Încă din 1999, în „Afaceri cu viteza gândului”, Bill Gates, omul care a creat Microsoft, vorbea despre un „sistem nervos digital”, care să permită companiilor să colecteze date din toate departamentele și să le ofere managerilor pentru a lua cele mai bune decizii. Digitalizarea a făcut posibil acest scenariu, însă multe companii sunt acum în fața unei situații noi, sistemele operaționale (ERP, CRM, WMS) colectează atât de multe date încât prelucrarea și analiza acestora devine dificilă și consumatoare de timp.
Mulți manageri sunt nemulțumiți că durează prea mult să primească rapoarte consolidate (cu date din multiple aplicații sau pe intervale extinse de timp), dar și aceste rapoarte sunt prea statice și nu pot face investigații suplimentare asupra datelor. Aceasta pentru că majoritatea companiilor încă se bazează pe echipele de la IT sau de la Financiar pentru a extrage și pregăti seturile de date necesare atât în rapoartele către manageri, cât și în cele pentru autorități (Bursa de Valori București, Ministerul de Finanțe, Mediu etc). Situația s-a schimbat odată cu apariția conceptului de „self service BI” și cu lansarea în 2015 a Microsoft PowerBI.
Ce avantaje aduce PowerBI
Cu o cotă de piață de 15,9%, Power BI este una dintre cele mai răspândite soluții de „Self -Service Business Intelligence”. Permite utilizatorilor fără cunoștințe tehnice (antreprenori, manageri, membri ai echipelor de financiar – contabilitate, marketing sau vânzări) să filtreze, sorteze, analizeze și vizualizeze date în mod independent, fără a se baza pe experți IT sau analiști de date. Odată configurat și conectat la sursele de date, Power BI este un instrument utilizabil de către orice angajat cu muncă de birou, indiferent de cunoștințele IT.
PowerBI are două avantaje importante:
1. Interfață intuitivă și prietenoasă. Interfața Power BI este simplă și poate fi învățată din mers de către orice utilizator. Se bazează mult pe „copy and paste” pentru a prelua date, și pe „drag and drop” pentru a le vizualiza și explora. Simplitatea în utilizare îl face atât de popular, plus faptul că Microsoft are multiple planuri de licențiere, inclusiv utilizare gratuită pentru versiunea de bază.
2. Acceptă date din aproape orice sursă, de la baze de date tranzacționale (SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL) specifice sistemelor ERP și CRM, la servicii cloud (Azure, Amazon Redshift, Google BigQuery) până la fișiere Excel, text, XML și Jason.
Cum simplifică Power BI colectarea și procesarea datelor
Power BI permite organizațiilor să consolideze date din surse disparate—fie că sunt date de vânzări din sistemele CRM, date financiare din ERP-uri sau date operaționale din diverse departamente. Acest proces este însă extrem de simplu și de rapid, fără ca utilizatorii să piardă timp.
• Integrarea multiplelor surse de date se realizează prin conectori încorporați, ceea ce facilitează importul și sincronizarea datelor. Pe platforma Microsoft există deja conectori pentru cele mai populare surse.
• Transformarea și curățarea datelor cu „Power Query”, o funcționalitate care permite ulizatorilor să extragă, să transforme și să încarce (ETL) datele, fără a scrie cod. Interfața drag-and-drop a Power BI simplifică tot acest proces de pregătire a datelor.
• Modelare intuitivă, Power BI permițând crearea de modele de date complexe prin definirea relațiilor între tabele, ceea ce ajută la consolidarea datelor din surse diferite într-o singură imagine coerentă. Mai mult, Power BI poate detecta și sugera automat relațiile între tabele, economisind timp și reducând erorile.
• Actualizare permanentă, deoarece Power BI permite setarea de actualizări automate pentru date, ceea ce asigură că rapoartele și tablourile de bord sunt mereu la zi, fără intervenție manuală.
• Colaborare facilă pentru realizarea rapoartelor prin posibilitatea adăugării de note și comentarii.
• Partajare simplificată prin Power BI Service, care permite expediere facilă a rapoartelor și tablourilor de bord către alți utilizatori, în baza drepturilor de acces.
• Fluxuri de lucru automate prin integrare cu Power Automate (platforma Microsoft de Robotic Process Automation/RPA) pentru declanșarea anumitor acțiuni, de la generarea unui raport specific la trimiterea unei notificări sau la schimbarea unor valori ale datelor.
Imaginați-vă cât timp ar necesita toate aceste operațiuni în lipsa unei soluții ca PowerBI și câte interacțiuni ar fi necesare între departamente?
Decizii de business mai rapide cu BI de la Soft Net Consulting
Accesul la informații relevante este cheia oricărei decizii corecte, indiferent de activitate. Napoleon a câștigat toate bătăliile în care a beneficiat de informatii veridice din teren și a pierdut de fiecare dată când s-a bazat pe supoziții. Situația este similară și în business, iar persoanele care trebuie să ia decizii, de la top manageri la șefi de departamente, pot avea în PowerBI un ajutor permanent.
Tablouri de bord pentru executivi
Ocupanții funcției de CEO sau liderii seniori pot accesa tablouri de bord în timp real, care evidențiază indicatorii cheie de performanță (KPIs). Aceste vizualizări le permit să monitorizeze sănătatea generală a companiei, să identifice tendințe și să răspundă prompt provocărilor. Managerii pot urmări metrici operaționali (de exemplu, producția, timpul de inactivitate a mașinilor, controlul calității) și pot lua măsuri corective. Spre exemplu, dacă eficiența producției scade, pot investiga cauzele fundamentale și ajusta procesele.
Finanțe și Operațiuni
Datele financiare din ERP-uri pot fi combinate cu date operaționale (de exemplu, producție, inventar, lanț de aprovizionare) pentru a identifica oportunități de reducere a costurilor, de optimizare a stocurilor sau de creștere a eficienței unui flux de lucru. Managerii operaționali pot simula scenarii de tipul „what if” pentru întreruperile din lanțul de aprovizionare (de exemplu, întârzieri în livrarea materiilor prime), și pot evalua impactul acestora asupra programelor de producție.
Vânzări și Marketing
Power BI permite echipelor de vânzări să analizeze interacțiunile cu clienții, să urmărească lead-urile și să măsoare eficiența campaniilor. Echipele de marketing pot vizualiza demografia clienților, comportamentul și metricile de implicare. Prin crearea de scenarii (de exemplu, schimbarea strategiilor de preț, condițiile de piață), managerii de vânzări pot prezice veniturile viitoare și aloca resursele în consecință.
Resurse umane
Power BI poate integra date HR, cum ar fi performanța angajaților, fluctuația acestora și metricile de training. Acest lucru ajută managerii de resurse umane să ia decizii informate legate de planificarea forței de muncă și politica de angajare.
Recomandări la implementarea SNC PowerBi
Soft Net Consulting a dezvoltat pe platforma Microsoft o soluție proprie denumită SNC PowerBI, care se integrează cu toate soluțiile din portofoliu: ASIS EPR, CAS genesisWorld, ASIS TMS, WMS. Soluția a devenit tot mai apreciată de clienți și începe să fie inclusă în proiectele de digitalizare încă de la început. Pentru ca utilizarea Power BI să fie fluentă și totodată protecția datelor și confidențialitatea acestora să fie asigurate, recomandăm următoarele inițiative:
• Guvernanța datelor. Chiar dacă termenul sună pretențios, este necesar să aveți o politică legată de date: ce date preluați, cine le poate accesa, cum gestionați acordurile de prelucrare etc.
• Model de date unificat. Creați un model de date consistent între diversele sisteme operaționale pe care le utilizați în organizație, mai ales dacă sunt de la furnizori diferiți.
• Training pentru utilizatori. Chiar dacă este o soluție simplă și intuitivă, un training de bază ajută ca utilizatorii să capete încredere și să lucreze eficient.
Toți clienții care utilizează Power BI afirmă că platforma îi ajută să câștige timp și să ofere managerilor un suport decizional prompt. Realizarea unor rapoarte complexe nu mai durează zile, iar decidenții nu mai trebuie să ceară date și să aibă discuții cu anagajații pentru a obține informațiile necesare. Au totul la dispoziție în timp real și, mai mult, pot face singuri investigații suplimentare pentru a descoperi cauzele reale ale unor situații sau modul în care schimbarea unor parametri afectează rezultatele de business.
