Sunt departamentele financiare subdimensionate că personal? Un studiu recent al companiei de consultanță în management Horváth arată că peste 10% dintre pozițiile curente deschise din domeniul financiar rămân neocupate. Aceasta înseamnă automat ca oamenii disponibil au un volum de muncă mai mare, ceea ce le poate afecta atât performanţa profesională cât şi stilul de viaţă.
Cum poate fi prevenit un asemenea fenomen (burn-out)? Singura soluţie care poate suplini lipsa oamenilor este utilizarea tehnologiei pentru automatizarea proceselor de lucru specifice.
În cazul SAP Business One acest proces se numeşte ”intelligent automation” şi are la bază atât functionalităţile standard din Modulul Financiar-Contabil, cât şi tehnologia RPA (Robot Process Automation) integrată.
Este tehnologia o alternativă?
Am aruncat o privire pe BestJobs, unul dintre cele mai populare portaluri de recrutare din România și, în mod curent, erau nu mai puţin de 1266 de poziţii libere asociate sub o formă sau alta unui Departament financiar contabil (analist financiar, controller financiar, economist, auditor financiar etc).
Pentru un controller financiar, fişa postului include spre exemplu:
• Crearea rapoartelor periodice la nivel de P&L și balanță
• Realizarea proiecţiilor de cash-flow
• Analize periodice cu privire la costuri și profitabilitate
• Conturarea şi ajustarea politicilor de pricing
• Întocmirea documentaţiilor pentru credite și contracte de leasing
• Planificarea şi monitorizarea operațiunilor de audit (intern sau extern)
• Supervizarea serviciilor externalizate de contabilitate şi payroll
• Colaborare cu departamentele de vânzări şi operaţiuni ale companiei.
În Departamentele Financiare o bună parte din activitate implica procesarea unor date şi înregistrări, precum și colaborare cu restul echipei. Ce opţiuni are o companie care nu găseşte candidaţii necesari pentru roluri de economist, controller, contabil? Trebuie să pună accentul pe tehnologie şi digitalizare.
Raportarea SAF-T este unul dintre cele mai bune exemple. Prin cele cca 260 de câmpuri de date ce trebuie procesate pune o presiune ridicată pe departamentele de profil. Fără un sistem ERP, angajaţii ar pierde zile întregi cu obţinerea lunară a datelor pentru această declaraţie. Cu SAP Business One însă operaţiunea este automatizată (după efortul iniţial de configurare şi implementare) iar departamentele Financiare se concentrează pe activitatea obişnuită.
Cum ajută un sistem ERP
Un sistem ERP că SAP Business One poate ajuta departamentul financiar să fie mai eficient în mai multe moduri:
• Optimizarea proceselor financiare. SAP Business One automatizează procese financiare, cum ar fi facturarea, gestiune plaților şi încasărilor, bugetarea, reducând astfel necesitatea introducerii manuale a datelor și minimizând riscul de erori. Aceasta poate elibera timpul personalului financiar pentru a se concentra pe sarcini cu valoare adăugată mai mare.
• Gestiune mai bună a datelor:. SAP Business One centralizează datele financiare din întreaga organizație, oferind o singură sursă de adevăr pentru raportare și analiză. Acest lucru poate ajuta personalul financiar să acceseze și să analizeze date financiare mai ușor, să identifice tendințe și să ia decizii mai informate.</li>
• Colaborare îmbunătățită. SAP Business One facilitează comunicarea și colaborarea între diferite departamente, permițând personalului financiar să lucreze mai aproape cu alte echipe pentru a atinge obiectivele de afaceri comune.
• Vizibilitate îmbunătățită. SAP Business One oferă informații în timp real cu privire la datele financiare, permițând personalului financiar să identifice rapid problemele și să ia măsuri corective. Acest lucru poate ajuta la prevenirea escaladării problemelor și la îmbunătățirea performanței financiare generale.
Ce câştigă oamenii?
Beneficiile amintite anterior sunt generale şi atractive pentru o companie, dar ce câştigă concret angajaţii din aceste departamente.
Pe un palier personal şi concret, utilizarea SAP business One ajuta şi la:
• Procesarea rapidă a tuturor datelor şi înregistrărilor. Angajaţii nu pierd timp cu procesarea datelor, ci dimpotrivă îl câştigă. Exista multiple functionalități în acest sens care automatizează calculele specifice. Asta înseamnă mai puţin de lucru peste program, timp disponibil pentru alte activităţi: formare profesională spre exemplu.
• Identificarea rapidă a erorilor. Pentru că înregistrează orice tranzacţie în detaliu şi permite corelări avansate, CU SAP Business One orice greşeală este uşor de identificat, iar când este vorba de cifre, doar cine nu munceşte nu greşeşte. Ajută la reducerea stresului.
• Centralizarea tuturor datelor și înregistrărilor. Pentru că include toate tranzacţiile, SAP BUsiness One devine singura sursă de informaţii pentru o companie și prin urmare orice angajat se raportează la acelaşi set de date. Contribuie direct la evitarea unor divergente de opinie.
• Eficienţă crescută. Mai puţine prelucrări manuale, mai puţine erori, câştig de timp, toate înseamnă eficientă şi productivitate. Nu este ceea ce ne dorim cu toţii?
În concluzie, SAP Business One include un set compelt de instrumente contabile şi financiare pentru a ajuta departamentele de profil în gestionarea şi optimizarea activităţii. SAP Business One automatizează sarcinile contabile zilnice și integrează operațiunile financiare cu alte procese de afaceri în timp real, îmbunătățind astfel vizibilitatea asupra fluxurilor de numerar și accelerând viteza tranzacțiilor.
Complementar, oferă o perspectivă generală unică asupra operațiunilor financiare ale companiei Astfel, Departamentul financiar extrage mai uşor indicatorii economici necesari pentru a face ajustările necesare (reduceri de costuri, recalculări de preţuri etc) în vederea atingerii profitabilităţii dorite.
