Chiar dacă omenirea se află pe pragul erei digitale, companiile vor continua să aibă nevoie de întâlniri faţă în faţă între factori de decizie şi de discuţii private pentru încheierea de afaceri. Astfel de întâlniri înseamnă deplasări, iar odată cu deplasările vin şi neplăcerile legate de birocraţia necesară înfăptuirii lor. Asseco SEE vine în acest sens cu o nouă propunere de uşurare a efortului.
Este un fapt cunoscut că, în calitate de angajat sau angajator, toată lumea se confruntă cu neplăceri legate de raportarea cheltuielilor. De fapt, departamentul de contabilitate este cel care experimentează problemele reale ale raportării cheltuielilor. Fiind în centrul procesului de decontare a cheltuielilor, departamentul financiar-contabil este cel care are nenumărate dificultăţi în a urmări cheltuielile angajaților.
Totodată, angajaţii din cadrul companiilor, mai ales în cazul companiilor mari şi foarte mari, consumă foarte mult timp cu completarea diverselor documente pentru deplasări. Cine nu s-a confruntat niciodată cu obligaţia de a întocmi referat intern pentru aprobarea deplsării, avans cheltuieli, decont plată etc? Timp preţios se pierde şi între departamentul de resurse umane şi departamentul de logistică pentru obţinerea biletelor de călătorie, aranjamentele cu cazarea sau închirierea de maşini în cazul delegaţiilor externe.
Mai mult, de fiecare dată când este plecat, angajatul trebuie să păstreze şi să înregistreze într-un fişier de tip Excel toate cheltuielile cu masa de protocol, transportul urban şi cu cazarea. Toate aceste documente de plată urmează a fi ataşate la decontul final, iar ajustarea financiară durează adesea foarte mult.
Este clar că, având în vedere toate aceste impedimente, o soluție automată reprezintă soluţia ideală, fie şi doar daca ar automatiza toate procesele de business şi ar diminua drastic timpul petrecut de către utilizatorii implicaţi în proces. De asemenea, o astfel de soluţie ar trebui să ofere acces la distanţă prin intermediul dispozitivelor mobile, pentru a elimina hârtia şi a permite scanarea şi încărcarea documentelor de plată în timp real.
„Compania noastră vine în întâmpinarea unor astfel de nevoi ale clienţilor cu o platformă dedicată pentru optimizarea procesului de tip „Business Travel Expenses”, ASSECO xPense, ce acoperă toate activităţile iniţiale de pregătire deplasare, generare avans şi documentaţie aferentă, precum şi fluxul complet de aprobare şi decontare”, spune Andrei Paraschiv – Business Automation Manager în cadrul ASSECO SEE.
Iniţierea documentaţiei şi a raportului de aprobare a deplasării se realizează foarte rapid de către orice angajat al companiei, prin intermediul unui portal dedicat sau prin intermediul aplicaţiei mobile, necesitând un număr minim de informaţii. Fluxul propriu-zis de aprobare şi revizuire a avansului, a decontului şi a generării de notificări specifice către entităţile externe implicate în proces (cum ar fi compania de transport aerian, firma de închiriere auto, lanţul hotelier) se realizează în mod automat şi necesită intervenţia umană doar în câteva cazuri specifice.
Angajatul îşi poate scana şi încărca singur documentele justificative de plată cu ajutorul aplicaţiei mobile, în timp ce este în delegaţie, reuşind astfel să economisească timp şi să grăbească procesul de decontare.
Platforma ASSECO xPense oferă mai multe functionalităţi specifice pentru automatizarea proceselor de avans si decontare a cheltuielilor. Printre cele mai importante se numără scanarea şi încărcarea de la distanţă a documentelor justificative de plată, fluxurile dedicate pentru aprobarea cheltuielilor (avans şi decontare), auditarea tuturor acţiunilor din cadrul platformei, gestiunea furnizorilor, integrarea cu sistemele ERP pentru decontarea cheltuielilor, integrarea cu sistemele externe pentru generarea documentelor de călătorie (companii de transport aerian, firme de închiriere auto, asigurători), modul de tip chat pentru discuţii colaborative între actorii de pe flux şi, nu în ultimul rând, raportarea dinamică.
Ce se obţine, însă, prin utilizarea unei astfel de platforme în procesul de gestiune a activităţilor de deplasare? Studiile desfăşurate de Asseco SEE în rândul clienţilor săi arată că un astfel de proces digital de gestiune şi aprobare deconturi şi misiuni angajaţi reuşeşte, printre altele, să îmbunătăţească veniturile cu 1-2%, să reducă timpii de aprobare şi decontare cu 50%, să reducă timpul de decontare cu 40%, să îmbunătăţească conformitatea documentelor cu 22% şi, nu în ultimul rând, să reducă costurile cu hârtia cu 90%.
