Implementarea unei soluţii ERP este un proces de lungă durată, ce necesită o administrare riguroasă a resurselor implicate. Pe lângă efortul financiar necesar, într-un proiect de implementare este necesară implicarea în egală măsură a mai multor specialişti, atât din cadrul firmei cât şi externi, de la partenerul de implementare.

De-a lungul timpului, am observat câteva reguli de urmat pentru a asigura un proces de implementare cât mai lin, la finalul căruia veţi beneficia de o soluţie ERP implementată conform cerinţelor companiei dvs. Fără nicio legătură între ordinea în care le voi enumera şi importanţa lor, voi încerca să le expun pe cele mai importante dintre ele.

Un punct de start în implementarea unei soluţii ERP este definirea obiectivelor proiectului. Poate fi vorba de integrarea ariilor de business, de înregistrarea producţiei în acelaşi sistem ca şi vânzările, de obţinerea de rapoarte în timp real, sau oricare alte cerinţe.
Dacă definiţi obiective realiste şi măsurabile, la finalul proiectului veţi putea analiza rezultatele şi veţi şti dacă implementarea a fost una de succes; eventual, unde anume şi cum trebuie să acţionaţi pentru a ajunge acolo.

Odată începută planificarea proiectului, sfatul meu este să încercaţi să o faceţi într-un mod cât mai detaliat, pentru a evita creşterea costurilor sau întârzieri în proiect.
Planificaţi detaliat fiecare fază a proiectului, în mod realist, fără a subestima timpul necesar implementării sau costurile aferente. Alocaţi un manager de proiect dedicat, cu experienţă în management de proiect, care să urmărească în permanenţă statusul proiectului de implementare. Dacă în cadrul companiei nu există nici o persoană care poate prelua acest rol, o soluţie poate fi angajarea unui manager de proiect extern, care are experienţă în implementarea unui ERP.
Se intamplă frecvent ca persoanelor implicate în proiect să li se atribuie, pe lângă sarcinile curente, task-urile ce derivă din rolul avut în cadrul proiectului. Acest lucru duce, de multe ori, la scăderea eficienţei de lucru, la erori sau la întârzieri în proiectul de implementare.

Recomandarea mea este ca, în perioada de implementare, angajaţii implicaţi direct în implementare să fie degrevaţi parţial de task-urile zilnice, având astfel timp suficient pentru derularea în bune condiţii a proiectului.
De multe ori, companiile se concentrează exclusiv pe obţinerea aprobării managerilor, în loc să implice într-o mai mare măsură persoanele potrivite, pentru fiecare arie de business: achiziţii, vânzări, stocuri, producţie, financiar, etc. Intr-o implementare este necesară alocarea de resurse interne (utilizatori cheie) pe fiecare arie funcţională pe care o implementaţi, care să participe în mod constant la proiect. Alegeţi utilizatori cheie care cunosc foarte bine procesele de lucru, comunică eficient şi sunt proactivi, deoarece ulterior, îi vor ajuta pe utilizatorii finali să înţeleagă noul sistem.
Mai mult, angajaţii care sunt implicaţi activ în implementarea soluţiei ERP, ca parte a activităţilor zilnice, vor fi direct interesaţi în finalizarea proiectului cu succes.

“Cine, ce face?” este probabil una din cele mai întâlnite întrebări dintr-un proiect de implementare. Am întâlnit implementări în care angajaţii au participat la training-uri care nu au legătură cu activităţile pe care le desfăşoară în mod curent sau cu cele pe care le vor efectua în noul sistem.
Chiar dacă la prima vedere pare un lucru banal de făcut, definirea fluxurilor de lucru în noul sistem pentru toţi angajaţii este vitală pentru finalizarea cu succes a proiectului. Această activitate trebuie făcută din timp, astfel încât, la sesiunile de training, fiecare angajat să înveţe exact ce are de făcut.

Sesiunile de training reprezintă un alt pas important în procesul de implementare. Lipsa lor, alocarea unui timp insuficient sau desemnarea incorectă a participanţilor la workshop-uri poate duce la frustrări în rândul angajaţilor şi creşte riscul utilizării sistemului sub capacitatea lui reală.
Utilizatorii au nevoie de timp pentru a învaţa noul sistem şi modificările aduse proceselor de business care pot apărea o dată cu acesta. Prin urmare, companiile ar trebui să planifice eficient sesiunile de training şi să aloce angajaţii din timp pentru aceste activităţi.

Din experienţa mea, implicarea utilizatorilor cheie în acest proces ajută la asimilarea noului sistem mai bine şi mai repede.
O etapă foarte importantă care necesită o atenţie deosebită este testarea sistemului. Am participat în proiecte în care acestei etape nu i-a fost acordată suficientă importanţă (a fost lăsată pe ultima sută de metri în proiect sau realizată cu resurse limitate). In aceste cazuri, folosirea soluţiei a fost mai dificilă pentru utilizatori în primele luni, fiind necesar mai mult suport din partea echipei de implementare, comparativ cu proiectele în care sistemul a fost complet testat de utilizatori.
O testare minuţioasă va arăta cum va funcţiona sistemul în companie, care este impactul asupra utilizatorilor, care sunt scenariile posibile şi ce rezultate se obţin.
In cazul în care sunt identificate probleme, ele vor putea fi rezolvate la timp, evitând astfel costuri neplanificate sau întârzieri în derularea fluxurilor de lucru.

In mod intenţionat am lăsat la final o regulă pe care clienţii au tendinţa să o uite în momentul în care se începe analiza cerinţelor de business. Deşi, în mod normal se doreşte o schimbare de sistem deoarece soluţia/ soluţiile folosite momentan nu mai fac faţă cerinţelor de business, am luat parte la proiecte în care mi s-a solicitat să existe în noul sistem funcţionalităţi “copie” din vechiul sistem.
Dacă în anumite cazuri acest lucru se justifică (pentru păstrarea unui anumit flux de lucru, de exemplu), de cele mai multe ori aceste cerinţe apar deoarece angajaţii s-au obişnuit cu modul de lucru respectiv.

O soluţie ERP oferă numeroase funcţionalităţi pe care, cel mai probabil, nu le regăsiţi în vechiul sistemul şi folosirea lor poate aduce avantaje mult mai mari decât replicarea unor funcţionalităţi pe care le folosiţi în prezent.
Mai mult, aceste functionalităţi “copie” pot avea costuri mai mari de implementare decat beneficiile pe care le aduc.
Acestea sunt doar câteva dintre regulile de care ar trebui sa ţineţi cont atunci când implementaţi o soluţie ERP. Am să închei poate cu cea mai importantă: orice bun consultant ar trebui să vă îndrume să le respectaţi.

de Georgiana Stuparu, Consulting Team Leader la XAPT Solutions