UCMS by AROBS, una dintre cele mai inovatoare companii românești, specializată în dezvoltarea de soluții integrate de management al resurselor umane și salarizării, cu o experiență de peste 26 de ani pe piața din România, anunță că, la începutul acestui an, a finalizat cu succes o altă etapă din procesul de digitalizare internă și, anume, integrarea semnăturii electronice în procesele de zi cu zi. Astfel, semnarea documentelor, care în trecut se realiza în câteva zile, a ajuns să dureze doar două ore.
Pentru IMM-urile cu aproximativ 250 de angajați, UCMS by AROBS estimează o reducere a timpului alocat semnării documentelor de HR cu peste 100 de ore pe an. Ceea ce duce la reducerea accelerată a costurilor, reducerea erorilor umane, permițând personalului din echipele HR să aibă mai mult timp pentru alte activități. Pentru companiile mici, cu aproximativ 50 de angajați, se estimează o reducere a timpului alocat semnării documentelor cu zeci de ore.
Utilizarea funcționalității True Semnătură Electronică, prin intermediul căruia se facilitează semnarea digitală a documentelor – contracte de muncă, acte adiționale și adeverințe, reprezintă o reușită în cadrul organizației UCMS by AROBS.
„Digitalizarea rămâne un subiect important pentru majoritatea industriilor. Pentru a fi un exemplu pentru clienții noștri, dar și pentru a ne facilita munca, dorim să comunicăm rezultatul pozitiv în urma utilizării semnăturii electronice în compania noastră. Folosim în activitatea de zi cu zi produsele noastre True HR și dp-Payroll, avem un CRM pe zona de sales și avem diferite instrumente care au rolul de a digitaliza departamentele de development și suport. La nivel intern, am eficientizat și transformat gestionarea unor volume mari de documente și acte adiționale. Recent, am finalizat un proces de semnare a actelor adiționale privind evaluările legat de performanțele anului 2022. Acest proces începe de la mine, în calitate de administrator, și ajunge până la fiecare dintre cele aproximativ 70 de persoane din firmă, în mai puțin de două ore. În mod normal, un astfel de proces ar fi durat de la câteva zile până la câteva săptămâni, mai ales că unii dintre colegii noștri se află în alte localități, deoarece noi lucrăm în format hibrid și avem colegi în 10 orașe din țară. Asta înseamnă că True Semnătură Electronică poate fi utilizată de oriunde, în orice moment, de pe orice dispozitiv, inclusiv telefonul mobil. De asemenea, în procesele zilnice folosim un instrument de Business Intelligence, care analizează datele tuturor departamentelor companiei și deja lucrăm la o nouă funcționalitate de preluare și centralizare a datelor pe care să o integrăm în soluțiile noastre”, a spus Ionuț Gherle, CEO UCMS by AROBS.
Datorită eficientizării procesului de semnare și gestionare a documentelor, UCMS by AROBS își va concentra resursele în următoarea perioadă pentru a integra funcționalitatea de semnătură electronică în companiile din grupul AROBS.
„Cel mai important rol al digitalizării este cel de a eficientiza activitatea companiei și de a ne ajuta să economisim timp; timpul este cea mai importantă resursă pe care o avem. Soluțiile software de digitalizare, precum cele oferite de UCMS by AROBS, și-au dovedit eficiența în toți acești ani, iar cu trecerea timpului devin nu doar folositoare, cât și obligatoriu de folosit. Din acest motiv integrarea funcționalității de semnare electronică în toate companiile din AROBS este un pas natural în procesul de digitalizarea al AROBS Grup”, a declarat Voicu Oprean, fondator și CEO AROBS Transilvania Software.
True Semnătură Electronică centralizează documentele ce urmează a fi semnate digital într-un singur flux de aprobare din aplicația True HR. În funcție de acțiunile configurate în procesul pentru semnătura electronică, actorii implicați pot să vizualizeze, să aprobe cu sau fără semnătură sau să refuze semnarea unui document. Întâi documentele sunt semnate de administrator, manager sau responsabil HR, fie toate odată, fie individual, în condiții de siguranță deplină, riscul de a fi falsificate fiind considerabil diminuat. După aceea, documentele ajung la toți angajații, indiferent de numărul acestora.
Aplicația permite colaborarea cu diferiți furnizori de încredere, avizați pentru emiterea de certificate digitale pentru semnătura electronică, fiind în acest moment integrată cu majoritatea furnizorilor de servicii de certificare pentru semnătura electronică de pe piața locală.
