Alegerea unei solutii ERP, ca si suport decizional pentru controlul si eficientizarea proceselor de lucru din cadrul organizatiei presupune o serie de activitati complexe, cu implicatii majore la nivelul intregii companii. In acest context, primii pasi au o importanta critica pentru derularea in bune conditii a intregului proces de achizitie a solutiei de business.
In cele ce urmeaza mi-am propus sa semnalez o serie de practici „nesanatoase” pe care le-am intalnit de-a lungul timpului in procesul de vanzare ca facand parte din comportamentul de achizitie al unora dintre clientii de solutii ERP.
1. Exista companii care obisnuiesc sa contacteze in etapa de achizitie un numar mare de potentiali furnizori de solutii ERP (sa zicem intre 5 si 10). O astfel de abordare presupune ca vom avea un volum mare si variat de informatii, care raportat la timpul limitat pe care clientii il aloca, in general, pentru achizitie poate conduce la decizii pripite. Este un lucru cunoscut ca piata de solutii ERP nu este una omogena, ea oferind de la simple programe de contabilitate si gestiune de stocuri, furnizate de dezvoltatorii locali, pana la solutii de anvergura ampla, care inglobeaza standarde de industrie internationale. De aceea, este important ca mai intai sa definim obiectivele care se doresc a fi atinse de catre companie si ulterior cerintele pe care trebuie sa le acopere solutia ERP. Astfel, vom avea o imagine corecta a calibrului solutiei, in baza careia ne vom putea orienta apoi catre potentiali furnizori.
2. O alta practica des intalnita este aceea a listelor de specificatii tehnice/caiete de sarcini interminabile (in unele cazuri rezultate prin concatenarea mai multor documente utilizate in proiecte anterioare) care se traduc in zeci de functionalitati, pe principiul “e bine sa fie, ca nu se stie niciodata cand va fi nevoie de ele”. In realitate, o astfel de abordare ultra-acoperitoare nu face decat sa ridice in mod artificial gradul de complexitate al proiectului, sa incarce nejustificat costurile de implementare si sa creasca durata proiectului. Un alt impact negativ, cu efecte in perioada post-implementare, il reprezinta alterarea gradului de recuperare a investitiei, prin neutilizarea unor functionalitati care au produs costuri nejustificate.
3. Multe dintre companiile aflate in cautarea unui ERP obisnuiesc ca in prima faza sa solicite oferte „standard”, fara a avea macar o prima intalnire cu ofertantii, urmand ca in final sa invite doi sau trei dintre acestia la discutii. Trebuie sa tinem cont ca procesul de vanzare al unei solutii ERP nu este unul tranzactional, ci pur consultativ, iar o prima intalnire este esentiala pentru intelegerea nevoilor, inainte de orice alta activitate care va urma. Fie ca aceasta va consta intr-o prezentare a solutiei, o analiza a fluxurilor de lucru ale organizatiei, o demonstratie de functionalitati sau oferta de implementare. In mod cert, un proiect de succes incepe cu derularea unor activitati specifice chiar din etapa de selectie, pentru ca ulterior acestea vor constitui premisele pentru fundamentarea unei propuneri corecte.
4. Se intampla foarte des ca in cadrul unor companii sa fie delegate persoane din alte deartamente (financiar-contabil, IT, etc.) care sa ia decizii cu privire la cerintele sistemului ERP, fara a fi implicati si responsabilii departamentelor care realizeaza efectiv activitatile de baza. In acest caz riscul de a se pierde in mod arbitrar informatii relevante pentru procesul de selectie a solutiei optime (prin diluarea semnificatiei sau a importantei acestora) este foarte ridicat.
5. Un obicei comun, intalnit in cazul evaluarii solutiilor internationale (care in general sunt implementate prin retele de parteneri autorizati) este de a „sari” unele etape din procesul de selectie derulat cu unul sau mai multi ofertanti, pe motiv ca s-au desfasurat deja activitatile respective cu alt ofertant… Exemple de situatii in care se intampla frecvent acest lucru sunt: sesiunea demo a aplicatiei, faza de evaluare a cerintelor functionale in vederea dimensionarii ofertei sau (vezi mai sus) chiar prima intalnire. Desi exista un singur numitor comun, abordarile pot fi diferite prin prisma experientei pe care o are echipa implementatorului in proiecte similare ca si anvergura, industrie, etc. Tocmai de aceea astfel de situatii reprezinta un bun prilej de a evalua obiectiv capabilitatile furnizorilor in vederea luarii celei mai bune decizii.
Lista ramane deschisa, in realitate existand si alte practici similare, care se dovedesc a fi „nesanatoase” pentru alegerea solutiei optime si a implementatorului potrivit.
In concluzie, inainte de a incepe achizitia unei solutii ERP este recomandat sa pornim de la obiective (nu de la buget), sa ne concentram pe cerintele critice pentru organizatie in prima faza, sa comunicam deschis si de la inceput asteptarile catre potentialul furnizor, sa implicam oamenii cheie din cadrul organizatiei in proces si sa nu „sarim” etape doar din dorinta de a castiga timp.
de Mihai Ionescu, Senior Sales Consultant, XAPT Solutions(foto)
