Opţional până în prezent, sistemul eFactura devine obligatoriu de la 1 iulie 2022 pentru toate companiile care vând produse, considerate de autorităţi cu risc ridicat de evaziune fiscală. Acestea sunt: legume şi fructe, băuturi alcoolice, construcţii noi, produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș) îmbrăcăminte și încălţăminte. Pentru companiile cu un volum ceva mai mare de tranzacții este necesară automatizarea procesului de verificare și export, funcționalitate asigurată de sistemul ERP SAP Business One și pusă în practică de System Innovation Romania pentru toti clienții care se aliniează la sistem din 1 iulie.
Sistemul eFactura (RO eFacturare) este deja funcţional pentru instituţiile publice şi permite monitorizarea, analizarea și compararea costurilor pentru achizițiile publice, în timp real. Sistemul a fost iniţiat în 2022 de către ANAF şi Ministerul Finanţelor cu obiectivul declarat de a creşte eficienţa colectării TVA, după un model tehnic şi legislativ derulat deja de statul italian. Pe termen lung, sistemul eFactura se va generaliza ca sistem de facturare electronică la nivelul întregului mediul de business din România. Prin urmare, chiar dacă nu intrați în categoria pentru care sistemul eFactura devine obligatoriu din iulie, aşteptaţi-vă ca în viitorul apropiat să vă înrolaţi. Conform informațiilor oficiale, cel mai probabil va deveni instrumentul exclusiv pentru facturare începând din 2023.
Ce face mai exact eFactura?
Sistemul eFactura vizează preluarea facturilor electronice în formal XML direct de la emitenţi şi transmiterea acestora către beneficiari (companii private sau instituții publice). Sistemul va valida automat sintaxa XML precum şi respectarea CIUS-ului (Core Invoice Usage Specification) naţional. Sistemul va asigura şi autentificarea parţilor cu ajutorul certificatelor digitale specifice accesului la Spaţiul Public Virtual (SPV) al ANAF. După validarea/invalidarea facturii, sistemul va informa expeditorul despre acceptarea documentului și va informa destinatarul despre existența facturii. Sistemul nu comunica în timp real şi oferă informaţii pe baza unor interogări, după modelul actual al SPV ANAF. Teoretic sistemul eFactura permite confirmarea primirii de către beneficiar a facturii, însă nu este gândit să înlocuiască modalităţile curente de informare şi expediere a documentelor fiscale. Sau cel puţin, nu deocamdată. Tot pe termen lung, sistemul eFactura urmează să fie integrat cu sistemele similare ale altora ţări europene. (este deja funcțional in Ungaria, Polinia, Italia).
Ambele companii care operează o factură (emitent şi destinatar) trebuie să fie înregistrare în sistemului național privind factura electronică. Acest registru naţional este public, iar setul de date include: denumirea operatorului economic, adresa sediului fiscal, CUI/COD înregistrare TVA, data înregistrării în sistem. Probabil, una dintre cele mai evidente provocări ale trecerii la sistemul efactura va fi respectarea structurii datelor. În majoritatea cazurilor, înregistrările pe care companiile le au pentru facturare sunt incomplete (nu conţin toate datele, cod poştal, spre exemplu) sau nu respecta structura standard (tip de stradă/artera).
Trecerea la eFactura pentru utilizatorii SAP Business One
Pregătirea facturilor în conformitate cu cerintele eFactura și încărcarea acestora în sistem poate fi realizată automat cu ajutorul aplicațiilor de gestiune financiar contabilă, ca SAP Business One. Acolo unde volumul tranzacţiilor este ridicat, încărcarea manuală iese din calcul. Pentru automatizarea acestui proces este nevoie ca sistemul ERP să fie pregătit în acest sens. Emiterea facturilor în SAP Business One va urma aceeaşi logica doar că acestea trebuie să respecte un format specific standardului european de facturare electronică SR EN 16931-1 și să aibă un fișier XML asociat. Toate datele de identificare menţionate în facturi: nume companii, adrese, coduri poștale trebuie corect formatate, conform cerinţelor precizate în documentația ANAF. Asigurarea acestea conformități va fi, de altfel, o provocari pentru majoritatea companiilor.
Pentru clienţii care aderă la eFactura de la 1 iulie, am actualizat câmpurile specifice în SAP Business One şi am implementat o procedură care generează facturile în formatul corespunzător. După o serie de teste, trecerea ar trebui să fie facila şi fără bătăi de cap, deşi exista întotdeauna o doză de inedit în genul acesta de proiecte. Procedura de export va fi funcţională la toate companiile în timp util, în funcţie de calendarul înscrierii în sistem. Companiile trebuie să se înscrie în registrul şi să deţină o semnătură digitală validă.
Care sunt beneficiile sistemului?
Pentru companii trecerea la eFactura pare un process complicat, lipsit de un beneficiu imediat. Pe de alta parte, Ministerul Finanţelor publice considera că:
• Oferă o imagine de ansamblu, în timp real, asupra execuției bugetare și în următoarea etapă, a tranzacțiilor în relația B2B;
• Contribuie semnificativ la reducerea fraudei TVA la nivel național, cât și în cadrul Uniunii Europene.
• Va fi un sistem interconectat cu celelalte sisteme deținute de statele membre ale UE;
• Va asigura posibilitatea participării în procesul de achiziții publice a oricărei entități din oricare stat membru al Uniunii Europene;
• Vă aduce eficiență, predictibilitate și transparență în cheltuirea banilor de către instituțiile publice;
• V-a contribui la dezvoltarea mecanismului de verificare documentară (desk – audit – control ANAF – Antifraudă de la distanță) pentru acțiunile de conformare și prevenire;
• Datele colectate prin acest sistem vor fi suport pentru analize predictive mai detaliate ale evoluției economice, identificarea asimetriilor din economie și implementarea unor politici fiscale pertinente care să asigure un cadru natural de dezvoltare al mediului de afaceri;
• Elimină vulnerabilitățile vechiului sistem de facturare pe suport hârtie.
Pentru orice informații legate de utilizarea SAP Business One și trecerea la sistemul eFactura contactați specialiștii System Innovation Romania.
