Popularitatea serviciilor de stocare în cloud cum sunt Google Drive, Box sau Drobpox a crescut rapid în ultimii 5 ani, dar totuși, acest tip de servicii nu este potrivit pentru orice departament și orice tip de fișiere. Dacă cloud este o mină de aur pentru partajarea de fișiere, lucrul multiplu cu documente în timp real sau coordonarea de proiecte, nu același lucru poate fi spus și despre industrii precum finanțele și sănătatea, unde fișiere cu date sensibile sunt utilizate frecvent. De asemenea personalul din departamentele de marketing pot avea probleme în utilizarea cloud, mai ales în lucrul cu componente ale unui brand cum ar fi imagini, video sau grafice. Astfel, există mai multe motive pentru care departamentele de marketing ar trebui să evite lucrul cu mediile cloud.
Stocarea în cloud nu poate administra conținut cu drepturi de licențiere, fiind un risc utilizarea acestora în contextul creșterii numărului de procese pentru încălcarea licențelor și a drepturilor de autor. Stocarea în cloud nu monitorizează licențele sau expirarea acestora. De asemenea stocarea cloud nu permite filtrarea sau restricționarea conținutului după termeni și condiții, siglă, date de proprietăți sau alte date care duc la identificarea licenței conținutului.
Utilizarea conținutului licențiat duce la necesitatea limitării acestuia. Dacă în cloud urcarea unui fișier de acest tip este permisă și nu este detectată urcarea multiplă, un serviciu dedicat cu administrarea drepturilor de licențiere poate depista automat urcarea fișierului și din alt calculator, notificând responsabilul pentru marketing. De asemenea un sistem de stocare dedicat poate identifica ușor conținutul media bogat, dând posibilitatea deținătorilor să îl utilizeze și proceseze mult mai sigur și eficient față de cloud-ul tradițional. De asemenea cloud-ul tradițional nu poate identifica și izola un brand, astfel, componentele acestuia nu sunt protejate, deoarece nu sunt cunoscute de sistemul de stocare. O altă limitare a sistemelor clasice cloud nu pot fi conectate la alte sisteme de stocare, astfel nu există posibilitatea de conectare și partajare a conținutului licențiat către partenerii și colaboratorii care nu utilizează aceste servicii, utilizarea unui sistem de stocare pentru fișiere licențiate elimină această problemă prin flexibilitate și posibilitatea conectării la alte servicii de stocare.
