În actualul context economic, marcat de inflația în creștere, de surse reduse de capital, dar și cu multiple provocări de business, specialiștii CBRE vin cu recomandări și propun companiilor 10 initiațive pentru a reduce cheltuielile cu spațiile de birouri.
„Trăim o perioadă economică dură, marcată pe de-o parte de multă incertitudine, iar pe de altă parte, de un cost al vieții tot mai ridicat. Dacă la nivel individual ne confruntăm cu un coș zilnic de cumpărături vizibil mai modest dar la costuri mai mari, la nivel de business, companiile se luptă cu riscuri în creștere, cu piețe în scădere și cu majorări ale costurilor operaționale. Unul dintre acestea, deloc neglijabil, este costul reprezentat de portofoliul imobiliar. Din fericire, există soluții de gestionare a acestuia, pe care consultanții CBRE le recomandă pe baza experienței atât locale cât și globale. Ne bucurăm să oferim din know-how-ul echipei noastre soluții pentru mediul de business din România, într-un exercițiu de solidaritate care nu va rămâne singular”, declară Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.
Schimbarea modului de abordare a spațiului. Birourile trebuie adaptate la realitățile programului de lucru hibrid, iar costurile redimensionate în consecință, însa doar după o analiză corectă a datelor disponibile privind stilul ales de lucru hibrid și a tiparului de utilizare a spațiilor companiei. Este posibil să fie nevoie de mai puțin spațiu de lucru privat (“spațiu pentru mine”), de exemplu, și mai mult spațiu comun pentru colaborare în echipă (“spațiu pentru noi”) în designul biroului. În acest sens, studiile CBRE înregistrează deja o reducere cu 25% a spațiului “pentru mine” la nivel global, în ultimul an. Înțelegerea modului în care munca hibridă are un impact asupra cererii de spațiu va permite companiilor să facă schimbări inteligente în ceea ce privește standardele de spațiu. Aceste informații vor contribui în luarea unor decizii corecte, precum atenuarea riscului de a renunța la prea mult spațiu doar pentru a fi necesar ulterior să închirieze din nou la tarife mai mari. În același timp echipează companiile cu datele potrivite pentru a consolida în mod rațional sediile și a obține astfel reduceri ale costurilor de utilizare a spațiilor.
„În București, se adaugă și riscul creat de limitarea opțiunilor în ceea ce privește spațiile noi de birouri de clasă A, generat de livrările extrem de limitate de clădiri de birouri noi în următorii ani, precum și o cerere superioară ofertei în zonele centrale din Capitală. Pentru a obține condiții comerciale avantajoase este absolut necesar ca procesul de analiză să fie demarat de companie cu minimum 18 luni înainte de expirarea contractului de închiriere și să fie explorate soluții creative precum descentralizarea sediului în funcție de rolurile operaționale, semnarea de contracte de pre-închiriere sau asigurarea faptului că proprietarii se angajează prin contract să își aducă spațiile la standardele tehnice actuale în cazul contractele de închiriere din imobile cu vechime mai mare pe piață”, adaugă Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.
Eficientizarea spațiului din portofoliu. O altă strategie de adaptare la condițiile economice actuale este crearea unui plan de eficientizare a suprafețelor pornind de la necesitățile de business, forța de muncă disponibilă, condițiile pieței imobiliare și obiectivele de sustenabilitate. Optimizarea portofoliului imobiliar conduce deopotrivă la eficientizarea costurilor dar și la reducerea amprentei de carbon.
Deblocarea capitalului captiv. Clădirile deținute de companie pot deveni un pasiv pe măsură ce îmbătrânesc din cauza ineficienței operaționale și a caracteristicilor de design și dotărilor învechite care nu favorizează atragerea de personal. Companiile ar putea să ia în considerare vânzarea etapizată a activelor imobiliare și să găsească soluții de sale-leaseback, care transferă către investitori riscul spațiilor goale, precum și responsabilitatea infuziilor ulterioare de capital și a operațiunilor de mentenanță. O astfel de abordare conduce la reducerea costurilor operaționale, îmbunătățește cash-flow-ul companiei și consolidează bilanțul financiar al acesteia.
„Procesele de tip sale-leaseback permit companiilor care dețin o proprietate să deblocheze capitalul blocat și le oferă venituri importante pentru a reinvesti în activitatea de bază”, explică Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.
Relocarea pe piețe mai favorabile. Pentru a rezolva problema forței de muncă și a asigura un business sustenabil, bazat pe recunoașterea performanței, companiile multinaționale își pot muta activitatea pe piețe ce le sunt mai favorabile. Piețele emergente sunt de obicei acelea care pot asigura pe termen lung forța de muncă și care se dovedesc rezistente în condiții de risc economic și pot asigura accesul la energie verde.
Organizarea în vederea reducerii sistematice a costului total de utilizare a spațiului. Este important pentru companii să abă o perspectivă exactă asupra cheltuielilor totale de ocupare, pentru ca managerii să poată analiza sănătatea portofoliilor lor, asigurându-se că iau decizii de afaceri cu impact, cu informații complete și la timp. Provocarea pentru majoritatea echipelor de real estate din companii constă în faptul că datele de portofoliu sunt adesea distribuite între diverse tehnologii generice, furnizori de servicii și regiuni globale. Integrând datele într-un mod securizat, standardizând procese, și beneficiind de o guvernanță a datelor și analize cuprinzătoare, se poate obține o mai bună înțelegere a costurilor de ocupare la nivel global și regional. Se pot lua decizii mai bune atunci când companiile dispun de o înțelegere completă, de ansamblu, a datelor privind ocuparea, cheltuielile, proiectele de capital și operațiunile.
Pregătirea pentru deficitul de capital. Consultanții CBRE recomandă companiilor să ia în calcul posibilul deficit de capital și să prioritizeze proiectele esențiale de business. Pe măsură ce companiile se pregătesc pentru incertitudinea economică, unul dintre primele domenii pe care le analizează este cel al cheltuielilor de capital în întreaga organizație. Din perspectivă imobiliară, acest tip de cheltuieli includ modernizarea și recondiționarea instalațiilor, înlocuirea activelor și a echipamentelor, precum și construcțiile noi – pe toata clasa de active disponibile (de exemplu, birouri, industrial, retail, producție, medical, centre de date).
Investiții în eficiența energetică și în surse regenerabile de energie proprii. Investițiile în eficiență energetică și în resurse regenerabile sunt esențiale: companiile pot recurge la utilizarea de carburanți și sisteme de iluminat care să scadă costurile și consumul de energie, pot apela la facilitățile fiscale existente pentru utilități, pot reduce expunerea la tarifele comunitare, și pot găsi soluții suplimentare de economisire a energiei. De exemplu, înlocuirea HVAC (sistemul de încălzire, ventilare și aer condiționat) poate conduce la economii de 20-30% și ajută astfel la atingerea obiectivelor de reducere a costurilor operaționale. CBRE colaborează la nivel global cu o companie din domeniul serviciilor financiare, având un parteneriat puternic axat pe reducerea impactului asupra mediului și a consumului de energie al acestei bănci. Unul dintre proiectele derulate a presupus schimbarea sistemelor de iluminat cu unele bazate pe LED-uri în peste 1.450 de locații, ceea a ce a generat o reducere anuală de 11,5 milioane de euro, asociată cu reducerea costurilor cu energia și economii suplimentare de operare și întreținere. Mai mult, investițiile realizate până în prezent au redus 59K tone de emisii și au economisit 83,4M KWH.
Elaborarea unei strategii complexe de decarbonizare. În contextul în care companii din întreaga lume își asumă angajamente de sustenabilitate, trebuie să elaboreze o serie de strategii complexe de reducere a amprentelor de carbon în propriile sedii, contribuind și la diminuarea costului total de ocupare. O soluție reprezintă căutarea de noi formule de achiziționare a energiei și încheierea de contracte en-gros în contextul unei piețe volatile și a unei cereri crescute pentru energia regenerabilă. Datele problemei s-au schimbat și focusul s-a mutat de la “cât pot să economisesc” la “cum pot să reduc expunerea la viitoarele creșteri de preț”.
Implementarea unor soluții inteligente pentru gestionarea eficientă a clădirilor devine un must-have. Creșterea nivelului de muncă hibridă reduce gradul de ocupare a birourilor, ceea ce, la rândul său, reduce nivelul necesar de servicii de întreținere. Ajustările serviciilor ar trebui să corespundă utilizării reale a spațiului. Resursele alocate pentru servicii de securitate, de curățenie, de inginerie a clădirii, de peisagistică cat și anumite aspecte ale sistemului HVAC pot fi calibrate pentru a corespunde utilizării spațiului. Este recomandabil să existe un contract umbrelă pe întreg portofoliul imobiliar, având în vedere gradul fluctuant de ocupare a spațiilor. Abordarea de tip platformă pe care serviciile de property management ale unei companii precum CBRE o oferă clienților săi conduce la economii pentru proprietarii de clădiri de până la 23%, economii care se reflectă și în service charge-ul companiilor chiriașe.
Adaptarea la noua realitate din sectorul imobiliar comercial. Este necesară o analiză organizațională complexă pentru a încerca extinderea modelului propriu, pentru a consolida portofoliul de furnizori, a elimina pozițiile redundante, a restructura organizația și, în cele din urmă, pentru a dezvolta un model optim pentru toate organizațiile partenere. De exemplu, prioritățile de top ale companiilor chiriașe includ inițiative importante pentru reducerea costurilor, reducerea emisiilor de carbon, îmbunătățirea experienței angajaților și reducerea portofoliului imobiliar. Acestea necesită crearea unor roluri de agenți de schimbare, cum ar fi responsabilii de gestionare a programului Net-Zero, consultanții de Workplace, experții în Change Management și Strategii de Portofoliu.
„Există un număr foarte mic de companii de consultanță cu experiență de primă clasă și servicii complete, precum CBRE, care au deja resurse interne specializate și sunt capabile să rezolve aceste provocări, de aceea este crucial pentru companii să selecteze cu atenție partenerii cu care colaborează pe acest segment”, concluzionează Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.
