Multe companii doresc să implementeze un sistem ERP cu fonduri europene, însă puţine ajung să finalizeze un astfel de demers. 2021 a adus noi măsuri şi fonduri europene pentru digitalizare, ceea ce a redeschis interesul antreprenorilor români pentru modernizarea aplicaţiilor şi a infrastructurii IT. Una dintre cele mai cunoscute este „Acţiunea 2.2.2 – Digitalizarea IMM-urilor“ oferă subvenții de până la 100.000 de euro, iar cheltuielile eligibile includ software, hardware, implementare şi chiar training.
Motivaţia pentru depunerea proiectelor este evidentă şi reprezintă cea mai pertinentă alternativă la finanţarea din resurse proprii. Mai puţin cunoscute sunt însă piedicile şi limitările acestor programe. În ultimii doi trei ani am fost implicați în mai multe proiecte de implementare sisteme ERP cu fonduri europene nerambursabile (SAP Business One), aşa că am sintetizat experiențele consultanților şi clienţilor noştri şi am definit câteva elemente cheie pe care vă sfătuim să le respectaţi.
• Nu mizaţi pe proiecte care vizează exclusiv componente de informatizare. Atenţie la încadrarea proiectului în diversele categorii de măsuri şi acţiuni finanţate. La clienţii care au reuşit să obţină finanţare, am remarcat că informatizarea este doar una dintre componentele proiectului. Spectrul proiectelor este mai larg şi acoperă în general extinderea business-ului principal (creştere capacitate de producţie prin construirea unei hale noi, spre exemplu). Aceasta pare să fie varianta cu cele mai multe şanse de câştig. Solicitările de finanţare aplicate strict pe achiziţie de tehnologie (software sau hardware) au înregistrat o rata mai mică de succes, din diverse motive: de la suspendare măsurii aferente, la necalificarea dosarului.
• Răbdare maximă la întocmirea dosarului şi aşteptarea rezultatelor. Accesarea finanţările europene sunt un proces cu un nivel ridicat de birocraţie şi necesită răbdare şi meticulozitate. Dosarul trebuie realizat după un anumit tipar, iar încadrarea în cerinţelor măsurilor vizate trebuie făcută “ca la carte”. Chiar şi dacă dosarul este aprobat, nu vă entuziasmaţi imediat, toate etapele durează. La clienţii noştri a durat în medie 6-8 luni de la scrierea caietului de sarcini la aprobarea proiectului şi încă 6-10 luni pentru derularea efectivă a acestuia. Prin urmare, dacă doriţi să modernizaţi sistemul informatic şi aveţi o presiune de timp, aveţi nevoie de o foarte bună organizare şi planificare.
• Identificaţi şi stabiliţi corect cheltuielilor eligibile. Multe dintre problemele întâlnite în proiecte sunt generale de eligibilitatea cheltuielilor. La nivel tehnologic, din discuţiile avute cu clienţii noştri, serviciile cloud sunt de evitat în aproape orice proiect cu finanţare europeană, indiferent dacă este vorba de SaaS sau IaaS. Similar, nici serviciile de suport şi mentenanţă nu sunt eligibile în numeroase cazuri. Important, proiectele trebuie să includă infrastructura fizică necesară rulării unui ERP cu fonduri europene, deoarece hosting-ul nu intră în categoria cheltuieli eligibile. Prin urmare, aveţi nevoie de un partener cu experienţă pentru a nu rămâne descoperiţi pe anumite capitole de cheltuieli.
• Atenţie la limitările tehnologice. Procedurile asociate fondurilor europene nerambursabile nu sunt tocmai aliniate la gândirea tehnologică actuală. Prin urmare exista multiple limitări, altele decât cele impuse de eligibilitatea cheltuielilor. Spre exemplu, utilizarea serverelor achiziţionate în cadrul proiecutlui într-o altă locaţie (pentru un cluster de back-up, spre exemplu). De asemenea, apar dificultăţi dacă în proiecte sunt prinse echipamente, care până la finalizarea dosarului, nu mai sunt disponibile pe piaţă şi necesită un înlocuitor echivalent. Prin urmare, trebuie să acordaţi atenţie maximă detaliilor, descrierilor, ciclului de viaţă al produselor prinse în caietele de sarcini şi stocurilor existente pe termen lung. Sunt nuanţe, care vă pot scăpa de multă bătaie de cap, dacă aveţi partenerul potrivit.
• Încheiaţi parteneriatele potrivite. Pentru o companie obişnuită, înţelegerea regulilor asociate obţinerii finanţării din fonduri europene este un proces complicat. În cazul clienților noştri, cea mai bună abordare a fost încheierea unor parteneriate cu firme de consultanţă, care au expertiză practică pe domeniul extins al finanțărilor şi cu o companie ca System Innovation România, deoarece avem experienţă în implementarea de sisteme ERP cu fonduri europene. Şansele finalizării cu succes a demersului cresc semnificativ, iar presiunea pe echipă proprie scade proporţional. Un lucru deja ştiut, serviciile de consultanţă pentru elaborarea documentațiilor necesare pregătirii aplicației de proiect şi chiar managementul de proiecte intră la cheltuieli eligibile. Complementar, aveţi nevoie să desemnaţi un project manager intern, care să gestioneze întreg procesul de implementare, din perspectivă tehnică şi de business.
Indiferent de măsurile pe care le vizaţi, nu neglijaţi componentele de tehnologie, pe care le puteţi adăuga în proiecte, pentru că îşi vor arăta valoarea pe termen lung. Dacă nu sunteţi presaţi de timp pentru implementarea unui sistem ERP cu fonduri europene şi puteţi aştepta cel puţin un an, investiţiile nerambursabile reprezintă o oportunitate ce nu trebuie ratată. Banii europene vin mai greu, dar vin şi vă pot ajuta să modernizaţi activitatea companiei şi să creşteţi productivitatea şi profitabilitatea.
