locale vine de la Birmingham, al doilea oraș ca mărime din Marea Britanie, cu o populație de 1,1 milioane persoane. Programul de digitalizare a dus la crearea unui adevărat consiliu municipal digital, al cărui scop este susținerea principalelor priorități ale orașului.
Birmingham este un oraș cu probleme majore de asistență socială. Aproximativ 40% dintre copiii din oraș trăiesc în sărăcie, rata șomajului dinaintea izbucnirii pandemiei era de 9,7% (în condițiile în care la nivel național era de 3,7%). De asemenea, orașul are nevoie de 89.000 de locuințe noi, dar nu există spațiu decât pentru circa 50.000. Peste toate acestea, municipalitatea trebuie să găsească resurse financiare de 778 milioane lire sterline (962 milioane dolari) pentru organizarea Commonwealth Games din 2022.
În ciuda tuturor problemelor, inclusiv a epidemiei de coronavirus, minicipalitatea a reușit să păstreze o continuitate în livrarea a peste o mie de produse și servicii cetățenilor. Cu ajutorul tehnologiei.
Cloud-based services
Municipalitatea din Birmingham a început programul de digitalizare a activității în 2016 și este programat să se încheie în a doua parte a lui 2021. Programul implică o serie de îmbunătățiri bazate pe tehnologie, inclusiv o forță de muncă flexibilă și mobilă, acces simplificat la servicii pentru cetățeni și utilizarea inteligentă a bazelor de date. Programul implică o migrare pe scară largă către cloud.
Aproape toți cei 11.500 de angajați ai municipalității au putut continua să lucreze mulțumită implementării lucrului de la distanță, ceea ce a permis angajaților să continue activitatea de acasă. Telemunca a fost crucială în păstrarea activității municipalității în perioada de restricție provocată de pandemie, când doar angajații esențial au putut părăsi locuințele.
Activitatea a implicat, printre altele, utilizarea suitei de aplicații cloud Microsoft Office 365 și colaborarea online prin conferințe video prin Microsoft Teams. De asemenea, au fost deblocate telefoanele mobile de lucru ale angajaților, astfel încât aceștia să poată utiliza aplicații care să le permită menținerea activității din orice locație.
Dimensiunea și complexitatea transformării digitale a municipalității din Birmingham nu a permis o strategie unică pentru fiecare („one size fits all”). A fost utilizat în schimb un set de principii de bază pentru toate activitățile, principii menite să îmbunătățească rezultatele. Peter Bishop, director pentru digitalizare și servicii cu clienții la Birmingham City Council, arată că una dintre transformări este trecerea de la foi de calcul la aplicații de ERP sau HCM postate în cloud. „Avem nevoie de contabilitate în timp real și de o aplicație pe care managerii o pot învăța în scurt timp”, spune Peter Bishop, care arată și că pentru a atinge obiectivele este nevoie de un serviciu digital centrat pe utilizator și bazat pe date în timp real.
O mare parte a aplicațiilor municipalității au fost mutate în zone de cloud oferite de Microsoft și Oracle. Abordarea autorităților din Birmingham este însă hibridă, ceea ce înseamnă că aplicațiile proprietare sunt păstrate „on-premise”, pe serverele instituției. „Nu toate aplicațiile noastre se potrivesc pentru adopția integrală a cloud și nu toți providerii de cloud sunt capabili să le administreze”, spune Peter Bishop.
Dar nu este nicio îndoială că menținerea activității tuturor angajaților municipalității nu ar fi fost posibilă fără utilizarea infrastructurii cloud. „Servicii precum Office 365 și infrastructura cloud au redus dependența de rețeaua noastră de IT. Iar acest lucru reprezintă în sine o transformare majoră”, arată Peter Bishop.
Citiți și:
Mitul serviciilor publice incapabile să se transforme digital este eliminat prin inovație
Infrastructura critică și serviciile publice sunt sprijinite de IoT
Serviciile publice intră în era tehnologiei digitale
