Alegerea unei soluții ERP care satisface în totalitate nevoile companiei tale este un proces amplu și deseori necesită multă atenție și documentare. Software-urile de acest tip sunt complexe, iar o prezentare demo reprezintă cea mai importantă etapă pentru a alege aplicația potrivită pentru compania ta.
Înainte de a stabili prezentările demo, pregătește-te minuțios, astfel încât să fii sigur că oferi furnizorilor ERP toate informațiile de care au nevoie pentru a-ți prezenta funcționalitățile potrivite pentru afacerea ta. Cum? Începe prin a identifică nevoile companiei tale. Este important să știi exact ce vrei, astfel încât furnizorii să îți poată oferi cât mai multe detalii despre procesul de implementare, suportul de care ai nevoie și despre cum aplicațiile pot fi adaptate pentru a susține dezvoltarea business-ului tău. Cele mai reușite prezentări demo sunt cele în care ambele părți, atât clientul, cât și furnizorul participă activ. Așadar, care sunt cele mai importante aspecte ale unei prezentări demo ERP cărora trebuie să le acorzi atenție!
- Adaptabilitatea aplicației în funcție de obiectivele companiei tale
Dacă ai stabilit cu precizie care sunt obiectivele pe termen lung ale companiei tale, asigură-te că soluția ERP pe care o alegi te ajută să ți le îndeplinești. Cerințele pentru o soluție ERP variază de la o companie la alta, însă există câteva aspecte generale de care trebuie să ții cont atunci când te pregătești pentru o prezentare demo.
În primul rând, analizează cum poți măsura într-un mod specific beneficiile pe care le vei avea prin implementarea soluției ERP. În acest fel vei putea să determini ulterior care este randamentul investiției tale. De exemplu, poți măsura modul în care eficiența în desfășurarea operațiunilor a crescut prin intermediul software-ului ERP. Ulterior trebuie să te asiguri că cerințele tale pot fi implementate. În cazul în care acestea nu pot fi satifăcute de nicio aplicație ERP, ele ar trebui reconsiderate, astfel încât să fie realiste.
Nu în ultimul rând, asigură-te că sistemul ERP pe care îl alegi este în conformitate cu planul de dezvoltare al companiei tale. Odată cu dezvoltarea operațiunilor de business și funcționalitățile ERP vor deveni din ce în ce mai complexe. Dacă îți dorești creșterea afacerii, aplicația ERP aleasă trebuie să susțină această dezvoltare și să permită update-uri sau adăugarea unor noi funcționalități. Un software ERP este o investiție importantă care trebuie amortizată, iar dacă soluția aleasă îți poate susține procesele doar pe termen scurt, investiția nu va fi profitabilă.
2. Să îți furnizeze toate funcționalitățile de care ai nevoie
Nevoile afacerii tale determină care sunt funcționalitățile ERP pe care trebuie să le implementezi. Pentru a afla exact care sunt specificațiile ERP potrivite pentru business-ul tău, începe cu o listă a proceselor operaționale desfășurate în companie, pe care să le expui în cadrul prezentării demo. Deși nu este o sarcină ușoară, fă tot posibilul să integrezi aici operațiunile desfășurate de management, utilizatorii direcți sau de sursele externe, precum clienți.
Totodată trebuie să ții cont de faptul că fiecare soluție ERP îți oferă funcționalitățile standard ce pot fi completate prin adăugarea unor funcționalități adiționale sau prin personalizarea celor existente, astfel încât să se plieze exact în funcție de nevoile companiei tale. De exemplu, în cazul în care trebuie să integrezi soluția ERP cu aplicații externe, acest lucru se poate face prin intermediul unui API sau prin programare. Asigură-te așadar că în lista proceselor operaționale desfășurate ai inclus și toate aplicațiile care ai nevoie să fie integrate cu sistemul ERP, astfel încât să obții o imagine cât mai clară asupra funcționalităților și asupra costurilor aferente.
3. Să îți ofere opțiunea de găzduire de care ai nevoie
În funcție de mărimea companiei tale și de suportul IT de care dispui, atunci când alegi aplicația ERP trebuie să te gândești foarte bine la modalitatea de găzduire a aplicației ERP de care ai nevoie. Poți opta pentru o soluție ERP On-Premise, care este instalată direct pe server-ul companiei tale sau pentru o soluție în Cloud, ce presupune accesarea aplicației printr-o simplă conexiune la internet.
Ca să determini ce variantă este potrivită pentru compania ta, trebuie să iei în considerare avantajele și dezavantajele pentru fiecare opțiune, precum ușurința prin care se pot face update-uri (soluțiile Cloud având aici un avantaj considerabil) sau adaptabilitatea soluției. Soluția Soft1 ERP îți oferă toate opțiunile de găzduire, astfel încât să ai flexibilitatea de a alege în funcție de nevoile companiei tale.
4. Costurile pe termen lung generate de implementarea soluției ERP
Dacă ai stabilit exact care sunt obiectivele companiei pe termen lung și funcționalitățile de care ai nevoie, în urma prezentării demo, furnizorilor le va fi mult mai ușor să îți estimeze costurile reale, astfel încât să stabilești un buget adecvat, fără să plătești funcționalități adiționale care nu sunt necesare pentru business-ul tău.
Pentru a crea un buget corect trebuie să iei în considerare toate aspectele, astfel încât să previi depășirea costurilor și blocajele de implementare. Așadar, pe lângă costurile inițiale de implementare, bugetul trebuie să conțină și costurile de mentenanță (suport tehnic, subscripții, etc.), costurile de resurse umane și training, dar și costurile ascunse care sunt de multe ori trecute cu vederea (adaptări neanticipate ale funcționalităților, conversia datelor șamd).
5. Capabilitățile de raportare ale aplicației ERP
Funcționalitățile de raportare pe care o aplicație ERP ți le poate oferi sunt extrem de importante dacă vrei să urmărești îndeaproape indicatorii de performanță și dacă ai nevoie de analize detaliate în procesele de decizie. Majoritatea sistemelor ERP permit generarea direct din aplicație a rapoartelor financiare, de vânzări, a graficelor interactive sau a oricărui alt raport personalizat de care ai nevoie. Trebuie însă să știi chiar înainte de prezentarea demo care sunt informațiile de care ai nevoie.
Fie că este vorba despre o soluție On-Premise sau în Cloud, un software ERP este o investiție importantă pentru compania ta și trebuie să te asiguri de la început că îți poate aduce rezultatele de care ai nevoie pe termen lung. Astfel, chiar înainte de a programa o prezentare demo cu furnizor ERP, formează-ți o idee cât mai clară despre nevoile și obiectivele afacerii tale, astfel încât să alegi cea mai bună soluție din punct de vedere funcționalități și costuri.
Soft1 ERP Series 5 este o soluție de afaceri completă ce îți poate oferi o serie de beneficii unice: posibilitatea de a fi adaptată complet, automatizarea proceselor operaționale, maximum de securitate și disponibilitate sau flexibilitate în operare.
