Greșeala pe care o fac majoritatea celor care vor să afla cât costă un ERP este că își pun această întrebare prea devreme. Este o întrebare la fel de relativă ca și Cât costă o casă? Și în acest caz răspunsul este la fel de greu de dat. Asemenea unei case, un sistem ERP nu este un produs cu preț de raft, ci o soluție croită pe nevoile tale de viață sau de business. Răspunsul este complicat pentru că poți afla un preț doar pentru casa ta sau erp-ul tău, iar pentru asta trebuie să știi ce vrei.
Sistemele ERP sunt aplicații complexe, care acoperă toate sau aproape toate aspectele operaționale ale unei organizaţii. Nu funcţionează pe aceleaşi principii ca Windows sau Office, plăteşte o licenţă o instalezi şi eşti gata de utilizare. Dacă păstram asemănarea cu proiectul imobiliar, gândeşte-te că ridicarea unei case implică discuţii şi costuri cu proiectarea, materiile prime, execuţia, finisajele şi ajustările necesare, pentru că la final totul să fie estetic şi funcțional.
Hai să analizăm însă cât costă un ERP
• Licenţe. Reprezintă dreptul de utilizare a aplicaţiei şi este un cost plătit pe utilizator. Licenţele ERP sunt pot fi perpetue şi au versiuni multiple, care ofera acces la diverse pachete de funcţionalităţi/sau roluri în organizaţie; sau pot fi in regim SaaS. Spre exemplu, SAP Business One este o aplicaţie cu arhitectură modulară, dar în orice implementare se instalează acelaşi pachet software, indiferent de modulele pentru care optează beneficiarul. Pentru a optimiza costurile, din punct de vedere comercial licenţele sunt de două tipuri: cu acces la toate modulele şi funcţionalităţile (Professional) şi dedicate unor roluri din companie, cu acces limitat la operaţiile specifice (Limited). Dintr-o perspectivă a rolurilor, licenţele Limited sunt de trei categorii: Financial – dedicate utilizatorilor cu rol financiar-contabil, Logistics – pentru cei care operează cu stocuri, CRM – pentru oamenii de vânzări. Pe parcursul exploatării aplicaţiei aceste licenţe pot fi modificate / inter-schimbate între ele, fără costuri suplimentare. De asemenea, există posibilitatea transformării unei licenţe Limited în Professional, cu un cost similar diferenţei iniţiale de preţ. La nivelul unui proiect, licenţierea se face printr-o combinaţie de Professional şi Limited. În medie într-o companie se folosesc 30% licenţe Pro şi 70% Limited, dar împărţirea exactă rezultă în urma procesului de analiza.
• Servicii de implementare. Implementarea efectivă reprezintă cea mai mare variabilă a unui proiect ERP. Într-o lume ideală ar putea avea un cost fix, dar ar trebui să se îndeplinească un cumul de condiţii:
¤ Beneficiarul iniţiază un proces de pre-analiză în care optimizează fluxurile de business
¤ La contractarea soluţiei clientul ştie exact cum doreşte să mapeze procesele de business în sistemul ERP
¤ Clientul păstrează specificațiile furnizate în etapele pre-implementare pe întreg parcursul proiectului
¤ Clientul desemnează un project manager care cunoaşte procesele companiei şi are autoritate să ia decizii în numele tuturor utilizatorilor aplicaţiei
¤ Utilizatorii susţin schimbarea şi participa conform planificării la toate activităţile care îi implica (analiza, validare, training, go-live).
Realitatea însă diferă considerabil şi apar numeroase situaţii care duc la modificarea bugetului iniţial. De cele mai multe ori, clientul îşi schimba opţiunile privind fluxurile de business, ceea ce modifică structura proiectului. Apar cerinţe noi, datele utilizate anterior nu sunt pregătite, iar echipa de implementare munceşte mai mult la prelucrare şi import, anumite activităţi sunt repetate, unii utilizatori au nevoie de mai multe ore de training etc. Din aceste motive, implementarea are un cost estimat, care include în general zile şi ore de servicii prestare către beneficiar.
• Servicii de integrare cu alte soluţii, addon-uri etc. Pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra activităţii unei companii, sistemele ERP funcţionează integrate cu alte soluţii de business, care gestionează relaţiile cu clienţii (CRM) stocurile (WMS) vânzările online (eCommerce) etc. De asemenea, anumite funcţionalităţi atipice sau de nişă nu exista ca standard şi trebuie adăugate. Acestea pot fi dezvoltate de la zero, cu un volum mare de muncă şi cost pe măsură sau asigurate prin implementarea unui addon, la un cost rezonabil. Platforma SAP Business One este flexibilă şi permite atât integrări cu alte sisteme externe (CRM, Document Management) cât şi adăugarea de extensii: mobile WMS, Banking Integration, CRM for Outlook etc, dezvoltate de System Innovation România sau preluate de la parteneri externi. Aceste operaţiuni implică servicii şi costuri suplimentare, care pot fi stabilite doar după cunoaşterea tuturor detaliilor.
Verifică lista addon-urilor disponibile pentru SAP Business One la https://sysinconsult.ro/sap-business-one/addon-uri/
• Infrastructura IT/hosting/Securitate. Pentru rularea unei aplicaţii de business este nevoie de o infrastructură IT: servere, storage etc. Aceasta poate fi deţinută de beneficiar sau contractată la un furnizor de hosting. System Innovation România este o companie de software cu expertiză pe sistemele ERP. Pentru asigurarea infrastructurii IT şi a serviciilor necesare de securitate şi back-up lucrăm cu parteneri specializaţi care pot oferi clienţilor soluţii personalizate. Costurile din această categorie diferă în funcţie de dotările fiecărui client, existenţa sau nu a unui departament IT.
Concluzia?
După cum se poate vedea, răspunsul la întrebarea Cât costă un ERP este dificil de obţinut, pentru că un astfel de proiect are multe variabile. Pentru o estimare cât mai corectă este necesară o pregătire atentă şi o colaborarea foarte strânsă cu furnizorul.
Dincolo însa de costuri, este mai important să înţelegi cum ajută compania ta un sistem ERP, cât de rapid se amortizează investiţia şi mai ales, este important să nu cauţi cea mai bună soluţie ci pe cea mai potrivită. Pentru aceasta, defineşte cât mai bine cerinţele (ce vrei să obţii la final, ce funcţionalităţi consideri necesare) evaluează situaţia internă (cine poate fi responsabil, număr de utilizatori, nevoia de training) şi eventual dă-ne un telefon. Avem experiența necesară să te îndrumăm în direcţia corectă şi împreună să facem cea mai bună estimare a costului călătoriei spre digitalizare pe care compania ta urmează să o înceapă.
