Unele dintre procesele care consumă timp și resurse în lumea transportatorilor sunt realizarea ordinelor de deplasare și a foilor de parcurs, alături de gestiunea acestora. Efortul de completare a acestora, validare și stocare dispare de acum, odată cu noile dezvoltări ale Alfa Software în sistemul ASiS ERP care digitalizează complet aceste fluxuri de documente cu valoare contabilă.
Digitalizarea ordinului de deplasare
Ordinul de deplasare se întocmește pentru fiecare deplasare de persoana care urmează să efectueze deplasarea și este un document contabil justificativ ce servește la decontarea cheltuielilor efectuate în deplasare, la acordarea de avansuri pentru delegație si la stabilirea diferințelor de primit sau de restituit.
Noul modul numit Ordine de deplasare din ASiS ERP permite gestionarea și monitorizarea deplasărilor angajaților în cadrul oricărei companii. Acesta are scopul de a asigura un control eficient al deplasărilor, în conformitate cu politicile și regulamentele companiei.
Modulul digitalizează relația între angajații aflați în deplasare și departamentul de Contabilitate din orice companie care utlizează sistemul ASiS ERP.
Astfel, ASiS ERP înlocuiește completarea manuală a documentului cu preluarea de date GPS sau interpretarea de poze ale unor documente în sistemul ERP; ține evidența ordinelor de deplasare, a documentelor atașate unei deplasări, a cheltuielilor, a avansurilor si a sumelor de primit sau de restituit în format digital, automat, minimizând introducerea de date. Informațiile sunt înregistrate în sistemul ASiS ERP, indiferent de sosirea documentelor fizice la sediu.
Patru avantaje pentru migrarea ordinelor de deplasare în ASiS ERP
• Optimizarea costurilor operaționale, prin eliminarea timpilor redundanți sau manuali de execuție și implementarea notificărilor automate pentru pașii de aprobari.
• Eficientizarea operatiunilor, prin utilizarea unei soluții intuitive și automate; încărcarea automată a documentelor, interpretarea lor si realizarea automată a calculului sumelor restituite sau de restituit, pe baza avansurilor acordate sau a bugetelor setate.
• Reducerea riscului de eroare umană, datorită automatizării fluxului de documente și a generării ordinului de deplasare.
• Eliminarea timpilor morți, ce trec până la primirea fizică a documentelor justificative pentru o deplasare.
Foile de parcurs, digitalizate și eficientizate
Ce este foaia de parcurs? Documentul prin intermediul căruia poate fi justificată cheltuiala cu tot ce ține de combustibil, în cadrul unei companii.
Modulul Foi de parcurs din ASiS ERP se adresează companiilor care dețin o flotă proprie de mașini și utilaje și este util în special entităților active în construcții – cu multiple șantiere deschise în țară, unde se trimit utilaje, și celor din zona de transport, cu o flotă proprie de mașini, care realizează numeroase curse de transport, ce sunt monitorizate.
Beneficiile gestionării foilor de parcurs prin ASiS ERP
Modulul automatizează procesul de completare a foilor de parcurs, prin preluarea automată a datelor necesare din sistemele GPS, fără a mai fi nevoie de introducerea manuală a lor.
Astfel, sistemul salvează timp pentru resursele umane ale companiei, ce pot fi redirecționate către alte puncte de interes și necesități ale societății, pentru un plus de eficiență.
Mai mult, prin acest modul, mașinile sau utilajele sunt văzute drept centre de cost intermediare care colectează cheltuieli, și apoi le transferă către centrele de cost pentru care acestea lucrează: în cazul constructorilor – șantierele; în cazul transportatorilor – locuri de încărcare sau descărcare.
Pe lângă datele legate de km parcurși, ASiS ERP poate prelua automat, prin intermediul API, informații legate de combustibil, prin integrarea în interfață cu furnizorii de combustibili sau de taxe de drum.
Echipa Alfa Software și-a propus să continue, și în 2024, să insereze multiple soluții eficiente de automatizare pentru diverse procese de business, cu scopul de a perfecționa sistemul ASiS ERP pe care îl dezvoltă.
Alfa Software este o companie de IT cu capital privat românesc, cu o vechime de 26 de ani pe piață. Compania are sediul central în Cluj-Napoca, punct de lucru în Zalău și acoperire națională, prin rețeaua de parteneri.
