Asistenții virtuali au devenit o parte esențială a strategiilor de interacțiune cu clienții și a automatizării proceselor de afaceri. Este o realitate la care Soft Net Consulting s-a aliat prin parteneriatul semnat recent cu Druid AI, companie românească implicată în dezvoltarea inteligenței artificiale conversaționale.
Exploatând avantajele platformei no-code Druid AI, compania a deschis o nouă linie de business prin care clienții noștri pot integra asistenții virtuali atât în activitatea internă (pentru angajați) cât și externă (pentru clienți și parteneri). În cadrul portofoliului Soft Net Consulting, pentru a maximiza eficiența și beneficiile aduse de acești asistenți virtuali, integrarea lor cu sistemele operaționale precum ASiS ERP și CAS CRM este o necesitate.
Care sunt sursele de date ale unui asistent virtual?
Un asistent virtual poate utiliza diverse surse de date pentru a funcționa eficient și a oferi răspunsuri relevante și personalizate utilizatorilor. Sursele de date ale unui asistent virtual pot varia în funcție de obiectivele și funcționalitățile sale, dar cele mai comune sunt:
• Librării interne de documente: Multe organizații stochează date şi documente în baze de date proprii, cum ar fi o colecţie legislativă, documente interne, manuale, politici și proceduri. Asistentul virtual poate accesa o astfel de librărie (pe un server de fişiere, SharePoint etc.) pentru a furniza informații actualizate și personalizate.
• Sisteme CRM (Customer Relationship Management): Sistemele CRM conțin date despre relația cu clienții, inclusiv istoricul interacțiunilor, preferințele și informațiile de contact. Printr-un API (Application Programming Interface) asistentul virtual poate accesa sistemul CRM pentru a oferi suport mai bun clienților și pentru a gestiona relația cu aceștia. Poate prelua date şi documente şi poate face înregistrări noi.
• Sisteme ERP (Enterprise Resource Planning): Sistemele ERP conțin informații despre operațiunile interne ale unei organizații, cum ar fi inventarul, managementul resurselor umane, contabilitatea etc. Similar scenariului anterior, asistentul virtual poate accesa sistemul ERP pentru a răspunde la întrebări despre stocuri, statusul comenzilor sau alte operațiuni.
• Baze de date externe și servicii web: Asistentul virtual poate accesa baze de date externe de la instituții publice sau organizații de cercetare pentru a furniza informații actualizate, de la date demografice, la adrese, coduri de TVA etc.
• Surse de informații publice: Asistentul virtual poate utiliza surse de informații publice de pe internet pentru a furniza răspunsuri la întrebări generale, cum ar fi definiții, traduceri, date istorice sau evenimente curente.
• Analiza limbajului natural (NLP): Asistenții virtuali utilizează NLP pentru a înțelege și a procesa limbajul uman. Acesta poate include modele de limbă, algoritmi de clasificare a sentimentului și tehnici de învățare automată pentru a înțelege întrebările și solicitările utilizatorilor.
• Interacțiunile anterioare: Asistentul virtual poate păstra istoricul conversațiilor cu utilizatorii pentru a furniza răspunsuri contextuale și pentru a îmbunătăți înțelegerea nevoilor acestora pe termen lung.
Acestea sunt doar câteva exemple de surse de date ale unui asistent virtual, iar o combinație adecvată a acestora poate face ca acesta să fie un instrument puternic pentru furnizarea de informații și asistență clienților sau pentru automatizarea proceselor de afaceri.
Pentru a realiza integrarea asistenților virtuali cu sistemele operaţionale, două dintre cele mai comune protocoale de comunicare sunt REST (Representational State Transfer) și SOAP (Simple Object Access Protocol). Fiecare dintre acestea are avantaje și dezavantaje, iar alegerea depinde de cerințele specifice ale afacerii.
De ce este necesară Integrarea Asistenților Virtuali cu CRM și ERP
Sistemele ERP şi CRM nu doar că stochează date, dar sunt şi cele mai răspândite unelte operaţionale pentru derularea fluxurilor de lucru. Practic, activitatea companiei se derulează prin aceste sisteme. Atunci când un client trimite o comandă, aceasta va fi preluată, procesata, scăzută din inventar, facturată şi expediată către destinatar, totul prin intermediul sistemelor informatice. Prin urmare, orice elemente de automatizare prin intermediul unui asistent virtual va implica operarea în sistemele ERP şi CRM. Care sunt avantajele?
• Procese de business mai eficiente. Integrarea asistenților virtuali cu CRM și ERP permite fluxuri de lucru automate și optimizate. Un client va putea plasa o comandă sau depune un ticket pentru service în regim 24/7, iar acestea vor fi procesate şi introdusă în sistem imediat. Viteza de lucru creşte considerabil.
• Experienţă mai bună pentru clienţi. Asistenții virtuali pot accesa informații din CRM pentru a oferi răspunsuri mai rapide și personalizate la întrebările clienților. De asemenea, pot furniza actualizări despre statusul comenzilor sau livrărilor din ERP, contribuind astfel la îmbunătățirea experienței clienților.
• Reducerea erorilor umane: Integrarea cu sistemele operaţionale elimină posibilitatea unor erori umane în procesele de gestionare a datelor și de preluare a informațiilor din CRM și ERP, ceea ce asigură acuratețea datelor și reduce costurile asociate corecțiilor.
• Acces 24/7: Asistenții virtuali pot oferi asistență non-stop, accesând informații din sistemele operaţionale, ceea ce înseamnă că clienții pot obține răspunsuri și ajutor oricând au nevoie.
• Creșterea productivității angajaților: Asistenții virtuali nu pot înlocui oamenii, însă pot prelua din sarcinile acestora, mai ales cele repetitive, cum ar fi procesarea comenzilor sau actualizarea inventarului, eliberând timpul angajaților pentru activități cu valoare adăugată mai mare.
Scenarii uzuale pentru utilizarea asistenților virtuali
Dacă vă întrebaţi cum puteţi folosi concret un chatbot, iată câteva exemple
• Acces la contul clientului: Prin integrarea cu sistemele CRM, asistenții virtuali pot permite clienților să acceseze informațiile despre conturile lor, să verifice situația unei comenzi, termenul de livrare sau să actualizeze datele de contact.
• Plăți și facturare: Asistenții virtuali pot facilita procesul de plată pentru clienți, oferindu-le opțiunea de a efectua plăți și de a verifica facturile în timp real, accesând date din ERP.
• Obținere de documente online: Prin accesarea datelor din ERP, asistenții virtuali pot oferi clienților documente importante, cum ar fi facturile sau contractele, într-un mod rapid și convenabil.
• Acces generic la informații: Asistenții virtuali pot furniza informații actualizate despre stocurile de produse, statusul comenzilor sau disponibilitatea produselor, extrase din sistemele operaţionale, sau pot face căutări rapide într-o documentaţie tehnică sau set de legi.
• Suport pentru angajați: În interiorul companiilor, asistenții virtuali pot ajuta angajații cu întrebări legate de HR, gestionarea concediilor, realizarea deconturilor sau sarcinile lor zilnice.
Inteligența Artificială Conversaţională încă este un domeniu la început de drum, dar care va avea un loc în business pe termen lung, ca multe alte tehnologii, de altfel. În urmă cu 30 de ani, companiile romanești descopereau PC-ul şi imprimanta şi, odată cu acestea, un mod nou de a genera documente şi a coresponda cu partenerii de afaceri. Astăzi, inteligența artificială și asistenții virtuali reprezintă noutatea şi, implicit, viitorul.
Pentru mai multe informații despre cum puteţi utiliza un asistent virtual dezvoltat de Soft Net Consulting, împreună cu Druid AI, programaţi o discuţie chiar acum.
