Obligativitatea adoptării e-Factura începând cu ianuarie 2024 a generat o agitație fără precedent în România. Mediul de afaceri nu a fost deloc pregătit pentru acest moment, conform majorității sondajelor efectuate anul trecut. Chiar dacă e-Factura avea avantajul a două etape derulate deja (tranzacții B2G și tranzacții cu produse cu risc fiscal major, au fost primele etape ale e-Factura în SAP Business One), mediul de business nu era pregătit pentru o adoptare în masă.
La o lună după generalizare, discuțiile din media arată că există probleme pe toate planurile, de la imposibilitatea obținerii și ulterior înrolării certificatelor digitale, până la blocări ale sistemului și apariția unor erori la validare pentru care nu au fost găsite ușor soluții.
e-Factura în SAP Business One
Deoarece System Innovation Romania a asistat peste 50 de clienți în ultimii doi ani în procesul de înrolare la e-Factura, am învățat câteva lecții și am încercat să facem câțiva pași înaintea termenului oficial.
Pentru alinierea sistemului ERP SAP Business One la cerințele eFactura, am realizat o serie de ajustări și configurări pentru maparea cotelor de TVA, a unităților de măsură, dar mai ales pentru actualizarea nomenclatoarelor de clienți cu informații despre adresele de facturare, codurile fiscale, integrările cu sistemele EDI etc. Aceste date trebuie să fie conforme cu standardele ANAF pentru ca facturile încărcate în SPV să fie validate.
Experiența din ultimii ani ne-a arătat că cele mai multe erori apar la adresele de facturare, care nu respectă formatul standard.
În mod curent în SAP Business One, trimiterea facturilor către SPV ANAF este automată, ceea ce înseamnă că pentru utilizatori nu există modificări în fluxurile obișnuite de lucru. Operațiunile de facturare se desfășoară în mod obișnuit (facturi fiscale, facturi avans, facturi storno), iar sistemul ERP preia facturile generate și în funcție de anumite criterii le trimite în SPV ANAF în timp real, o dată pe zi sau programat în cadrul intervalului oficial de cinci zile. Am optat pentru încărcarea cu o întârziere de 1-2 zile pentru că, odată încărcate în SPV, facturile nu mai pot fi anulate sau modificare informații despre scadente, adrese etc. Lăsăm astfel utilizatorilor posibilitatea validării facturilor în acest interval, într-un mod simplu.
După ce facturile și fișierele XML sunt încărcate în SPV, sistemul verifică automat starea acestora și, dacă sunt validate, descarcă arhiva ZIP (individual pentru fiecare factură), arhiva care conține atât factura fiscală în format XML, cât și semnătura digitală. Dacă apar mesaje de eroare, trimite alerte către adresele de e-mail relevante din organizație (persoanele care se ocupă efectiv de activitățile de facturare) pentru a fi corectate. După corectură, factura în discuție este marcată pentru retrimitere în SPV, iar sistemul reia operațiunea. Această marcarea este necesară pentru ca sistemul să nu re-trimită facturi care au în continuare mesaje de eroare.
Dezvoltări avute în plan
În acest moment, SAP Business One descarcă din SPV ANAF și facturile de la furnizori, le arhivează pe serverul beneficiarului (ZIP și semnătură digitală), le transformă automat în PDF și le trimite pe email către persoanele responsabile din departamentul financiar. Într-o etapă viitoare (sfârșitul trimestrului 1), vom automatiza și procesul de încărcare a facturilor de la furnizori în SAP Business One, atât pentru operațiunile repetitive, cât și pentru cele sporadice. Astfel, pentru o mai bună gestiune a e-Factura în SAP Business One vom optimiza întregul proces de transmitere și recepționare a facturilor prin SPV ANAF, cu rapoarte de validare și corelare între tranzacții, facturi, furnizori etc.
Observații și recomandări
În mod evident, alinierea la eFactura nu este un proces încheiat. Am participat recent la un seminar tehnic organizat de ANAF cu principalii dezvoltatori de ERP, iar sistemul va fi îmbunătățit. Chiar dacă sunt clienți care au reușit să trimită cu SAP Business One până la 1000 de facturi pe zi, sunt momente în care eFactura răspunde cu greutate. O primă factură din set este trimisă și validată, următoarele însă nu. Este nevoie de atenție și verificări constante. Am setat e-Factura în SAP Business One, ca sistemul ERP să reîncerce trimiterea de până la trei ori, pentru a evita orice confuzie. De asemenea, nu este recomandabil pentru orice companie să opteze pentru trimiterea în timp real.
În această etapă, se poate programa ora de trimitere în afara programului obișnuit de lucru, pentru evitarea momentelor în care serverele eFactura au încărcarea maximă. Din analizele noastre, volumul de facturi încărcate în SPV ANAF (+98 de milioane la ora scrierii acestui text) este încă redus, iar în următoarele două luni numărul va crește pentru că toate companiile vor urmări să evite penalizările care apar din aprilie.
Recomandarea noastră este să acordați atenție maximă acestui proces, pentru că nu vor fi amânări sau derogări. Pentru companiile care utilizează SAP Business One, procesul implică instalarea și configurarea funcționalității specifice, instruirea utilizatorilor, dar și derularea unui set de teste pentru a ne asigura că totul merge bine și că facturile sunt validate de sistem. Pentru clienții System Innovation Romania care utilizează SAP Business One, estimăm că sunt necesare 2-4 săptămâni pentru derularea completă a acestui proiect.
Nu există informații pe piață dacă eFactura va avea unele amânări, așa cum au existat pentru alte sisteme similare (SAF-T, Ro e-Transport), și prin urmare considerăm că 31 martie este termen limită la care trebuie să aveți toate facturile încărcate în SPV ANAF.
Pentru orice solicitare legată de gestionarea e-Factura în SAP Business One, contactați specialiștii System Innovation Romania cât mai rapid.
