Am scris acest articol cu gandul la toti cei care isi sufleca manecile si se pregatesc sufleteste de perioada de bugetare. Probabil ca unii au intrat deja in acest proces, deloc simplu, al bugetarii. Rapoarte peste rapoarte sunt cerute si analizate, refacute si din nou analizate. Intalniri cu colegii, discutii aprinse, negocieri. Si iar rapoarte, iar analize, iar meetinguri…
Iar pentru decizii corecte, e nevoie de informatie. Cu cat mai multa, cu cat mai exacta, mai actuala, cu atat mai bine. Si cu cat deciziile au impact mai mare in afacere, cu atat e nevoie de mai multa informatie relevanta.
Din fericire, avem sisteme IT care isi fac minunat treaba de a inregistra tot felul de date, pentru fiecare departament in parte. ERP sau CRM nu mai sunt de mult niste acronime necunoscute. In schimb, sistemele operationale au limitarile lor. Informatiile de care avem nevoie ca oameni de business nu sunt intr-un singur loc, ci dispersate prin fiecare sistem sau prin diverse fisiere. Sistemele nu comunica unele cu altele (si daca o fac, tot nu e la nivelul dorit, in cele mai multe cazuri). Iar forma in care ne este prezentata informatia e atat de dificil de digerat incat ne intoarcem inevitabil la prietenul si dusmanul nostru: maretul Excel.
Exporta in Excel raportul x, exporta in excel raportul y, exporta raportul z din alt sistem, etc, etc. Copy-paste dintr-un excel in altul, ai grija la formule sa nu scape ceva si sa se strice, sau sa nu se copieze tot corect. Coloreaza celule, coloreaza sheeturi, ai grija la denumirile fisierelor, ca sa stie si colegul cum sa isi lipeasca datele de alte tale, dar mai ales sa iti amintesti ce informatie ai pus in ce folder si/sau fisier. Zeci de fisiere, fiecare cu nu-stiu-cate foi (sheet-uri) colorate, zeci de versiuni. Cu cat mai mare compania, cu atat mai multe fisiere Excel. Print. Print inca o data. Inghesuie pe pagina tabele cu cifre minuscule, ca niste insecte. Sute de pagini tiparite cu informatii care in cateva zile (daca nu chiar maine) nu mai sunt de actualitate.
Suna cunoscut, nu?
Ei bine, nu ma intelege gresit. Nu am nimic cu procesul in sine. E oarecum firesc sa trecem prin etapele astea ca sa cream un buget care sa raspunda strategiei companiei pentru urmatorul an. Si e un efort, cititi “timp si bani”, care trebuie facut. E nevoie de el! Facut cum trebuie, procesul de bugetare ajuta compania sa isi clarifice obiectivele, sa se alinieze intern, sa anticipeze oportunitati de business, dar si potentiale riscuri.
Uimitor pentru mine este insa efortul extraordinar pe care trebuie sa il faca echipe intregi din diverse departamente ca sa genereze informatii utile pentru un nou buget. Si, de fiecare data, sub presiunea timpului. De ce? De ce asa? E o cale mai simpla, care sa genereze un rezultat mai bun cu un efort mai mic? Din experienta mea cu diversele companii pentru care am realizat sisteme de Business Intelligence, se poate.
In mod uzual, analiza istorica a activitatii este foarte importanta, pentru ca asa intelegi mai bine ce a functionat (sau nu) in trecutul apropiat si poti identifica trendurile si sezonalitatile din business. Sistemele BI sunt excelente la asa ceva. Sunt instrumente specializate, cu mult, mult mai performante decat Excelul. Insa o solutie BI cu adevarat buna trebuie sa fie suficient de flexibila, sa lucreze cu date din sisteme multiple si sa poata fi utilizata, daca imi permiteti terminologia, cu “autoservire”: orice intrebare pusa trebuie sa isi gaseasca raspunsul rapid, pe loc, fara ajutor de la IT, pentru ca nu e timp de dezvoltari de rapoarte care dureaza saptamani. Pe scurt, usor de folosit de utilizatori (chiar si fara pregatire IT), cu interfata intuitiva si interactiva, care sa permita acces la toate datele relevante.
Bineinteles, atunci cand facem bugetare analizam tot felul de scenarii, ca sa le alegem in final pe cele mai probabile. Daca o sa creasca veniturile cu x% pentru categotria A de produse si costul cu materia prima o sa fie cu y% mai mare, cum se modifica profitabilitatea? La astfel de intrebari raspund analizele “what-if” integrate direct in solutia BI. Aceste analize “what-if” ii ajuta pe utilizatori sa simuleze in cateva secunde scenariile de business la care se gandesc, sa vada imediat impactul modificarilor in alti indicatori.
Si pentru ca deciziile se iau impreuna cu alti colegi, din diverse departamente, sigur o sa iti placa functia de lucru colaborativ din solutia BI. Social Business Intelligence a fost introdus relativ recent in QlikView, solutia BI care mie imi este cel mai familiara. Partea de “social” a QlikView inseamna ca poti partaja o sesiune de analiza cu alti colegi, chiar daca se afla in alt oras fata de tine – pot si ei interactiona cu graficele si tabelele de pe ecran, ca impreuna sa discutati, sa analizati si sa luati cele mai potrivite decizii. De asemenea, se pot pune notite, trimite link-uri la anumite analize, etc.
Mai e ceva. Stii si tu asta, sunt convins! Dar cred ca nu strica sa ne reamintim: tehnologia, oricat de minunata ar fi, nu face o ceapa degerata daca nu e pusa la treaba de oameni capabili! Am vazut si oameni care nu dispuneau de o tehnologie prea avansata, dar suplineau din plin prin inteligenta, experienta, entuziasm. Asa ca, daca ar fi sa pariez, as paria intotdeauna pe factorul uman! Imagineaza-ti acum ce ar face niste oameni minunati impreuna cu o tehnologie pe masura lor!
In randurile de mai sus m-am referit la solutiile Business Intelligence in procesul de bugetare, pentru ca ajuta foarte mult in multiplele analize si raportari. Evident, o solutie Business Intelligence nu va inlocui un software specializat pentru bugetare, dar, utilizate impreuna, va vor oferi mai multa flexibilitate si un plus de rapiditate in definirea bugetului de anul viitor.
de Ionut Toader , Managing Partner Relevance Management
