Un sistem performant de management financiar este vital în orice companie și poate fi îmbunătățit pentru valorificarea mai bună a resurselor. În această idee, Alfa Software propune clienților săi diverse integrări via APi-uri cu soluția ASiS ERP, integrări care se pot realiza extrem de ușor apelând la specialiștii Alfa Software.
Digitalizarea și automatizarea fac progrese de la o zi la alta, reușind să ducă companiile la un nivel superior de productivitate, fiind tot mai prezente în diferite procese de zi cu zi. Astfel, și în cazul unui sistem de management financiar se pot aplica diferite funcționalități pentru ca acesta să funcționeze cât mai optim. Mai nou, se renunță la procesele repetitive, consumatoare de timp, dând posibilitatea managerilor și experților financiari să se concentreze pe procese strategice care să ajute la dezvoltarea businessului.
Integrarea/preluarea automată a extraselor bancare în ASiS ERP via API
SWIFT MT940, supranumit și extras electronic bancar este un fișier standard cu extensia *.STA, care conține toate operațiunile unui cont, numărul extrasului, soldurile inițiale și cele finale.
Acest format este pus la dispoziție de bănci și poate fi importat în ASiS ERP pentru a oferi o viziune de ansamblu asupra operațiunilor de plăți – încasări făcute prin bancă și pentru a ușura munca departamentului financiar. Chiar dacă formatul este unul standard, pot exista variațiuni în funcție de bancă, însă în majoritatea cazurilor este identic. Totuși, chiar dacă există mici diferențe, nu există probleme în gestionarea fișierelor de la toate băncile în ASiS ERP.
Extrasele bancare pot fi importate zilnic sau lunar.
Importul automat de extrase bancare în ASiS ERP duce la o reducere considerabilă a timpului de operare de la câteva zile la câteva minute.
De ce este important un sistem de management financiar?
Gestionarea informațiilor financiare, în special în companiile mari, este un mare consumator de timp. Misiunea și viziunea Alfa Software, nu doar pentru acest modul, ci pentru tot ce înseamnă ASiS ERP, este de a elimina munca repetitivă. Acest lucru se întâmplă cu ajutorul digitalizării.
Integrarea SWIFT MT940 cu ASiS ERP la mai mulți clienți a dus la concluzia că modulul este foarte ușor de asimilat, de implementat și de lucrat cu el. Astfel, sarcinile repetitive care sunt în strânsă legătură cu departamentul financiar sunt eliminate, iar timpul economisit poate fi direcționat către activități mai importante pentru companii.
Care sunt aspectele repetitive cel mai des întâlnite într-un extras bancar?
Un sondaj efectuat în rândul companiilor medii și mari din România arată că extrasele bancare pot avea ca mărime între 20 și 1000 de pagini de operațiuni pe lună. Media se situează undeva la 300 de pagini de operațiuni pe lună. Iar fiecare companie are cel puțin un cont deschis în lei și în alta valută și lucrează cu minim 2 bănci.
Cele mai des întâlnite aspecte din extrasele bancare ale companiilor se referă la plățile furnizorilor, încasările de la beneficiari, plăți diverse, vânzări prin POS, plăți și avansuri diurne, plăți salarii și schimburi valutare. Toate aceste operațiuni merită preluate automat/importate în sistemul ASiS ERP, reușindu-se astfel crearea unui sistem de management financiar performant, unde munca repetitivă e eliminată și unde angajații din departamentul financiar pot atinge niveluri de productivitate mult peste așteptări.
Flux operațional
Cum se realizează efectiv importul extraselor bancare în ASiS ERP? Sunt urmăriți 3 pași:
1. Preluarea datelor bancare într-o tabelă de lucru din sistemul ASiS ERP și, prin folosirea unor algoritmi inteligenți -interpretarea liniilor din extrasul bancar
2. Definirea regulilor de încadrare a operațiunilor manual, în primă instanță și apoi sistemul le recunoaște singur.
3. Generarea Registrului de bancă
Fișierul emis de bancă este preluat într-o tabelă de lucru în care datele pot fi vizualizate, tranzacțiile sunt recunoscute de persoana responsabilă de la departamentul financiar, iar o parte dintre acestea sunt recunoscute inclusiv de sistemul ASiS. Ulterior se definesc reguli de încadrare a tuturor operațiunilor, iar pe baza unui mecanism prin care soluția ASiS ERP învață de la oameni cum să încadreze diverse operațiuni bancare care se regăsesc pe extras, la următoarea preluare a extrasului pentru alte perioade de timp, se observă că operațiunile inițial neidentificate se împuținează considerabil. Tot mai multe fișiere vor fi astfel recunoscute de program, automatizându-se procesele.
Beneficiile importului automat de extrase bancare în ASiS ERP
Iată câteva beneficii legate de importul automat de extrase bancare în ASiS ERP:
• Optimizarea fluxului de lichidități prin eficientizarea activității
• Existența unor situații în timp real asupra fluxurilor monetare
• Eliminarea în mare parte a proceselor manuale
• Îmbunătățirea ergonomiei sistemului de management financiar
• Flexibilitate: pachetul instalare – configurare – implementare ușor de asimilat de beneficiari
Un sistem de management financiar este o soluție utilă pentru companiile care doresc să renunțe la procese repetitive, automatizându-le. Mai multe detalii despre soluția software ASiS ERP pentru operațiuni financiar-contabile pot fi găsite AICI.
