Sustenabilitatea este un subiect de mare actualitate. Pe de o parte, pentru că Directiva privind Raportarea de Sustenabilitate a Companiilor (CSRD) va cere, în viitorul apropiat, ca mai toate companiile să raporteze impactul operațiunilor și proceselor de producție asupra mediului, pe de altă parte, pentru că problemele legate de mediu si poluare devin tot mai apăsătoare.
Astfel, reducerea consumului de energie electrică, hârtie și combustibili intră pe agenda tot mai multor companii, care urmăresc să devină mai sustenabile și mai eficiente în egală măsură. Vestea bună este că sustenabilitatea, eficiența și digitalizarea merg mână în mână și contribuie împreună la bunul mers al unei afaceri și la construirea unui viitor solid.
Digitalizarea te scapă de hârtii
Cea mai simplă definiție a digitalizării este eliminarea hârtiei. Transpunerea datelor de pe hârtie în format digital înseamnă creșterea vitezei de lucru, facilitarea manipulării informațiilor, precum și reducerea considerabilă a costurilor. Pentru a produce o tonă de hârtie, sunt necesari 17 copaci, se consumă aproximativ 30.000 de litri de apă și 1.400 de wați-oră de energie electrică. Amprenta de carbon a unui kilogram de hârtie variază între 1,45 kg și 3,6 kg CO2, în funcție de tehnologiile de producție, potrivit analiștilor de la Billentis. În plus, atunci când hârtia putrezește, generează gaz metan, care este de 25 de ori mai toxic și dăunător mediului decât dioxidul de carbon. În 2018 (singurul pentru care există date statistice), consumul de hârtie A4 de pe piaţa din România a fost de 565.000 de tone, după estimările Institutului de cercetare Ceprohart Brăila, însă aceste cifre au crescut constant, mai ales că dintre toate produsele pentru birou, hârtia este cel mai cumpărat de către români – peste 41%, conform unui studiu realizat pe site-ul Papetărie.ro. În România, mai toate birourile angajaților TESA (tehnic, economic și administrativ) sunt pline de documente tipărite: oferte, contracte, note constatative, procese verbale, note de recepție, facturi etc.
Organizațiile care folosesc sisteme integrate ERP (Enterprise Resource Planning) – CRM (Customer Relationship Management) – WMS (Warehouse Management System) – EDI (Electronic Data Interchange) reduc însă considerabil consumul de hârtie pentru că schimbă informații exclusiv în format digital. Alături de flexibilitate și viteza de lucru, înregistrează beneficii majore precum reducerea costurilor de achiziție, printare, depozitare, reciclare a hârtiei, cumpărare/întreținere imprimante. Reducerea costurilor se realizează și prin digitalizarea fluxurilor și sarcinilor de lucru și îmbunătățirea controlului și vizibilității asupra datelor.
Soluțiile integrate implementate de Soft Net Consulting permit ca informația să circule exclusiv în format digital, atât între departamentele unei companii, cât și în relație cu partenerii de afaceri și autoritățile centrale sau locale. Astfel, documentele sunt mai ușor de căutat, organizat, accesat și analizat comparativ cu cele fizice, facilitează colaborarea în timp real între angajați și au un impact ecologic redus, contribuind la reducerea amprentei de carbon a organizației.
Roboții software și lucrul remote cresc eficiența
Tot mai des vedem cum organizațiile apelează, în număr tot mai mare, la automatizare și la modelul de lucru remote pentru a-și reduce costurile și crește productivitatea. Într-un viitor apropiat, fiecare angajat va fi ajutat de un robot software sau de un asistent virtual pentru a lucra mai eficient. Această „poveste” este susținută de analiștii McKinsey, care spun că astfel pot fi automatizate jumătate dintre activitățile de lucru. În plus, știai că, din 1990 până în prezent, costul muncii angajaților a crescut cu peste 200%, în timp ce costul roboților a scăzut cu peste 50%, potrivit Zippia? Partea pozitivă este că roboții software permit angajaților să se (re)specializeze și să se dedice sarcinilor mai complexe.
În practică, roboții software îți simplifică și automatizează raportarea datelor și sarcinile repetitive (procesarea facturilor și gestionarea comenzilor etc.). În plus, RPA contribuie la reducerea timpului și a resurselor consumate, minimizând erorile umane, care se pot dovedi foarte costisitoare. De asemenea, accelerează procesarea documentelor și tranzacțiilor, îmbunătățind viteza de răspuns și satisfacția clienților. O companie de retail care folosește un robot software pentru monitorizarea nivelurilor de stoc în timp real, va realiza automat comenzi către furnizori doar atunci când va fi necesar, eliminând risipa, produsele expirate și supra-stocarea. Astfel, își reduce și consumul de energie, depozitează mai puține mărfuri, iar mai puține livrări înseamnă și mai puțină poluare și, în cele din urmă, reducerea costurilor generale.
Să nu uităm nici că automatizarea anumitor sarcini, digitalizarea și centralizarea informațiilor fac posibile modelele de lucru remote, hibrid și munca de teren. Organzațiile care folosesc sistemele amintite mai sus (ERP, CRM, WMS, EDI și RPA au acces centralizat și securizat la resurse, din orice locație, de pe orice tip de dispozitiv cu acces la Internet, permițând munca de la distanță. Astfel, prin implementarea modelului de lucru remote companiile reduc costurile operaționale și timpul pierdut prin deplasări zilnice, scade și amprenta de carbon, la fel și consumul de energie electrică și hârtie, dar și cantitatea totală de deșeuri generate. Pentru echipele de vânzări cu muncă de teren, soluțiile de tipul SFA (Sales Force Sutomation) sunt cele mai potrivite pentru că digitalizează întregul proces de vânzare, inclusiv gestionarea ofertelor, contractelor, colectarea datelor despre clienți și raportarea, reducând deplasările inutile, utilizarea hârtiei, dependența de documente fizice și de un birou fix. Comenzile pot fi preluate în timp real de oriunde, oportunitățile de up-sell și cross-sell sunt identificate rapid, crescând productivitatea și eficiența agenților.
Optimizarea rutelor înseamnă mai puțin timp irosit în trafic
Nu trebuie să ne spună nimeni că traficul în România este de coșmar. Aglomerația aduce timp pierdut și consum mult prea mare de combustibil. Nici la nivel global lucrurile nu stau mai bine, transportul de mărfuri contribuie cu 8 procente la emisiile globale de gaze cu efect de seră, conform MIT. Nu e de mirare că optimizarea rutelor cu ajutorul aplicațiilor digitale de tipul TMS (Transport Management System), devine o condiție esențială, atât de sustenabilitate cât și de eficiență, pentru companiile de transport, logistică și expediție.
Rezultatele vorbesc de la sine. Pentru un client din industria de producție alimentară, am implementat recent un modul de optimizare a rutelor de transport integrat cu sistemul ASiS ERP. Clientul, o companie mare din acest sector, gestionează și livrează 7-800 de comenzi livrate în fiecare zi, cu propria flotă de mașini. Acoperirea este națională, distribuția fiind organizată pe zone, arondate unor depozite regionale.
Trecerea de la propriul sistem de livrare la utilizarea Tour Planner-ului și a funcționalităților de gestionare a transporturilor din ASiS ERP, a dus la câștigarea în medie a 50 de km/rută. La nivelul întregii flote, aceasta înseamnă o economie substanțială de combustibil și un câștig important de timp.
Prin migrarea în Cloud reduci costurile și consumul de energie
Operarea unei infrastructuri IT proprii este costisitoare, atât prin necesitatea achiziției de echipamente hardware (servere, echipamente de rețea, echipamente de stocare etc.) cât și prin consumul de energie asociate. Astăzi este mult mai eficient economic să rulați aplicațiile de business în regim hosting, adică dintr-un Centru de Date. Centrele de Date folosesc tehnologii mult mai performante pentru alimentare și răcire, iar plata se face prin abonament lunar. Această soluție elimină și operațiunile de întreținere, upgrade și suport tehnic, toate fiind în sarcina furnizorului. Mai mult, este eliberat și spațiul fizic ocupat de servere, ceea ce este de asemenea un avantaj pentru ca poate fi utilizat pentru alte activități.
In ultimele luni, am remarcat la tot mai mulți clienți un interes în creștere pentru sustenabilitate si credem că sustenabilitatea și digitalizarea sunt profund interconectate și pot transforma radical activitatea unei companii. Reprezintă un mod inteligent de a gestiona problemele de mediu și de eficiență, abordându-le împreună, eventual chiar printr-un proiect cu fonduri europene nerambursabile. Echipa Soft Net Consulting te poate ajuta să faci mai mult cu mai puțin, folosind tehnologia ca un motor pentru un viitor mai verde și mai eficient.
