Multe persoane fac confuzie între factura electronică și sistemul eFactura. Dacă factura electronică este doar un document digital, sistemul RO-eFactura este un proiect demarat de Ministerul Finanțelor și ANAF pentru facilitarea circulației facturilor electronice între diversele entități juridice, publice sau private. Sistemul eFactura este utilizat pe scară largă în Europa, iar modelul adoptat de ANAF are origine italiană.
Chiar dacă a fost lansat anul trecut, în mod curent sistemul RO eFactura este în perioadă de testare, iar înrolarea companiilor, posibilă de la 1 aprilie, este opțională. Totuși, în viitorul apropiat, mai exact de la 1 iulie, pentru anumite categorii de produse (considerate de autorități cu risc mare de evaziune fiscală), înrolarea și transmiterea facturilor prin eFactura va deveni obligatorie. Prin urmare, Soft Net Consulting recomandă tuturor clienților să acorde atenție acestui subiect și să solicite sprijin pentru configurarea și alinierea sistemelor ERP la cerințele platformei eFactura.
Iată o sinteză a celor mai relevante zece informații despre platforma ANAF eFactura
1. eFactura nu este un sistem de facturare, ci doar facilitează transmiterea și garantează existența unei facturi în format electronic. Prin urmare, pentru emiterea facturilor fiscale este necesară în continuare utilizarea unei soluții dedicate. Pentru clienții Soft Net Consulting, emiterea facturilor se va face în modulele financiar contabile din ASiS ERP sau WinMENTOR® / WinMENTOR ENTERPRISE®.
2. Facturile transmise prin eFactura nu sunt simple facturi electronice (pe suport digital). Acestea trebuie să respecte un anumit format (conform cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1) și să aibă un fișier XML asociat. Prin urmare, nu vei putea utiliza eFactura cu orice metodă de emitere a facturilor fiscale.
3. Registrul RO eFactura este public și disponibil pe website-ul ANAF. Registrul cuprinde următoarele date: a) codul de identificare fiscală al operatorului economic sau codul de înregistrare în scopuri de TVA, b) denumirea/numele și prenumele operatorului economic, c) adresa domiciliului fiscal al operatorului economic, d) data la care operatorul economic a solicitat înregistrarea în Registrul RO eFactura, e) data înscrierii în Registrul RO eFactura.
4. În vederea utilizării sistemului național privind factura electronică RO eFactura, atât emitentul facturii electronice, cât și destinatarul acesteia ar bine să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura, chiar dacă pentru destinatar astăzi nu este obligatoriu. Înregistrarea este reversibilă, deci companiile pot solicita prin completarea formularului (084) renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.
5. Companiile vor crea facturile electronice într-un format XML specific , iar ulterior le vor încărca utilizând credențiale din Spațiului Privat Virtual (SPV), așa cum sunt încărcate și declarațiile fiscale. După validarea/invalidarea facturii, sistemul va informa expeditorul despre acceptarea documentului și va informa destinatarul.
6. Transmitea facturilor și fișierelor XML asociate va fi posibilă manual prin intermediul portalului ANAF sau automat prin conectarea sistemelor ERP direct la platforma eFactura. Având în vedere volumul mare de facturi, a doua opțiune este cea mai plauzibilă.
7. Facturile transmise prin sistemul eFactura nu se pot returna. Dacă destinatarul are obiecții la o anumită factură, atunci este necesar să înștiințeze emitentul, atât prin mijloacele clasice de informare, cât și prin intermediul sistemului. Corecția facturilor trebuie realizată în conformitate cu normele codului fiscal.
8. În prezent, implementarea eFactura este opțională pentru achizițiile publice (B2G), de la 1 aprilie a devenit operațional opțională și în B2B pentru anumite produse riscante din punct de vedere fiscal. Conform informațiilor existente, pentru aceste categorii de produse, sistemul va deveni obligatoriu de la 1 iulie, iar din 2023 utilizarea facturării electronice se va generaliza și către alte categorii sau industrii.
9. Există posibilitatea, neconfirmată încă oficial, că și facturile simplificate să poată fi transmise prin intermediul sistemului eFactura.
10. În categoria produselor cu risc mare de evaziune intră legumele, fructele, rădăcinile și tuberculii alimentari, alte plante comestibile; băuturile alcoolice; construcțiile noi; produsele minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); îmbrăcămintea și încălțămintea. Prin urmare, sfătuim companiile din retail, HoReCa și construcții să înceapă pregătirea sistemelor ERP cât mai de timpuriu.
Cum corelezi RO e-Factura cu sistemul ERP
Pentru a corespunde cu cerințele eFactura, sistemele ERP actuale au nevoie de ajustare. Procesul nu este la fel de complex ca în cazul raportării SAF-T, însă implică anumite operațiuni specifice de dezvoltare și mapare a câmpurilor asociate facturilor. Sunt necesare configurări pentru stabilirea elementelor constante (emitent, bancă, persoane de contact) dar și variabile (identificatori, produse, unități de măsură, instrucțiuni de plată, defalcări etc.).
După cum spuneam anterior, sistemul eFactura cere ca documentele fiscale emise să fie conforme cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1. Găsești mai multe informații pe website-ul ASRO. De asemenea, este necesară configurarea token-ului pentru conectare la SPV ANAF.
Ambele sisteme ERP aflate în portofoliul Soft Net Consulting, ASiS ERP sau WinMENTOR® / WinMENTOR ENTERPRISE® beneficiază deja de toate actualizările necesare, astfel încât beneficiarii să genereze documentele fiscale în formatul solicitat de sistemul eFactura, dar și să le accepte și să le interpreteze. Astfel, vor fi eliminate intervențiile manuale la depunerea sau importul facturilor, iar acuratețea procesului va crește.
Pentru suport în configurarea sistemului ERP și implementarea cerințelor sistemului RO e-Factura contactează-ne la office@softnetconsulting.ro sau folosind formularul de contact.
