Conform datelor EAD, cel mai mare jucător portughez din piața de arhivare digitală, prezent si în România, costurile companiilor care optează pentru transformarea documentelor fizice în e-documente accesibile în cloud, se diminuează cu cel puțin 20%.
Piața locală de profil s-a majorat semnificativ anul trecut în contextul pandemiei de coronavirus și al noului trend de work from home. Astfel, procesele de business care implică hârtii au fost ajustate sau actualizate, iar conceptul de ”paperless company” a devenit familiar în mediul de business din România.
„Arhivarea digitală are trei mari tipuri de beneficii: eficientizarea fluxurilor de lucru din companie, a resurselor umane alocate, și a costurilor legate de spațiile pentru depozitarea arhivei fizice. Spre exemplu, o companie prezentă pe piață de peste 10 ani, cu 50 de angajați care gestionează în medie un volum de 400- 500 de dosare, trebuie să aloce cel puțin 10 dulapuri sau chiar o încăpere separată pentru arhiva fizică, iar majoritatea angajaților vor avea cu siguranță și atribuții de căutare sau scanare a documentelor aflate pe suport hârtie. De obicei angajații cărora li se deleagă aceste responsabilități sunt din departamentele contabile, resurse umane sau administrație și, fără excepție, aceste atribuții îi împiedică să fie eficienți în activitatea zilnică. Utilizarea unor servicii profesionale de arhivare fizică și electronică, plus utilizarea unui soft de management al documentelor elimină complet timpul alocat acestor activități complementare, oferă acces imediat la orice document al companiei și crește semnificativ viteza de lucru”, explică Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.
În anumite industrii, ca de exemplu telecom, energie, servicii bancare, companiile care înregistrează un volum ridicat de contracte și facturi au nevoie de un număr relativ mare de angajați exclusiv pentru prelucrarea acestor documente. În cazul contractării unui serviciu de arhivare digitală, companiile nu mai trebuie să angajeze personal suplimentar pentru acest tip de activități.
Companiile care optează pentru digitalizarea arhivelor investesc de la câteva mii până la sute de mii de euro, în funcție de specificul și dimensiunea companiei, pentru a obține beneficii legate de eficientizarea business-ului prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, eficientizarea costurilor cu task-urile repetitive și consumatoare de timp, și a costurilor legate de depozitare.
„Arhiva digitală presupune și reducerea spațiilor de depozitare, deoarece compania nu mai este nevoită să păstreze pe termen lung, uneori pe timp de zeci de ani, cantități semnificative de dosare, în condiții speciale. Ca urmare, scad costurile cu depozitele, dar și cele care provin din posibila degradare a documentelor”, mai adaugă Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.
Arhiva digitală a unei companii poate conține de la documente utilizate de departamentul de resurse umane (contracte de muncă), până la documente utilizate de departamentul comercial (facturi, contracte).Toate documentele sunt scanate și arhivate în cloud securizat și pot fi accesate oricând, de către orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud, având acces din orice loc din lume la întreaga arhivă.
„Fiecare angajat are permisiunea de a vizualiza doar acele documentele aferente departamentului în care activează. Mai exact, un angajat de la Resurse Umane poate vedea doar contractele de muncă, în timp ce un angajat de la Comercial va avea acces doar la facturi și contracte cu clienții. Cu ajutorul funcțiilor specifice din aplicația noastră de management al documentelor, managerii pot vedea in orice moment activitatea fiecărui angajat, timpul petrecut în aplicație, documentele vizualizate, descărcate sau distribuite”, explică Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Digital România și unul dintre experții români în managementul arhivelor.
În contextul în care majoritatea angajaților lucrează de acasă, furnizorul de arhivare digitală poate să preia toată corespondența zilnică și să o scaneze, funcționând astfel ca un “digital mail room” pentru clientul său. Clienții și furnizorii companiei primesc, pentru transmiterea documentelelor în format fizic, adresa de corespondență a furnizorului de arhivare digitală.
