Pentru ca mărfurile să ajungă la destinații, companiile de producție și distribuție investesc sume considerabile în soluții de transport. Fie prin intermediul propriilor flote, fie prin furnizori de servicii de transport (prin contracte recurente sau prin bursa de transport), este important ca această activitate să fie optimizată, atât la nivel de rute, cât și de costuri.
Procesul este însă unul complex, deoarece sunt consolidate informații multiple: comenzi de la clienți, stocuri, adrese de livrare, mijloace de transport, termene etc. Toate aceste informații trebuie aliniate pentru ca fluxurile de lucru logistice să fie cât mai eficiente. Mai nou, trebuie raportate și către autorități pentru conformarea cu cerințele sistemului RO e-Transport.
Evident, este necesară utilizarea tehnologiei și integrarea în sistemul ERP, ASiS Tour Planner, a unor module sau funcționalități avansate pentru optimizarea rutelor și reducerea costurilor de livrare. Soft Net Consulting a dezvoltat pentru ASIS ERP modulul Tour Planner, dedicat companiilor de producție și distribuție care lucrează cu comenzi multiple, atât către terți, cât și către propriile depozite sau magazine. Soluția se află deja în producție la mai mulți beneficiari.
Avantajele optimizării logistice
Discuțiile cu clienții ne-au arătat că aceștia nu își doresc doar optimizarea rutelor de transport, ci și optimizarea întregului proces logistic. Au nevoie de o soluție care să îi ajute pe întreg fluxul de lucru, de la selectarea comenzilor și alocarea acestora pe mașini, până la corelarea mașinilor cu șoferii disponibili, direcționare, restricții de tonaj și condiții de acces la clienți. Pentru orice companie cu mai mult de 5-6 mașini și câteva zeci sau sute de transporturi lunare, beneficiile sunt semnificative pe toate planurile:
• Reducerea timpului de livrare cu până la o oră pe zi, în funcție de scenariu.
• Reducerea numărului de kilometri parcurși de fiecare mașină prin optimizarea rutei, ceea ce înseamnă atât economie de combustibil, cât și uzură mai mică a flotei.
• Încărcarea mașinilor la capacitate maximă la fiecare transport prin comasarea comenzilor.
• Corelarea modului de încărcare a mașinii cu ordinea livrării, ceea ce înseamnă de asemenea câștig de timp și efort redus de manipulare a produselor.
• Respectarea timpilor de odihnă ai șoferilor.
• Generarea facilă a tuturor documentelor asociate comenzilor de livrare, inclusiv pentru cele necesare raportării către ANAF e-Transport.
Implementarea unui modul pentru optimizarea rutelor și reducerea costurilor de livrare, ca Asis Tour Planner, este cu siguranță o investiție care se amortizează foarte rapid. Rezultatele sunt imediate și consistente.
ASiS ERP Tour Planner
Pentru optimizarea operațiunilor logistice asociate livrării și transportului de produse, precum și raportării către RO e-Transport, Soft Net Consulting a dezvoltat modulul Tour Planner, integrat nativ în ASIS ERP. Sistemul centralizează și corelează toate datele asociate comenzilor active, legate atât de locație, cât și de cantitatea de produse, modul de ambalare, ordinea de descărcare etc. Totodată, sistemul permite comasarea și alocarea comenzilor pe mașini, în funcție de capacitate și rute, pentru optimizarea întregii activități.
Utilizatorul Tour Planner poate selecta din sistem orice comandă să transporte efectiv. Comenzile sunt afișate direct pe hartă, iar sistemul propune, pe baza unei configurări prealabile, mașinile disponibile și modul de alocare al paleților. Fiecare mașină este setată în sistem în funcție de volum brut, capacitate de încărcare, masa transportabilă, dimensiuni specifice etc.
Mașinile sunt vizualizate în culori diferite pentru cele încărcate și cele goale, pentru ca utilizatorul să poată sesiza ușor traseele și să poată exploata o mașină care se întoarce goală la bază. În etapa următoare, sistemul generează o rută optimă de transport, integrată cu Here Maps și care ține cont de multiple parametri: distanță, timp, zile și ore de livrare, condiții de acces la client, restricții de greutate etc. De asemenea, soluția calculează turele în concordanță cu orarul de lucru al șoferului, iar dacă nu se încadrează în timp, prelungește livrarea pentru a doua zi. Se află în dezvoltare o funcționalitate nouă pentru exportul rutelor către terminalele mobile pentru utilizarea acestora în aplicații de navigație ca Waze și Google Maps.
Pentru ca procesul să fie optimizat, sistemul gestionează inclusiv operațiunile de generare a documentelor asociate. În funcție de ambalare (paleți, cutii, baxuri etc.), sistemul generează etichetele aferente, în baza unui cod Zebra Print Label (ZPL) specific pentru imprimantele Zebra. De altfel, echipamentele mobile Zebra sunt utilizate pentru toate operațiunile de recepție, consolidare și livrare. Cantitățile de produse sunt preluate automat prin integrare cu cântare de podea prin tehnologii de tip IoT (Internet of Things). Alături de etichete, sistemul permite generarea și a altor documente necesare: facturi, avize de sondare, probe, materiale promoționale, documente însoțitoare pentru export, declarații de conformitate, pe anumite tipizate, atât individual, cât și în calup.
Tour Planner permite gestionarea activității în timp real, ceea ce înseamnă că pot fi adăugate sau eliminate comenzi (complet sau fracționat) pe transporturi unde există disponibilitate sau pot fi comutate/comasate comenzi între mașini. Interfața Tour Planner este modernă și permite drag and drop pentru o operare ușoară și eficientă.
Integrare cu sistemul RO e-Transport
După cum spuneam anterior, Tour Planner gestionează toate datele asociate unui transport (produse, greutate, ambalare, număr de paleți etc.) și generează fișa de transport, precum și alte documente necesare: aviz, factură, bon de consum. Având toate datele necesare, modulul poate fi utilizat și pentru raportarea e-Transport.
„Prin Sistemul RO e-Transport sunt monitorizate transporturile rutiere, însemnând o deplasare cu încărcătură, realizată de un vehicul rutier, efectuată pe drumurile publice având un loc de plecare/intrare pe teritoriul național și un punct de sosire/ieșire de pe teritoriul național, pe teritoriul României. Sistemul înregistrează date referitoare la expeditor, beneficiar sau destinatar, denumirea, caracteristicile, cantitățile și contravaloarea bunurilor transportate, locurile de încărcare și descărcare, detalii cu privire la mijlocul de transport utilizat și transportator, data declarată pentru începerea transportului, precum și codul UIT generat.” Proiect de ordin pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind monitorizarea transporturilor de bunuri RO e-Transport
După ce se încarcă mașina și se generează factura/aviz, la nivelul transportului se completează datele specifice pentru e-Transport, iar sistemul generează raportul XML necesar pentru atribuirea codului UIT. Raportul este încărcat pe SPV ANAF, care validează operațiunea și emite codul UIT sau întoarce un fișier cu erorile ce trebuie corectate. Important, raportarea trebuie făcută înainte ca autovehiculul utilizat la transport să plece din locație.
Datele preluate de sistem pentru raportarea e-Transport sunt următoarele:
• numărul de înmatriculare al mașinii și remorcii;
• detalii despre expeditor și beneficiar;
• adresa de încărcare și descărcare;
• tipul operațiunii, scopul operațiunii;
• bunurile transportate conform codurilor NC;
• cantitățile și valorile aferente.
Conform normelor e-Transport, aceste date trebuie raportate pentru orice intrare sau ieșire de marfă către o destinație intra sau extra comunitară, dar și pentru orice livrare națională de produse cu risc fiscal. Pe listă se află:
• legume, fructe, plante, tuberculi;
• băuturi, lichide alcoolice și oțet;
• sare, sulf, var, ciment;
• îmbrăcăminte și încălțăminte;
• fontă, fier și oțel.
Aceste produse trebuie raportate doar dacă depășesc o greutate de 500 de kg sau o valoare a transportului de 10.000 lei, iar transportul se face cu vehicule mai grele de 2,5 tone. După încărcarea raportului în e-Transport și obținerea codului UIT, sistemul printează acest cod pe toate documentele asociate pentru a putea fi ușor prezentat organelor de control. Sistemul raportează diferențiat fiecare transport/încărcătură în funcție de destinatar, ceea ce permite alocarea mai multor coduri UIT pentru un singur transport cu mai multe livrări individuale.
