Început încă din 2020, proiectul „eFactura – sistem obligatoriu de facturare electronică“ vizează creșterea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale. Aplicat în mai multe etape (inițial pentru relațiile comerciale cu instituții publice și ulterior pentru comerțul cu produse cu grad ridicat de evaziune fiscală), e-factura devine obligatorie pentru toate companiile din ianuarie 2024.
Înrolarea în sistemul eFactura și raportarea în formatul solicitat de ANAF este o acțiune simplă pentru companiile care au deja un sistem ERP, însă complicată și consumatoare de timp pentru cele care au neglijat digitalizarea și nu dețin instrumente software de gestiune financiar-contabilă.
Cliienți Soft Net Consulting care utilizează ASIS ERP fac parte din prima categorie, iar pentru ei, exportul datelor către ANAF prin sistemul efacturare este doar la un click distanță.
Informații utile despre sistemul E-Factura
În esență, RO eFactura este un sistem informatic deținut și operat de ANAF prin care toate entitățile juridice vor transmite, valida, stoca și descărca facturile fiscale. Pe termen lung, sistemul are ca obiectiv crearea unui mediu fiscal eficient și mai ales transparent, dar și generalizarea lucrului cu instrumente digitale. Cu ajutorul eFactura, ANAF standardizează modul de facturare electronică și va crește, cel puțin declarativ, gradul de colectare a taxelor.
Procedura de utilizare și funcționare a sistemului efacturare și documentația tehnică sunt disponibile pe secțiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finanțelor și ANAF. România a copiat modelul de sistem implementat de Italia, care a aplicat facturarea electronică generalizată atât pe relația Business to Government (B2G), cât și pe relația Business to Business (B2B). Același model a fost preluat și de Polonia, unde este încă opțional.
Potrivit autorităților, Ro eFactura va reduce deficitul de încasare a TVA cu cel puțin cinci puncte procentuale până în cel de-al doilea trimestru al anului 2026, comparativ cu 2019. Introducerea facturării electronice obligatorii se va reflecta într-o creștere a colectării TVA și a impozitelor directe cu cel puțin 7,6 miliarde de lei (aproximativ 1,5 miliarde de euro).
Important, E-Factura nu e o soluție de facturare
Important de știut, în ciuda numelui efacturare nu este o soluție de facturare. Aceasta înseamnă că facturile vor fi generate ca și până acum, cu ASIS ERP în cazul clienților Soft Net Consulting. Ceea ce contează este însă ca facturile să fie generate corect, conform formatului cerut de ANAF și cu fișierele XML asociate. Prin urmare, pentru completare efactura ANAF aveți de făcut următorii pași:
• Generarea facturilor fiscale cu o soluție dedicată (ASIS ERP) precum și a fișierelor XML asociate (în conformitate cu cerințele ANAF).
• Autentificarea în SPV ANAF pe baza unui certificat digital.
• Transmiterea facturilor într-un mod manual sau automat și primirea indexului de transmitere.
• Validarea stării de înregistrare în eFactura și recepționarea eventualelor mesaje de eroare.
• Corectarea erorilor și retransmiterea facturilor modificate.
Din experiența ultimilor doi ani în rândul companiilor care au aderat deja la eFactura, majoritatea erorilor sunt legate de formatul greșit al datelor de facturare. În cele mai multe cazuri, datele clienților sunt înregistrate eronat sau incomplet. De asemenea, pot apărea diverse modificări între momentul emiterii facturii și încărcarea acesteia în sistem: schimbare de sediu social, dizolvare, suspendare, schimbare de CUI, etc.
Cum modifici un document transmis prin E-Factura?
După finalizarea procesului de transmitere, destinatarii facturilor sunt notificați cu privire la facturile electronice primite în sistemul RO eFactura. Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice.
Totuși, autoritățile avertizează că facturile trebuie trimise către destinatari și prin mijloacele tradiționale.
Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO eFactura. În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.
Corecția facturii electronice comunicată destinatarului prin eFactura se efectuează conform prevederilor din Codul fiscal, iar versiunea modificată se transmite prin același sistem, nu pe email, WhatsApp sau hârtie.
De ce este simplă trecerea la E-Factura pentru utilizatorii ASIS ERP?
Utilizatorii de ASIS ERP au deja datele în formatul agreat de autorități prin integrare cu ANAF. Mai mult, facturile sunt create într-un sistem integrat, cu o bază de date unică, și nu apar erori la import sau copiere de la o aplicație la alta. Prin urmare, exportul documentelor fiscale și a fișierelor XML asociate este un proces simplu și rapid, realizabil printr-un singur click. Posibilele erori de validare pot fi generate de cauze examinate anterior (schimbarea sediului social, spre exemplu).
”Provocările eFactura țin de formatul greșit al datelor și de lipsa unui sistem ERP care să le proceseze facturile rapid și corect. Clienții Soft Net Consulting beneficiază de integrarea ASIS ERP cu site-urile autorităților publice pentru preluarea datelor și, prin urmare, nu au dificultăți în crearea declarațiilor fiscale și a rapoartelor. Mai mult, au toate datele într-o singură sursă și nu operează copieri ale datelor, ca să riște apariția unor erori. Lucrurile sunt mai complicate pentru companiile care nu au un sistem ERP, iar trecerea la eFactura de la 1 ianuarie va fi cu dificultate,” consideră Adrian Budiu, consultant implementare ASIS ERP.
Pentru că multe companii mici și mijlocii nu dețin un sistem ERP, trecerea la Ro eFactura va fi un pas dificil. Un sondaj realizat recent de EY Romania arată că aproape un sfert dintre companiile românești spun că au nevoie de până la 6 luni pentru a implementa sistemul RO eFactura. Totodată, 83% dintre participanții la sondaj afirmă că nu sunt pregătiți pentru data de 1 și doar 17% consideră că vor putea raporta către eFactura fără probleme.
În concluzie, companiile trebuie să implementeze un proces digital de facturare și să adapteze sau să implementeze un sistem ERP modern pentru prelucrare, completare efactura ANAF și transmiterea acestora în SPV. Atenție însă, că timpul este scurt și este nevoie de consultanți cu experiență pentru a fi gata până la începutul anului 2024.
Pentru identificarea celui mai bun mod de completare eFactura ANAF, contactați echipa SoftNet Consulting.
