Poate nu știați, dar E-Mailul a fost inventat în anul 1971, inginerul american Ray Tomlinson, fiind primul care a utilizat simbolul „@” pentru a separa numele de utilizator de cel al domeniului, stabilind astfel un standard în dezvoltarea sistemului de E-Mail modern. Astăzi, angajații din toată lumea trimit zilnic aproximativ 319 miliarde de E-Mailuri. Mai mult, în următorii patru ani, se estimează că numărul E-Mailurilor de business va crește la peste 376 de miliarde.
În mod evident, nu trebuie să ne spună nimeni că E-Mailul este cea mai utilizată aplicație de business la nivel global, vitală pentru orice utilizator cu activitate de birou. Știm cu toții că este cea mai bună metodă de comunicare, potrivită pentru orice tip de interacțiune internă și externă, cu angajații, partenerii, clienții și prospecții.
Totuși, E-Mailul vine și cu o serie de provocări, precum suprasaturarea și gestionarea dificilă a mesajelor care pot inunda, la propriu, inboxul. Corespondența digitală prea intensă sau fără relevanță, pentru o organizație, înseamnă o mare pierdere de timp și de resurse, în special pentru operațiunile extinse ale departamentelor de resurse umane sau relații cu clienții.
Astfel, comunicarea poate deveni ineficientă sau incompletă, erorile umane pot duce la neînțelegeri sau întârzieri. Răspunsurile întârziate din cauza problemelor tehnice sau a volumului mare de E-Mailuri neprioritizate pot dăuna imaginii publice a organizației și pot duce la pierderea clienților. În timp ce o bună parte dintre clienți (31%)
se așteaptă la un răspuns din partea organizațiilor la solicitările lor în decurs de o oră, timpul mediu de răspuns este, din păcate, de 36 de ore.
Vestea bună este că avem o soluție bazată pe Inteligența Artificială, care poate schimba radical această statistică.
Vă prezentăm DRUID AI E-Mail Assistant
Companiile care se confruntă cu volume mari de E-Mailuri au acum la dispoziție soluția DRUID AI Email Assistant. Acest asistent de E-Mail revoluționar, bazat pe Inteligența Artificială (AI), elimină problema suprasaturării inboxului și a necesității sortării și organizării manuale a corespondenței, prin automatizarea gestionării întregii corespondențe electronice.
Mai mult, Asistentul Virtual are capacitatea de a prelua informații din E-Mailuri, de a compune automat răspunsuri personalizate și de a atașa fișierele relevante pentru fiecare client în parte. Ceea ce îl transformă într-o unealtă salvatoare pentru creșterea productivității serviciilor pentru clienți.
DRUID AI Email Assistant gestionează E-Mailul unei companii în trei etape. În prima etapă, care presupune înțelegerea E-Mailului, folosește inteligența artificială generativă pentru a clasifica întreaga corespondență electronică. El adună toate informațiile disponibile despre un client, verificând prezența lui în baza de date a organizației. Ulterior, Asistentul AI va identifica sarcinile și acțiunile care trebuie realizate.
În etapa de automatizare a sarcinilor, după o verificare suplimentară a informațiilor externe/ interne, Asistentul de E-Mail declanșează fluxurile de lucru prestabilite. În a treia etapă, care implică trimiterea răspunsului, asistentul virtual va compune E-Mailurile propriu-zise, va personaliza răspunsurile pe baza interacțiunilor anterioare și, în funcție de context și de specificul fluxului de lucru, va atașa fișierele necesare și va expedia E-Mailul.
Asistentul virtual reduce cu până la 80% timpul irosit cu introducerea manuală a datelor
Rezultatele și beneficiile sunt cât se poate de reale și nu vor întârzia să apară. Automatizarea redactării și a expedierii E-Mailurilor reduce timpul mediu de manipulare cu până la 50%. Companiile vor putea să gestioneze un număr mai mare de E-Mailuri, într-un timp mai scurt.
Automatizarea acțiunilor legate de E-Mail în bazele de date permite economisirea a până la 80% din timpul dedicat de angajați introducerii manuale a datelor. Astfel, este redus riscul de erori și e asigurată coerența în gestionarea E-Mailurilor.
Mai mult, comunicarea unei companii va fi îmbunătățită, eliminându-se întârzierile. Dacă clienții așteaptă un răspuns în 24 de ore, DRUID AI Email Assistant îl va trimite în doar câteva minute. În acest fel, satisfacția clienților poate fi crescută cu până la 80%.
Scenarii de utilizare
Disponibil deja în portofoliul Soft Net Consulting, DRUID AI Email Assistant vine sub forma unui asistent conversațional ușor de utilizat și s-a născut din nevoia de a elimina erorile de verificare umane. Eficiența lui a fost deja testată de giganți precum Microsoft, US Airforce, Liberty Global, Axa și Bank of America. Asistentul DRUID automatizează în proporție de 40% procesul de gestionare a E-Mailurilor, ceea ce înseamnă o economie de 30% în materie de costuri asociate echipelor de relații cu clienții.
Printre cele mai uzuale scenarii de utilizare se află:
• Automatizarea fluxului de primire și răspuns la cererile de ofertă. Asistentul virtual va prelua corespondența, o va sorta și clasifica, și va răspunde automat prospectului sau va direcționa mesajul către un responsabil, în funcție de situație.
• Administrarea interacțiunii cu departamentul de Resurse Umane. În companiile cu sute de angajați, departamentele de Resurse Umane primesc pe E-Mail numeroase documente specifice: cereri de concediu, fișe de pontaj, adeverințe medicale, deconturi etc. Prelucrarea acestor documente consumă timp și blochează activitatea. Asistentul virtual va sorta corespondența, va prelua informații din documente, le va înregistra în aplicațiile de HR și va informa angajații asupra situației existente.
• Preluarea solicitărilor de tip Helpdesk sau Customer Support. Majoritatea clienților trimit solicitări de service pe E-Mail, iar în anumite perioade departamentele de profil fac cu greu față situației. Asistentul Virtual va automatiza o bună parte din această activitate preluând și sortând corespondența, confirmând automat primirea unei solicitări și alocând un număr de ticket. Totodată, poate direcționa solicitările către persoanele responsabile în funcție de atribuții, zonă, calificare etc.
În calitate de partener DRUID AI, Soft Net Consulting oferă servicii complete pentru instalarea, configurarea și exploatarea corectă a DRUID AI Email Assistant, în cele mai diverse scenarii. De asemenea, asigurăm integrarea Asistentului Virtual cu diverse aplicații operaționale: ERP, CRM, HR etc., pentru preluarea automată a datelor.
