Discuțiile pro și contra referitoare la externalizarea unor servicii în cadrul companiilor, sunt purtate constant între experți. În special pentru companiile mici, o administrare a tuturor departamentelor și sistemelor poate fi greoaie, unele sarcini precum contabilitatea și resursele umane fiind mai bine administrate de experți.
Totuși, deși multe companii mici și mijlocii nu își permit financiar aceste externalizări, beneficiile acestora sunt mai mari decât costurile. Experții au realizat un ghid de 6 pași pentru luarea unei decizii de externalizare.
1. Externalizarea poate însemna eficientizarea unor funcții care pot fi realizate de persoane dinafara companiei, în special pentru companii care operează în mai multe regiuni dar nu au buget pentru deschiderea de sucursale în fiecare regiune.
2. Definirea scopurilor și valorilor în avans este un alt pas de luat înaintea externalizării, prin definirea clară a obiectivelor procesului. Aceste obiective pot fi în jurul reducerii costurilor, creșterii eficienței și abilităților.
3. Contextul externalizării nu este unul al unei decizii ușoare, astfel companiile trebuie să găsească cei mai potriviți parteneri cu care sa fie siguri că pot avea o relație strategică și sigură pe termen lung. Găsirea unui partener de acest tip poate dura mult, dar compania nu trebuie să renunțe ușor, dar nici să riște o îngreunare a activității din cauza unui posibil partener ineficient.
4. Supravegherea externalizării din interior este un alt pas esențial, deoarece permanent trebuie să existe o persoană de contact din interiorul companiei care sa ofere instrucțiunile necesare externilor dar să le și monitorizeze activitatea semnalând situațiile de risc sau alte probleme.
5. Oferirea unui acces și mai ales control parțial la datele companiei este un pas vital, pentru a nu permite un acces total și chiar controlul proprietăților de către externi, existând riscul unor atacuri sau furturi de date.
6. În final, vigilența la securitatea datelor, în special a celor sensibile legate de date cu caracter personal, patente sau inovații, care pot fi ținta unor externi care le pot utiliza în alte scopuri decât cele din contractul de externalizare.
Concluzia este că externalizarea a devenit tot mai populară pentru companiile mici și mijlocii, în special din domenii care necesită lucru la birou, reducând numărul de angajați și spații de lucru fixe, dar în același timp necesită o atenție sporită și chiar un departament dedicat colaborării cu externii.
