Termenul transformare digitală este adesea utilizat pentru a semnala schimbarea comportamentului administrației publice, cu trimitere la felul în care guvernul se adaptează la noi moduri de a face lucrurile, inclusiv în ceea ce privește utilizarea tehnologiei. Unul dintre cele mai importante efecte pe care transformarea digitală le are asupra administrației publice este modul în care procesele sunt executate în beneficiul cetățeanului.
La începutul lunii octombrie, a fost pus în consultare publică ‘Caietul de sarcini pentru transformarea digitală a administrației publice din România’. Există în acest moment așadar, o oportunitate uriașă pentru instituțiile statului de a valorifica instrumentele digitale în vederea optimizării managementului, a furnizării de servicii publice, ceea ce va genera consolidarea unor servicii publice universal accesibile și orientate către cetățean.
Transformarea digitală a administrației publice nu este esențială doar în ceea ce privește eficiența instituțiilor, ci și în ceea ce privește bunăstarea cetățenilor. În prezent, un număr destul de mare de instituții publice au nevoie să își modernizeze sistemele IT pentru a putea inova eficient și a oferi servicii mai bune utilizatorilor săi.
Transformarea digitală schimbă modul în care instituțiile statului sunt administrate, organizate și modul în care acestea funcționează. Primul pas către această transformare este digitalizarea tuturor proceselor, ceea ce va permite mai multă transparență și se va traduce printr-o mai mare responsabilitate în execuția acestora. De asemenea, digitalizarea reduce erorile de procesare a datelor cu până la 90%. În plus, reduce costurile prin automatizare și oferă un plus de securitate.
Organizațiile din sectorul public trebuie însă, să facă schimbări majore și rapide am putea spune, pentru a îndeplini cerințele impuse de parcurgerea unui proces de transformare digital sănătos, una din schimbările imediate fiind utilizarea efectivă a semnăturilor digitale, unde deja există cadrul legal. Trecerea la utilizarea semnăturii digitale sporește eficiența și transparența în furnizarea de servicii. Ca beneficiu principal este faptul că, prin utilizarea lor, se reduc erorile și se asigură acuratețea datelor, iar astfel insituțiile statului își sporesc eficiența, facilitându-și gestionarea eficientă a activității.
„O astfel de soluţie pentru semnătură digitală a devenit critică în desfășurarea activității oricărei instituții de stat sau companii private. Semnătura electronică avansată şi calificată a devenit deosebit de importantă, deoarece este susținută de cadrul legal. Astfel, ea face trimitere exclusivă la semnatar şi permite identificarea acestuia. Este asociată persoanei și poate fi utilizată prin mecanisme de încredere, iar semnatarul o are exclusiv sub controlul său. Un alt aspect important este faptul că semnătura digitală nu permite modificări ulterioare asupra continutului semnat, însă în cazul unor situaţii excepţionale este posibilă detectarea eventualelor modificări. Semnătura digitală sau electronică poate fi considerată ca un mecanism de aprobare sau semnare „mai sigur” decât semnătura olografă”, ne declară Mihai Babescu, Business Automation Manager la ASEE (România), companie care deține în portofoliu o soluție pentru semnătura digitală, implementată cu succes de către clienţi care au anticipat nevoia adaptării la tehnologie.
Soluția propusă de ASEE în România, permite instituțiilor să-și îndeplinească obiectivele de business cu efort minim și rezultate maxime. Utilizarea ei are multe avantaje față de metodele tradiționale de lucru, precum oferirea de răspunsuri mai rapide la solicitările cetățenilor, precizie sporită în gestionarea datelor și îmbunătățirea conformității.
Semnăturile digitale sunt utile în mai multe moduri, spre exemplu prin creșterea transparenței și eficienței administrației publice, reducerea timpului necesar primirii semnăturilor pe documente și eliminarea riscului de falsificare a acestora.
În concluzie, acestea oferă nenumărate beneficii insituțiilor statului și nu numai, fiind un puternic instrument în asigurarea securității datelor și în reducerea obligațiilor.
