Prin complexitate şi impact, raportarea SAF-T generează discuţii aprinse în mediul economic românesc. Pentru că asocierea SAF-T cu sistemele ERP este naturală, mai ales în cazul contribuabililor mari și mijlocii, primim multe întrebări pe acest subiect. Am remarcat astfel, că există numeroase nelămuriri și că multe companii nu sunt pregătite pentru trecerea la acest tip nou de raportare.
Am făcut o selecție cu întrebări frecvente pe care le primim despre raportarea SAF-T în ERP, la care veţi găsi răspunsuri în rândurile ce urmează. Să le luăm pe rând:
• Este adevărat că declaraţia D496 cuprinde toate înregistrările contabile ale unei companii?
Este aproape adevărat, declaraţia informativă D406 (raportarea SAF-T) incluzând un volum foarte mare de înregistrări. Sunt peste 800 de tipuri de date contabile şi fiscale, ceea ce înseamnă că practic aproape toate înregistrările contabile din perioada raportată (luna sau trimestru) vor fi transferate către autorităţi. Este probabil cea mai complex raport cerut vreodată de autoritățile fiscale.
• Cum aflu dacă raportarea în format SAF-T este obligatorie pentru compania mea?
Din această perspectivă, comunicarea a fost destul de tranșantă, existând totuși unele nelămuriri asupra termenelor de depunere. Prin urmare, conform ANAF, obligația depunerii declarației informative D406, revine tuturor persoanelor juridice române și unităților fără personalitate juridică din România ale persoanelor juridice străine, care au obligația de a-și ține contabilitatea în partidă dublă.
Termenul de la care sunt companiile obligate să raporteze în format SAT-F este ceva mai neclar și, de asemenea, au exista unele modificări privind încadrarea contribuabililor. Pentru marii contribuabili raportarea SAF-T este deja obligatorie de la 1 ianuarie 2022, cu mențiunea ca pentru companiile care nu au fost catalogate mari contribuabili în 2021, termenul este 1 iulie 2022. Pentru contribuabilii mijlocii, termenul este 1 ianuarie 2023, iar pentru contribuabilii mici 1 ianuarie 2025.
• Ce date trebuie să conţină declaraţia SAF-T și de unde sunt preluate?
După cum spuneam anterior sunt cca 800 de tipuri de date, unele obligatorii altele opționale, grupate pe mai multe categorii: Fişiere master (Conturi contabile/Registrul Jurnal, Clienți, furnizori, taxe, unităţi de măsură, centre de cost, mişcări de stocuri,) Înregistrări contabile – Registrul Jurnal ( tranzacţii, conturi contabile analitice) Documente sursă (facturi de vânzare; Facturi de achiziție; Plăți; Mișcări de bunuri; Tranzacții cu active.) De asemenea, Registru Mijloacelor Fixe trebuie raportat anual, iar inventarul şi mişcările de stoc, la cererea autorităților.
• Pot obţine declaraţia D406 în format SAF-T fără un sistem ERP?
Având în vedere anvergura înregistrărilor, nu credem că o companie cu mai mult de 10 angajaţi şi peste 2 milioane Euro cifra de afaceri (încadrarea europeană aproximativă pentru IMM-uri) poate obține declaraţia D406 doar cu ajutorul unei aplicaţii simple de contabilitate. În mod evident este nevoie de un sistem integrat de gestiune, care să aibă capacitatea înregistrării, procesării şi generării datelor asociate raportului SAF-T.
• Cum identific în sistemul ERP datele care sunt necesare pentru completarea declaraţiei D406?
SAP Business One spre exemplu este pregătit pentru obţinerea declaraţiei în format SAF-T, iar datele sunt colectate și validate automat în baza unor algoritmi de calcul. Fără o asemenea functionaliatte, câmpurile de date obligatorii şi opţionale trebuie identificate manual, verificată validitatea și structura datelor pentru a fi conforme cu cerinţele ANAF. Transmiterea parţială sau incorectă a datelor este penalizata de ANAF, iar declaraţia respective trebuie redepusă.
• Sistemul meu ERP nu are toate câmpurile de date corespondente declaraţiei D406. Ce am de făcut?
Nu toate sistemele ERP sunt pregătite pentru raportare în format SAF-T. Dacă sunteţi în această situaţie aveţi două opţiuni: A: folosiţi anumite câmpuri deja existente care nu sunt folosite în alte scopuri, pentru înregistrările asociate SAF-T sau adăugaţi prin dezvoltare software câmpuri noi. B: schimbaţi sistemul ERP şi treceri la unui mai performant.
• În ce moneda se declară declaraţia SAF-T?
Moneda declaraţiei este RON (Leu Românesc), dar în cazul tranzacţiilor în alte monede, ex: EUR, USD, GBP trebuie declarată şi monedă documentului, valoarea în moneda străină precum şi rata de schimb.
• Cum se încarcă declaraţia 406?
Procedura de depunere este similară altor rapoarte ANAF. Documentul şi fişierul xml asociat sunt încărcate pe site-ul ANAF, în baza unei semnături digitale. Site-ul oferă o recipisă de depunere şi posibilitatea validării datelor înregistrate. Existenţa unor erori duce la avertismente/penalizări şi la re depunerea declaraţiei.
• Declarația 406 acordă o importanță deosebită stocurilor. Ce se întâmplă însă cu stocurile care nu sunt în proprietatea companiei, ci sunt primite spre prelucrare sau în custodie?
Schema SAF-T include mai multe câmpuri referitoare la stocuri și circulația acestora. Contribuabilii vor raporta orice mișcare a stocurilor, atat cantitativ cât și valoric, alaturi de alte informații precum: coduri de identificare, IT-ul depozitului, prețuri unitare etc. Declarația include și o subsecțiune pentru raportarea stocurilor aflate la dispoziția companiei, fără ca aceasta să le dețină efectiv: stocuri în custodie, stocuri în consignație, bunuri primite spre prelucrare, ambalaje returnabile etc. Secțiunea va fi asociată contului contabil 8028 (Bunuri primite în administrare, concesiune sau cu chirie) și va menționa proprietarul legal al stocurilor.
• Companiile depun deja o serie de declaraţia legate de TVA. Acestea vor rămâne active după implementarea SAF-T?
Cel mai probabil, aceste formulare/declarații se vor suprapune pentru o perioadă, însă ANAF are ca planuri de viitor renunţarea la alte declaraţii legate de TVA. Eliminarea altor declarații redundante va fi însă posibilă doar după ce autoritațile vor testa și valida fiabilitatea formatului SAF-T. Acest orizont de timp este deocamdată necunoscut.
Cu siguranță aveti și alte nelămuriri despre declaratia D406 și formatul SAF-T. Indiferent dacă sunt tehnice sau de businesss, un consultant System Innovation vă va ajuta să aflați informatiile dorite.
Pe același subiect vă recomandăm și articolul: SAF-T a întrat în perioada de testare. Ce urmează?
