Ultimul an și jumătate a făcut istorie ca unul dintre cei mai revoluționari în ceea ce privește impactul asupra obiceiurilor și a culturilor organizațiilor din întreaga lume și a afectat semnificativ piața muncii în ansamblu. Într-un timp extrem de scurt, am frecventat mai puțin birourile, ne-am creat noi obiceiuri digitale, ne-am adaptat la beneficiile unui mod flexibil de lucru și ne-am întors parțial la locurile noastre de muncă, la timp pentru a răspunde unei noi amenințări de a reînchide temporar birourile.
Conform unui sondaj recent al CBRE în cadrul a 130 de companii care își desfășoară activitatea în regiunea EMEA (Europa – inclusiv România, Orientul Mijlociu și Africa), aproximativ 65% dintre acestea au în prezent toate sucursalele operaționale, dar mai mult de jumătate nu sunt flexibile încă față de numărul de angajați prezenți în birouri.
Chiar înainte de apariția celui de-al 4-lea val de Covid în România, revenirea treptată a angajaților înapoi la birouri a început atât la nivel local, cât și la nivel global, iar în majoritatea cazurilor, munca de birou s-a transformat deja. Prin urmare, ce aduce noul model hibrid? Și pentru ce trebuie să se pregătească companiile și angajații?
Diferențele sunt evidențiate în funcție de domeniul de activitate și dimensiunea companiilor. Rezultatele sondajului arată că aproximativ 60% dintre companiile mici cu până la 100 de angajați permit deja accesul la locul de muncă pentru toți angajații lor, comparativ cu 24% dintre companiile mijlocii (până la 10.000 de angajați) și 11% dintre companiile mari (peste 10.000 de angajați). Având în vedere evoluția favorabilă a situației epidemiologice, mai mult de jumătate dintre companiile chestionate (57%) se așteaptă ca angajații să revină la birou până la sfârșitul acestui an. În schimb, aproximativ o cincime dintre companii nu au fixat încă un termen limită pentru redeschiderea birourilor și doar aproximativ 15% dintre respondenți raportează o revenire completă la normal.
„Cu toții ne gândim la viitorul utilizării birourilor, deoarece aproximativ o treime dintre companiile respondente anticipează necesitatea creșterii capacității de birouri, iar dintre acestea 9% estimează o expansiune cu 30% mai mare. De asemenea, 28% dintre companii se așteaptă ca dimensiunea spațiului închiriat să nu se schimbe semnificativ în viitor. Pe de altă parte, patru din zece companii se gândesc la reducerea spațiului de birouri”, explică Tudor Ionescu, Head of CBRE’s Romania Office Sector. „Ne așteptăm ca, în viitorul apropiat, birourile să fie și mai orientate spre utilizator. Flexibilitatea, calitatea locației și utilizarea tehnologiilor moderne vor deveni factori decisivi – fie că este vorba de echipamente de videoconferință, senzori de calitate a aerului și ai gradului de ocupare, sau sisteme inteligente de control al clădirilor, aplicații mobile sau tehnologii contactless”, adaugă acesta.
În acest moment, companiile se concentrează pe aspectele care au fost cele mai afectate de pandemie. Munca în echipă este acum cea mai importantă, și apar câteva aspecte-cheie în acest proces de revenire treptată la birouri: în principiu, este vorba de sprijinirea muncii în echipă (fapt confirmat de 81% dintre respondenți), un grad mai mare de implicare a angajaților în companie (50%), construirea unei culturi corporative (39% ) și păstrarea angajaților (36%). Toate aceste aspecte, printre altele, necesită o reevaluare a modalităților existente de organizare a muncii și de conducere a personalului, precum și reorganizarea design-ului și a funcționalității locurilor fizice de muncă.
Experiența angajaților români privind munca de acasă după un an de pandemie: flexibilitatea joacă un rol cheie. Angajaților le lipsește munca de la birou, dar nu în modul în care se așteaptă angajatorii.
Pandemia a demonstrat că angajații pot fi foarte productivi și în afara birourilor, dar a relevat și o transformare majoră a forței de muncă moderne, care pune mare preț acum pe noile oportunități de a-și echilibra după bunul plac viața profesională și cea personală.
Cea de-a doua ediție a sondajului Working from Home realizat de CBRE în 8 țări din Europa Centrală și de Sud, inclusiv România, arată că aproape jumătate dintre respondenți (48%) preferă o combinație între munca acasă și munca la birou. În România, în particular, 54% preferă un mix flexibil în care timpul de lucru la distanță să nu depășească 75% din timpul total de lucru. Când lucrează de acasă acum, angajații români spun că au un control mai mare asupra organizării propriei activități, dar și un echilibru mai bun între viața profesională și cea personală, se simt mai responsabili privind rezultatele obținute și raportează o îmbunătățire în ceea ce privește rezolvarea sarcinilor specifice întârziate și evaluarea priorităților de muncă.
Pe de altă parte – atunci când lucrează în biroul companiei, respondenții apreciază cel mai mult interacțiunea socială care le lipsește acasă, 37% dintre respondenți menționând că au observat că nu mai au la fel de mult timp pentru colaborare. Comparativ cu țările CEE, lipsa de timp a românilor pentru colaborare este cu aproape 50% mai mare decât media regiunii. Problemele reale pe care le-au întâmpinat angajații în timpul pandemiei includ un nivel mai scăzut de comunicare cu colegii și clienții, detașarea de echipă sau mai puțină interacțiune cu superiorii. În multe cazuri, transferul de informații mai simplu și mai rapid, în general confortul mai mare (de la dimensiunea biroului la un scaun ergonomic sau un computer cu un monitor mare), construirea unei culturi corporative mai puternice și un acces mai bun la tehnologie cântăresc, de asemenea, în favoarea muncii de la birou.
Nu în ultimul rând, știm cu toții că acasă, aproape nimic din ce auzi de la „colegii” de la masa alăturată nu te poate inspira pentru a obține un rezultat profesional excelent, de aceea nu e de mirare că primele 3 motivații pentru a veni la birou sunt Evoluția profesională și socializarea, Întâlnirile de echipă și Construirea relațiilor.
„Este interesant de observat că românii care s-au întors la birou pentru un program de lucru săptămânal cu normă întreagă, au fost cu 60% mai mulți decât media CEE, înainte de al 4-lea val de Covid 19. Angajații spun în sondajul nostru că ar aprecia ca angajatorii lor să depună mai mult efort în construirea unei culturi corporative sănătoase și în crearea unui loc de muncă sigur și sustenabil, care să inducă bunăstare fizică și mentală. 43% dintre respondenți au afirmat că programele de sprijinire a sănătății mentale sunt importante. Este de așteptat ca acești factori să se reflecte, printre altele, în interesul crescut pentru certificarea mediului interior”, a declarat Daniela Gavril, Head of Research CBRE Romania.
Birourile rămân locul principal pentru cultivarea relațiilor, transmiterea de valori și de experiențe. În timp ce companiile remarcă interesul crescut al angajaților pentru mai multă libertate în organizarea propriei activități, acestea își doresc totuși ca angajații să rămână productivi și interconectați. După cum se poate vedea în sondajul CBRE privind preferințele chiriașilor , există trei abordări de bază ale companiilor:
• Locul de muncă principal este biroul (preferat de 15% dintre companii): Companiile care aleg acest model consideră prezența personală a angajaților la birou ca fiind esențială pentru funcționarea și cultura lor. Acest model presupune lucrul la distanță în situații excepționale.
• Combinarea muncii la birou cu cea la distanță (preferată de 79% dintre companii): Această abordare este preferată de companiile care se așteaptă la un echilibru rezonabil între munca la distanță și timpul petrecut la birou, astfel încât angajații să fie suficient implicați în activitățile de echipă.
• Lucrul la distanță este predominant (raportat de 1% dintre companii): Abordarea organizațiilor care consideră „experimentul” recent atât de eficient încât au ridicat munca de acasă la un nou standard. Aceștia vor păstra în continuare cel puțin o parte din spațiul de birou pentru rezolvarea sarcinilor care necesită cooperare personală.
Munca in format hibrid nu este nouă, dar devine o tendință masivă care ar putea dicta următoarea normalitate. Trebuie subliniat însă, că munca în format hibrid necesită un loc de muncă hibrid și, de asemenea, implică spații de birouri și mai orientate spre utilizator. Unele companii pot alege să își diversifice mai mult portofoliile, de exemplu printr-o mai mare utilizare a spațiilor de coworking (ca o modalitate alternativă de testare a gradului de ocupare sau un mediu de lucru mai diversificat pentru angajați), dar în general doar modul de utilizare a muncii în format hibrid va schimba modul în care sunt folosite birourile.
„Locurile de muncă tradiționale au fost statice pentru prea mult timp, deși zilele noastre de lucru sunt foarte dinamice și pline de activități aflate într-o continuă schimbare. Cu toate că munca noastră nu a fost modificată fundamental, simțim că în afară de reconfigurarea acesteia, trăim și într-o perioadă de revoluție tehnologică. Cu toții am devenit fluenți în utilizarea noilor instrumente, în accesarea datelor din orice loc de pe orice dispozitiv, în conectarea și controlul tuturor platformelor virtuale. Și le-am realizat pe toate în cel mai scurt timp posibil. Aceasta este o revoluție în curs de desfășurare care ne influențează viața de la birou. Recomand companiilor care decid să treacă la un model hibrid de muncă să-și implice angajații în decizie și să le comunice în mod consecvent noile principii la locul de muncă”, spune Tudor Ionescu.
Dintre companiile multinaționale globale cu peste 10.000 de angajați repartizați în diferite birouri, 51 % anticipează o activitate bazată pe obiceiuri de lucru, 35% o mobilitate cu destinație precisă, 8% o activitate de hot desking și doar 3% aleg încă birourile dedicate.
Multe companii se pregătesc acum să treacă la un model de lucru hibrid permanent, dar foarte mulți se întreabă ce înseamnă această strategie la locul de muncă pentru viitorul biroului. Trei abordări principale pentru proiectarea locurilor de muncă hibride moderne se află pe birourile experților, după cum se precizează în Hybrid Work Complete Guide elaborat de CBRE:
• Spațiu de lucru în funcție de activitate: 50% „timp pentru mine” și 25% „timp pentru noi”. Angajații își împart timpul de lucru între casă și birou, angajându-se în activități individuale și de echipă. Aceștia folosesc diferite zone ale biroului în funcție de nevoile lor specifice – fie destinate muncii intense, fie, de exemplu, o zonă de relaxare pentru întâlniri informale.
• Spații de lucru bazate pe echipă: 40% „timp pentru mine” și 40% „timp pentru noi”. Angajații își împart timpul între casă și birou, dar vin la birou în primul rând pentru a lucra cu echipa lor la o anumită sarcină sau proiect.
• Spațiu de lucru în principal pentru întâlniri (muncă bazată pe evenimente): 15% „timp pentru mine” și 55% „timp pentru noi”. Angajații realizează cea mai mare parte a muncii acasă și merg la birou în principal pentru întâlniri programate.
Munca în format hibrid înseamnă mai mult decât să oferi angajaților opțiunea de a lucra de la distanță sau la birou. Aceasta implică înțelegerea nevoilor și a stilurilor de lucru unice ale angajaților atât ca indivizi, cât și ca echipe.
