Știați că, în medie, găsirea unui document de business durează 18 minute? Aproximativ 83% dintre angajați ajung să recreeze un document nou în loc să-l caute prin rețeaua companiei? Concluzia celor de la Human Resources Direction este că angajații pierd, în medie, circa 2 ore pentru a găsi documentele de care au nevoie în activitatea zilnică și că uneori acest proces le dă o bătaie de cap mai mare decât mersul la dentist.
Nu trebuie să credeți în statistici pentru a percepe corect această realitate, mai ales dacă lucrați în departamentele care interacționează direct cu clienții, cum sunt cele de vânzări și suport. Pentru aceste departamente, cea mai simplă abordare este să aibă funcționalități de document management direct în CRM, adică în aplicația pe care o utilizează zilnic pentru derularea activității. Sistemele moderne de Management al Relațiilor cu Clienții (CRM), precum CAS genesisWorld, au evoluat din simple instrumente de gestionare a contactelor în platforme robuste care integrează diverse funcții esențiale pentru afaceri. Astfel, CAS genesisWorld integrează funcționalități avansate de document management, inclusiv integrarea cu Microsoft Word, Outlook și Teams pentru crearea și partajarea facilă a acestora.
Importanța documentelor în relațiile cu clienții
În procesele de marketing, vânzări și suport, documentele joacă un rol crucial, pentru că de calitatea și relevanța acestora depinde succesul unor acțiuni cu impact mare asupra relațiilor comerciale.
Documente de Marketing: Broșuri, fișe de produs, prezentări, campanii de e-mail marketing, rapoarte de analiză de piață.
Documente de Vânzări: Prezentări, Proof of Concept, propuneri și oferte, documentație tehnică, contracte.
Documente de Suport: Ghiduri de utilizare, manuale de instrucțiuni, documente de soluționare a problemelor, rapoarte de intervenție.
Fiecare tip de document menționat este esențial pentru desfășurarea activităților de zi cu zi în departamentele respective. Documentele de marketing sunt necesare pentru promovarea produselor și serviciilor, educarea pieței și atragerea de noi clienți. Documentele de vânzări sunt vitale pentru încheierea tranzacțiilor, clarificarea termenilor și condițiilor și menținerea relațiilor cu clienții. Documentele de suport asigură asistența post-vânzare, contribuind la satisfacția și fidelizarea clienților.
Un aspect relevant este că realizarea acestor documente implică o colaborare strânsă între diverse echipe și departamente. Echipele de marketing colaborează cu echipele de design și producție pentru a crea materiale promoționale. Echipele de vânzări lucrează îndeaproape cu departamentele juridice și financiare pentru a elabora contracte și oferte. Echipele de suport tehnic colaborează cu departamentele de dezvoltare și testare pentru a produce documentația tehnică necesară. Prin urmare, toate trebuie să fie ușor de creat, modificat și partajat.
Cerințele principale pentru gestionarea documentelor și a fluxurilor de lucru asociate
În mod curent, majoritatea documentelor sunt în format digital, chiar dacă imprimantele și scanner-ele sunt încă nelipsite din birourile companiilor românești. Simplă digitizare a unui document nu schimbă cu mult situația: timp pierdut cu găsirea acestora, existența unor multiple versiuni, dificultăți în identificarea persoanei care a operat modificări sau imposibilitatea stabilirii unor reguli de acces. Este mult mai avantajos ca echipele de vânzări, marketing și suport să aibă funcționalități de document management în CRM, aplicația dedicată 100% muncii lor.
• Documente ușor de creat, accesat și modificat
Pentru a sprijini eficiența operațională, documentele trebuie să fie ușor de creat, accesat și modificat. Un sistem CRM eficient permite utilizatorilor să genereze documente rapid folosind șabloane predefinite, să acceseze documentele relevante într-un mod centralizat și să le modifice după nevoie fără a compromite integritatea datelor.
• Colaborare simplă și transparentă
Un sistem CRM cu gestionare integrată a documentelor facilitează colaborarea între echipe. Membrii echipelor pot accesa și edita documente în timp real, pot lăsa comentarii și pot colabora la crearea și modificarea documentelor fără a fi nevoie de schimburi repetate de e-mailuri. Aceasta duce la o comunicare mai clară și la o productivitate crescută.
• Centralizare și identificare rapidă
Integrarea gestionării documentelor direct în CRM centralizează toate informațiile într-un singur loc. Aceasta elimină necesitatea utilizării de multiple platforme și facilitează accesul rapid la documentele necesare pentru desfășurarea activităților zilnice. Centralizarea contribuie la o mai bună organizare și reducerea timpului pierdut în căutarea documentelor.
• Partajare facilă în interiorul și exteriorul organizației
Partajarea documentelor este o cerință fundamentală pentru colaborarea eficientă. Un CRM bine conceput permite partajarea facilă a documentelor atât în interiorul organizației, cât și cu parteneri externi și clienți. Aceasta include funcționalități precum permisiuni de partajare, trimiterea de documente prin e-mail direct din CRM și integrarea cu platforme de stocare cloud pentru acces facil.
• Drepturi de acces și securitate
Securitatea documentelor este o prioritate majoră. Într-un CRM, este esențial să se stabilească drepturi de acces clare pentru diferiți utilizatori, astfel încât numai persoanele autorizate să poată vizualiza sau modifica documentele sensibile. Aceasta include și protecția datelor confidențiale prin criptare și alte măsuri de securitate avansate.
• Eficiență operațională ridicată
Documentele nu sunt doar create, ci și utilizate. Integrarea documentelor în CRM îmbunătățește semnificativ eficiența operațională. Automatizările disponibile în CRM, cum ar fi fluxurile de lucru și notificările automate, asigură că documentele sunt gestionate conform procedurilor standard și termenele sunt respectate. De exemplu, un flux de lucru automatizat poate trimite o notificare echipei de vânzări atunci când un contract este aprobat, asigurând astfel un răspuns rapid și eficient.
• Accesibilitate și mobilitate
Un CRM modern permite accesul la documente de pe orice dispozitiv conectat la internet. Aceasta este crucială pentru echipele de vânzări și suport care lucrează în teren sau de la distanță. Accesul mobil la documente asigură că toate informațiile necesare sunt disponibile la îndemână, oriunde și oricând, facilitând astfel o mai bună deservire a clienților și o mai mare flexibilitate în desfășurarea activităților.
Document Management în CRM. Ce oferă CAS CRM?
CAS CRM integrează funcționalități avansate pentru gestionarea documentelor digitale, de la crearea și partajarea acestora până la găsirea rapidă și arhivarea pe termen lung. Rezultatul direct este reducerea considerabilă a documentelor pe hârtie care circulă într-o organizație, dar mai ales simplificarea modului de lucru al oamenilor. Toate acestea sunt posibile pentru că în CAS genesisWorld relațiile utilizatori, documente, clienți sunt în ADN-ul soluției. Aveți mai jos o listă cu cele mai relevante funcționalități de document management de care veți beneficia în CAS genesisWorld x14:
• Integrare cu Microsoft Word: Crearea facilă a documentelor comerciale specifice (Oferte, Contracte) cu preluarea datelor direct din sistemul CRM, fără să mai căutați informații și să le copiați.
• Versionarea documentelor: Acces la istoricul complet de editare, cu opțiuni de previzualizare/export/înlocuire/duplicare pentru orice document din sistem.
Indexare rapidă și căutare full text: În interiorul documentelor.
• Căutări inteligente:Picasso Search, un instrument bazat pe AI care permite afișarea informațiilor relevante pe măsură ce sunt tastate anumite cuvinte-cheie, similar căutărilor pe Google.
• Crearea automată de legături între documente: Și alte seturi de date importante din cadrul unei interacțiuni (Client, Oportunitate, Proiect, etc.) pentru o trasabilitate maximă.
• Digitizarea documentelor pe hârtie: Cu ajutorul unui scanner de rețea și preluarea automată în CAS CRM a documentelor cât și a informațiilor acestora prin OCR.
• Scanarea și digitizarea documentelor direct din CAS Mobile App: Corelarea acestora cu un anumit set de date (Client, Oportunitate, Proiect, etc.).
• Semnarea electronică a documentelor: Direct în CAS Mobile App (pe teren, la întâlnirile cu clienții și partenerii) sau cu Semnătură Digitală de pe un PC.
• Introducerea facilă a oricărui document într-un flux de avizare/revizuire/aprobare: Cu elemente automate de alertare sau notificare.
• Partajarea facilă a documentelor: Prin diverse instrumente de lucru (e-mail, Teams, etc.).
Portal securizat clienți: Pentru acces extern la documente 24/7, cu drepturi individuale bine stabilite.
• Acces securizat la informații și documente: În conformitate cu fișa postului și drepturile individuale alocate.
• Arhivarea oricărui document: Atât celor create cât și a celor primite, în librăria CAS CRM printr-un simplu drag&drop.
Oricine a lucrat măcar o zi într-un mediu de birou știe că documentele, indiferent de format, sunt condiția fără de care nu se poate. Integrarea funcționalităților de document management în CRM aduce numeroase beneficii, de la centralizarea informațiilor și îmbunătățirea eficienței operaționale, până la creșterea colaborării și îmbunătățirea securității. Prin asigurarea unui acces facil, securizat și centralizat la documentele necesare, organizațiile pot optimiza procesele de marketing, vânzări și suport, asigurându-se astfel că toate echipele au la dispoziție informațiile necesare pentru a oferi servicii excelente și a menține relații solide cu clienții. Soft Net Consulting și CAS CRM oferă toate aceste avantaje și, totodată, elimină necesitatea achiziționării unei soluții dedicate pentru gestiunea documentelor. Deci, nu doar eficiență, ci și reducere de costuri.
Planificați chiar acum o discuție despre cum puteți gestiona documentele direct în CAS genesisWorld, iar un consultant Soft Net vă va oferi toate informațiile necesare.
