Pandemia de coronavirus ne-a dat peste cap viețile în nenumărate moduri, însă una dintre cele mai mari schimbări a fost legată de modul în care lucrăm. Peisajul angajaților companiilor s-a schimbat atât de mult încât este dificil să ne imaginăm cum ar putea lucrurile să revină complet la stadiul dinainte de pandemie.
Dar este acesta un lucru negativ? Sau este un lucru normal pe care trebuie să-l sărbătorim?
Biroul viitorului, de ce avem nevoie de altceva?
Un peisaj urban în schimbare
Orașele din întreaga lume arată foarte diferit în prezent. Migrația în masă către lucrul de acasă în urma pandemiei a determinat ca centrele orașelor să se afle într-o confruntare cu un fel de criză de identitate.
Centrele de afaceri au fost în mare parte golite de legiunile de lucrători de birou care, cu doar un an în urmă, făceau naveta în și din toate colțurile orașului (și mai departe), înghesuindu-se pentru spațiu în transportul public înainte de a se așeza la coadă la una din multiplele cafenele care au apărut peste noapte doar pentru a satisface nevoile lor dinaintea activității de lucru. Aceasta era povestea ce avea loc de luni până vineri în fiecare oraș de pe glob. O poveste care s-a sfârșit în Marea Britanie odată cu începutul primei stări de urgență naționale.
Un test decisiv pentru tehnologie
Pandemia de coronavirus a servit la determinarea folosirii unei scheme pilot aplicate și neașteptate pentru lucrul la distanță la scară largă. Chiar și cele mai progresiste afaceri, cu cele mai extreme planuri de continuitate a afacerii, nu și-au imaginat ceea ce s-ar putea întâmpla. Organizațiile mici și corporațiile multinaționale au trebuit să se miște rapid pentru a-și proteja angajații și pentru a migra la un nou mod de lucru, totul în doar câteva zile, iar acesta a fost cu adevărat un test al sistemelor tehnologice pe care afacerile le aveau stabilite. La fel ca în cazul multor scheme pilot, și aceasta a furnizat câteva rezultate surprinzătoare.
O provocare față de modelele tradiționale
Înaintea pandemiei, filozofia acceptată (cel puțin printre liderii de afaceri tradiționali) era că birourile fizice aveau un rol crucial pentru productivitate, cultura companiei și obținerea de talente. Cele mai mari și mai strălucitoare clădiri de birouri din locații de top au devenit simboluri ale statutului social, semnalând prerogativele economice precum și cele de personal ale companiilor.
Aceste organizații „tradiționale” erau fixate pe ideea că dacă o forță de muncă nu poate fi văzută, înseamnă că aceasta nu lucrează, și în mijlocul strigătelor pentru lucrul flexibil, aceștia făceau tot posibilul să prezinte birourile ca pe o propunere tot mai atractivă. Spații deschise pentru colaborare. Săli de relaxare și mic dejun gratuit. Săli de sport și săli de jocuri la sediu. Totul se îndrepta spre a determina oamenii să vină la birou și spre a-i păstra acolo cât de multe ore pe zi este posibil. Prin urmare, când a intervenit COVID-19 să provoace aceste filozofii adânc înrădăcinate despre ceea ce aveau nevoie lucrătorii, rezultatele au fost edificatoare.
Un alt fel de echilibru
A fost o surpriză fericită pentru mulți lideri de afaceri să realizeze că, practic, faptul că nu trebuiau să facă naveta ore întregi în fiecare zi poate avea un efect de concentrare asupra lucrătorilor. Productivitatea a fost neafectată sau crescută, iar bunăstarea lucrătorilor a crescut exponențial, deoarece aceștia au descoperit un echilibru mai îmbucurător și mai semnificativ între viața personală și cea profesională. Drumul cu metroul de dimineață a fost înlocuit cu plimbarea câinelui familiei sau o alergare de unul singur, cu toate beneficiile sale asupra sănătății și stării mentale. Iar în timp ce oamenii încep munca mai târziu, aceștia sunt infinit mai concentrați, mai energizați și mai fericiți când fac acest lucru. Efectul secundar este că două treimi din lucrători declară că sunt mult mai productivi.
Oamenii se întreabă dacă își doresc sau dacă chiar au nevoie să se mai întoarcă la birou odată ce pandemia ia sfârșit. Și chiar și cei mai tradiționali lideri de afaceri încep să se întrebe dacă nu cumva ar fi mai bună o abordare flexibilă.
Siguranța înseamnă spațiu
Chiar înainte de distribuirea națională a vaccinului, birourile vor trebui să găsească un nou echilibru. Aceste birouri deschise arată acum mai puțin ca niște spații de colaborare și mai mult ca un focar care așteaptă să se întâmple. Lucrătorii își doresc să aibă partiții, vor sisteme de tip unul înăuntru unul afară în bucătării și la toalete și doresc să folosească scările mai degrabă decât liftul. Aceștia își doresc să fie mai puțini oameni în birou, punct.
Cel mai probabil, (dacă nu au făcut-o deja) unele organizații vor implementa un sistem de rotație care divizează forța de lucru în două, cu o jumătate din aceasta lucrând de la distanță în anumite zile și cealaltă jumătate lucrând la birou. Alte organizații pot hotărî că există anumite roluri care pot fi realizate 100% la distanță, 100% din timp. În toate aceste cazuri, stabilirea sistemelor pentru susținerea lucrătorilor și facilitarea colaborării în echipă vor fi esențiale.
Uneltele le avem deja
Din fericire, pentru organizațiile și afacerile de toate dimensiunile, uneltele pentru susținerea lucrului flexibil și a colaborării de la distanță nu numai că există deja, dar acestea au fost substanțial dezvoltate pe parcursul acestui an. Toți marii jucători precum Microsoft și Google au ascultat cu atenție și au lucrat din greu de-a lungul pandemiei și au reacționat rapid pentru a-și păstra ofertele robuste și relevante. Serviciile de cloud privat în general, și cele specifice (cum ar fi Microsoft Teams sau G-Suite ) au făcut minuni pentru menținerea afacerii, educației și grupurilor de comunitate, funcționând cu toate motoarele pornite și adăugînd o suită de noi integrări pentru a face lucrul în echipă un pic mai ușor, în timp ce toată lumea este atât de divizată.
Birouri fără granițe
Fără îndoială, tehnologia are un rol crucial în privința biroului din viitor. Deținerea sistemelor potrivite va fi vitală pentru a permite oamenilor să se întoarcă în siguranță la birou. Am mai spus anterior că tot mai puțini oameni vor lucra la birou pentru încă ceva timp, însă chiar și cei care pot fi convinși să revină vor avea nevoie de posibilitatea de a se muta de la un birou la altul pentru a permite curățarea profundă periodică. Iar asta înseamnă că trebuie să fie stabilită tehnologia pentru a susține atât lucrătorii de la distanță cât și pe cei care se tot mută – și pentru a le permite să lucreze împreună. Lucrătorii au nevoie să poată să-și ia laptopul și să se mute în altă parte (fie acasă sau la un alt etaj din birou) și să aibă tot ceea ce au nevoie la dispoziție. Pentru a menține productivitatea, colaborarea și cultura biroului, granițele dintre a fi în persoană în birou și a lucra de la distanță trebuie să dispară.
Alegeți-vă procesele
În ceea ce privește procesele, va fi tentant pentru organizații să se reîntoarcă la practicile dinaintea pandemiei când totul se încheie. Însă pentru ca afacerile să-și mențină capacitatea de răspuns și să rămână agile cu privire la viitoare focare, ar fi înțelept să-și reconfigureze procesele dintr-o primă perspectivă digitală. Acesta este singurul mod de a se asigura că există o fundație puternică pentru un model de operare îmbunătățit care asigură reziliența și continuitatea afacerii, precum și echilibrarea celor mai bune aspecte ale lucrului în persoană și ale celui de la distanță.
Biroul după COVID oferă oportunitatea perfectă pentru organizații de a se elibera de procesele mai puțin optime și de aplicațiile existente care proliferează doar prin inerție. Managerii IT au puterea de a fi și mai creativi, de a economisi costuri și de a transforma locurile lor de muncă în ceva mai bun.
Beneficii de cost
Un birou hibrid al viitorului are beneficii nespuse pentru manageri, echipe și economie. Organizațiile vor trebui să se gândească cu atenție la ce spațiu au nevoie, unde au nevoie de acesta și cum ar trebui să-l configureze mai bine. Unii lucrători vor dori să lucreze de acasă în majoritatea timpului – aceștia pur și simplu nu vor dori să revină la navetă. Iar dacă afacerile vor să păstreze tot talentul în care au investit și pe care l-au încurajat, vor trebui să fie flexibile în așteptările pe care le au de la echipele lor.
Mobilizarea de imobiliare mai ieftine pentru a oferi birouri satelit poate deveni ceva obișnuit, economisind bani pentru afaceri, dar și pentru lucrătorii care, fără navetă, ar putea să descopere un adaos de 3.000£ pe an în buzunarele lor. Aceștia sunt bani pe care îi vor introduce înapoi în economie în altă parte.
Biroul viitorului
Munca de teren a fost deja stabilită pentru biroul viitorului. Lucrătorii au fost foarte direcți privind ceea ce-și doresc să se întâmple. Aceștia vor ca rezultatele lor să fie judecate în funcție de valoarea pe care o creează, decât în funcție de timpul pe care îl acordă și trei sferturi doresc să mențină nivelul de flexibilitate pe care COVID-19 l-a oferit.
Unele afaceri s-au angajat deja la „noul normal”, Twitter fiind printre primii care și-a anunțat angajații că pot lucra de acasă „pentru totdeauna”, dacă asta este ceea ce-și doresc.
Rămâne de văzut cum vor evolua lucrurile, însă îți putem spune că este improbabil ca biroul să mai arate vreodată la fel, iar viitorul muncii și al birourilor evoluează în mod constant.
Dacă dorești să discuți cu un expert despre modul în care M247 îți poate susține afacerea și birourile cu privire la activitatea de lucru la distanță și tehnologia care sprijină acest lucru, atunci contactează-ne chiar astăzi.
